Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

      КТС службы управления персоналом включает и средства оргтехники, применение которых уже имеет определенные традиции. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение сроков такой переработки и многие другие факторы обусловливают применение новых средств оргтехники, сравнительно недавно начавших внедряться в управленческие процессы. Следует принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3—4 раза.

      Применение  средств оргтехники в практике работы служб управления персоналом связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или же связанных с такой обработкой. При этом в сферу обработки поступают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка, расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (расположение реквизитов, способ нанесения информации, размеры и качество носителя и т.д.).

      В целях наиболее рационального использования  данных технических средств необходимо иметь их классификацию, которая отражала бы области их функционального назначения.

      Сложившаяся практика показывает, что основными  группами средств оргтехники являются:

      1) носители информации: носители информации  на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

      2) средства составления и изготовления  документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК;

      3) средства репрографии и оперативной  полиграфии: для фото копирования; диазокопирования; электрографического копирования; термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; ризографического копирования (дупликаторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

      4) средства обработки документов: фальцевальные, перфорирующие и  резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.;

      5) средства хранения, поиска и транспортировки  документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

      6) средства электросвязи: средства  и системы стационарной и мобильной  телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта;

      7) другие средства оргтехники: сканеры;  компьютерные аксессуары.

      В последнее время параллельно  развитию компьютерной техники бурно  развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает система персонального оповещения — пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

      Большинство современных факсимильных аппаратов  позволяет организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

      Факс-модем  не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующие устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема—только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не ^является самостоятельным устройством.

      Наиболее  простым средством организации  взаимодействия Имежду удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся водном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

      Из  технических средств, помещенных в  группу «Другие средства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызывают сканеры, устройства создания в компьютере электронной копии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + модем + сканер).

      Эксплуатация  средств оргтехники, как и других технических средств, связана с  множеством различных факторов, которые  следует учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.[2]

1.3. Автоматизированные информационные системы в кадровом менеджменте.

     В широком смысле информационная система – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

     В узком смысле информационной системой называют только часть указанных  компонентов – базы данных, специализированные программы (а чаще это комплекс программ), предназначенных для организации  и ведения баз данных, и другие специализированные прикладные программы.[3]

     Автоматизированная информационная система (АИС) обычно определяется как совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации. 

     Современные технологии делают возможной настоящую  революцию в управлении кадрами. Сотрудники и управленческий персонал получают доступ к всеобъемлющей  системе данных по кадровым ресурсам предприятия, что повышает уровень  и скорость принятия решений, а также автоматизирует и систематизирует рутинные процессы, позволяя сконцентрироваться на стратегических задачах. Именно поэтому растет интерес к информационным системам управления персоналом (ИСУП).

     В разрезе информационных технологий ИСУП представляет собой набор определенного программного обеспечения (ПО) и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.  

     И так, современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов.

     Обычно  кадровая информация хранится разрозненно, чаще в бумажном виде, и для того чтобы провести какую-либо статистику или аналитику движения персонала в организации приходится потратить несколько дней. Существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени.

     Кроме того, данное ПО не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, интернет. Кроме того, данное ПО дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д. (приложение 2)

     Локальные ИСУП:

      "1С. Зарплата/кадры» - представляет собой простой вариант по внедрению учетной системы по функциональности, но за счет практически монопольного положения компании на своем рынке занимает доминирующее положение.

     АиТ - «Управление персоналом» – по сравнению с другими функциональность расширена. Она включает инструменты:

     - управления организационной структурой;

     - управления количественным и качественным составом персонала (в том числе, наймом и - высвобождением сотрудников, внутренним кадровым резервом, расстановкой кадров и т.д.);

     - управления квалификацией персонала;

     - управления производительностью  труда и рабочим временем;

     - управления процессами вознаграждения персонала;

     - анализа результатов деятельности  кадровых служб.

     Другие  ИСУП в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки.

     Существуют  две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних ИСУП: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи.

     RB HR&Payroll - функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый  продукт. 

     Это международное решение для предприятий  различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить типичные операции в сфере управления персоналом:

     ·  управление штатным расписанием;

     ·  прием, продвижение по службе, перевод между подразделениями, увольнение работников;

     ·  обучение и аттестация персонала;

     ·  поддержка разнообразных компенсационных схем;

     ·  расчет зарплаты.

     ·  управление бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др.

     Уникальность RB Human Resources & Payroll определяет наличие  таких характеристик, как мощнейшие средства анализа информации; работа на различных платформах, ОС и СУБД (система управления базами данных); открытый доступ к данным при совершенной защите информации; настраиваемость на законодательства различных стран; пользовательские процедуры; ведение архива справочной информации; удобный интерфейс со встроенными средствами анализа; многоэкранные справочники работников; настраиваемые интеллектуальные экранные формы; настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов; двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия (таблицы видов оплат и алгоритмы расчетов); расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и исправления ошибок; мощный встроенный генератор отчетов; поддержка документооборота; масштабируемость; параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты в систему бухгалтерского учета.