Информация и коммуникации в менеджменте

 
 

Реферат 

На  тему: Информация и  коммуникации в менеджменте 
 
 

По  дисциплине:  «Основы менеджмента» 

Красноярск 2009 г.

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………………..3

Значение  и сущность информации……………………………………………………...5

Роль  информационных технологий в деятельности менеджмента…………………...8

Информационная  инфраструктура……………………………………………...……....9

Необходимость информационно-управляющих систем в 

формальной  информационной системе…………………………………………….….11

Интегрирующая роль коммуникации………………………………………………….12

Коммуникационный  процесс……………………………………………......................16

Развитие  коммуникационных технологий в менеджменте  ……………………..…..23

Заключение…………………………………………………………………………...….24

Список  литературы…………………………………………………………….……….25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

     Значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса.

     Информационный  процесс необходим как непременное  условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки  успешной организации самого процесса производства. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам  предприятий, общественным организациям и т. д.

     Невозможно  опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся  информацию, помогающую решать возникающие  вопросы. Информация выступает сегодня  как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в  значительной степени, зависит именно от состояния и использования  информации. В отличие от большинства  ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может  использоваться многократно как  коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается  и обогащается. Управление в полной мере использует полную, объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств.

     Сейчас  это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка  адекватно реагировать на возникающие  в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать  своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно  воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса. Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи. В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной деятельности.

     Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой  возникновение и развитие новых  видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. Данная работа посвящена информации и коммуникациям  тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что  они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако, как  выяснится далее, коммуникации эта  сложный процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов. Каждый из этих шагов необходим  для того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг  это пункт, в котором, если мы будем  небрежны, и не будем думать о  том, что делаем, смысл может быть утрачен.

     Цель  данной работы ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с  потенциальными ловушками на пути к  пониманию сути сообщений, а также  с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Значение  и сущность информации 

     «Информация (от лат. Informatio – разъяснение, изложение), первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины ХХ века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом…».

     Одним из свойств информации является способность  вызывать изменения – узнавая  новое человечество изменяется, меняются его потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания  в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация  к изменяющимся  потребностям. Практически  ценность информации прямо пропорциональна  той роли, которую она играет в  принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением.

     Информация, призванная обеспечить принятие решений, становится фактором производства и  подобно труду, материалам и капиталу формирует доход организации. В  этой своей функции информация –  необходимый элемент конкурентоспособности. Как элемент организационного характера  информация состоит из объективных  факторов и предположений, влияющих на ее восприятие человеком, который  принимает решение и степени  неопределенностей, связанных с  данной проблемой. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться  информацией. 

     Типы  информации

• Факт – это событие или условие, которое возможно увидеть, пронаблюдать.
• Оценки – информация, отличающая от фактов тем, что базируются на умозаключениях и предположениях, а не на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличаться от действительного факта по двум причинам: базируется на выборке, т.е. большое влияние оказывает ошибка выборки; основана не на непосредственном наблюдении – воздействия ошибки измерения. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая – путем увеличения размера выборки, вторая – при помощи более точных методов измерения.

     Оценки  связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции  тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле. На практике часто  используют обобщенные связи как  основу для оценки и прогноза.

• Слух отличается от факта не менее надежным источником информации, поэтому использование его в интересах управления нецелесообразно. Но в ситуациях риска и неопределенности слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации. Вопрос об использовании слуха является не только этичной парадигмой, но и управленческой в системе принятия управленческих решений компании.

 

Категории управленческой информации

1. Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению  нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
2. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствие  с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, необходимая этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
3. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как: расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы  данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах,  о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.

 

Источники информации

• Внутренние источники информации (деятельность специализированных групп сотрудников, периодические отчеты, всевозможные информационные связи);
• Внешние публикуемые источники (отчеты торговых и правительственных организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и т.д.);
• Иные источники информационной индустрии (рекламные агентства и средства массовой информации, конкуренты, поставщики и заказчики).

 

Полезность  информации

     К качеству информации предъявляются  определенные требования. Прежде всего  она должна быть полезна для пользователей. Полезность информации оценивается  внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

• Уместность и своевременность информации – способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;
• Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных;
• Сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;
• Доступность и понятность информации – представление информации  в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку;
• Конфиденциальность  информации – строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

     Таким образом информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие  уровни управления. 

     Информационные  ограничения

     Информация, отвечающая вышеперечисленным требованиям, необходима для рационального решения проблем, но является дорогим продуктом современного общества. В ее стоимость включается время руководителей и подчиненных, затраченное на сбор данных, а также фактические издержки,  связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п.

     Получить  необходимую информацию по приемлемой цене непросто, но такая возможность появляется, если отложить принятие решения по времени. Однако это представляется возможным, когда время не является критическим фактором и потери от задержки будут более чем прикрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода издержки оценивается руководителем, относятся к оценке стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения позитивных изменений. 
 
 

     Роль  информационных технологий в деятельности менеджера