Информация и коммуникации в менеджменте

     В современных условиях социально-экономического развития особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

     Перед управляющим органом становятся задачи получения информации, ее переработки, генерирования и передачи новой  производной информации в виде управляющих  воздействий.

     В настоящее время управление любой  деятельностью невозможно без анализа  большого объема информации и ее обработки с помощью компьютеров. Использование вычислительной техники в различных областях деятельности человека, определяется не только научно-техническим прогрессом, но и развитием методов обработки информации для ее дальнейшего применения и использования.

     Наиболее  важным аспектом использования персональных компьютеров стало развитие глобальных сетей и их использование не в  режиме реального времени. Благодаря  развитию коммуникаций  и средств  связей становиться возможным доступ к огромным, накопленным за столетия знаниям, с использованием современных информационно-поисковых систем. Этот аспект деятельности чрезвычайно важен в научных и учебных разработках предприятий, обучения и повышении квалификации персонала организаций, т.к. научно-технический прогресс предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления организаций.

     Эффективность этого вида деятельности, ставящего  своей целью подготовку и обоснование  управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом.

     Информационное  обеспечение предполагает распространение  информации, т.е. представление пользователям  информации, необходимой для решения  управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих процессе деятельности. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы. 
 
 
 
 

     Информационная  инфраструктура 

     Инфраструктурная  инфраструктура (ИИ) – это организация  взаимодействия информационных потоков. Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает комплекс мероприятий, включающий в себя:

• Организационные мероприятия;
• Технические мероприятия;

• Определение системного программного обеспечения, которое будет использоваться в организации, создание программно-технического комплекса;

• Использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Интернету;
• Проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);
• Обеспечение безопасности информации;
• Работу службы эксплуатации и внедрения;
• Заполнение базы данных.

     Обеспечением  создания ИИ, использующей компьютерные технологии должны заниматься следующие  службы.

1. Техническая служба;
2. Служба эксплуатации и внедрения;
3. Группа разработки программного обеспечения.

     Информационно-аналитическая система (ИАС) – это часть программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.

     При разработке ИАС должен соблюдаться  модульный принцип организации  приложений и данных, поскольку в  этом случае могут производиться  дополнения и изменения с меньшими затратами и гарантировано отсутствие изменений в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.

     Таким образом:

1. ИАС – это открытая, модульная система, использующая архитектуру клиент-сервер с реализацией правил бизнес логики.
2. Уточнение свойств объектов, которыми оперирует ИАС, может быть произведено пользователем на описательном уровне. Для этого могут быть написаны компоненты системы, использующие Wizard-технологию.
3. Модули, реализующие новые объекты и функции системы должны создаваться в основном на уровне сервисов и объектов сервера.
4. Рабочие места специалистов должны компоноваться как контейнеры, содержащие модули работы с отдельными объектами ИАС.
5. Должны использоваться готовые программные продукты, поддерживающие работу с базами данных.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
---
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Необходимость информационно-управляющих

систем  в формальной информационной системе 

     Информация, на основе которой руководителем  принимаются решения, получается различными способами и методами, с помощью  различных информационных каналов. При помощи неформального канала менеджер узнает полезную, но недостаточную для управления информацию. Количество информации, появляющейся в результате деятельности и имеющей влияния на успех дел, также скорость ее изменения требует применения формальных методов сбора информации.

     Количество  информации, методы ее сбора и обработки  не зависят от размера организации. Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы.

     ИУС – это определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей – выдача нужной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Интегрирующая роль коммуникации 

Понятие коммуникации 

     Слово коммуникация происходит от латинского communico "делаю общим, связываю, общаюсь". Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

     Коммуникация  выполняет жизнеобеспечивающую  роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

     Каждая  организация пронизана сетью  информационных каналов, которые предназначены  для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а  также для передачи переработанных  сообщений обратно во внешнюю  среду.

     Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит  в  использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными  средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют "биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию  к среде").

     Язык  является важнейшим средством человеческого  общения. Коммуникация может иметь  место лишь в том случае, если общающиеся люди понимают друг друга, то есть они говорят на одном языке  и у них имеется общий социальный опыт.

     Главная цель  коммуникации - обмен информацией различного рода. Обмен информацией осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией и общение происходит не только с помощью языка. С древнейших времен в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многими из которых существуют до сих пор. Используя язык, менеджер устанавливает контакт с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

     С помощью профессионального языка  менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует  с персоналом. 

Два аспекта коммуникации 

     Коммуникации  являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности - они отражают одну из ценностей человека.

     Не  случайно говорят, что самой большой  ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

     Коммуникации  проявляются, главным образом, в  наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации.

     Информация - это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться  полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях  важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

     Эти два аспекта коммуникации - информационный и личностный - необходимо обязательно  учитывать в менеджменте.

     Управление  не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации.

     При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся  коммуникации.  

Виды  коммуникаций 

     Коммуникации  отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

     В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система  стимулирования и мотивации.

     Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

     Внутренние  коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

     Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

     Коммуникации  могут быть устойчивыми  и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

     Коммуникации  формальные и неформальные. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать  каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа "только между нами". В  этом случае доверенным лицом выступает  обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального  общения после работы или в  перерывах, в "курилках", секретари  часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации  деятельности или перемещениях в  штате. Исследования показывают, что  информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень  точности, как правило, меньше, когда  речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие  положительным или отрицательным.