Информационное обеспечение управления в условиях рынка

ify">     В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи и собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

     При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.[4,с 147]

     На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

     На втором этапе отобранная информация кодируется т. е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

     На третьем этапе происходит передача информации.

     На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию.

     Отправитель же ждет, чтобы получатель каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь.

     В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия. Устойчивая обратная  связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл.

      Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его (избавиться  от лишних посредников), дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком.[4, с 154]

1.2. Система  информационного обеспечения управления 

     Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления — получении, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему. Информационная система- это организационно оформленная совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающая взаимосвязь между элементами системы управления в целях эффективного ее функционировании.[10, с 45]

     Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принятия решений .[10,с 48]

     Для адекватного обеспечения процесса управления необходимой информацией на основе принятых информационных моделей создаются соответствующие информационные системы. Под информационной моделью понимается схема потоков информации, используемой в процессе управления, отображающая различные процедуры выполнения функций управления организаций и показывающая по каждой задаче связь входных и выходных документов и показателей. Таким образом, информационная система (или иначе — система информационного обеспечения) — это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления. Существуют два подхода к разработке систем информационного обеспечения.

     Первый подход называется функциональным. В соответствии с ним каждое подразделение организации самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь при этом на собственном документировании, методах формирования информации, каналах связи и архивах. Этот подход обусловлен существовавшей неотделимостью процесса подготовки и обработки информации от процессов производства и управления. Работники аппарата управления сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты и готовят проекты управленческих решений.

      Системы информационного обеспечения, построенные на основе этого подхода называются организационно-функциональными. Недостатками такого подхода является следующее:

●имеет место значительное дублирование информации, что приводит к заполнению многих лишних форм документов и, как следствие, к дополнительным затратам труда работников управления;

● недостаточная гибкость системы в условиях оперативности, что затрудняет использование возможностей вычислительной техники

● высокая нагрузка на звенья управления и каналы связи;

●отсутствие горизонтальных связей между производственными и функциональными подразделениями.

     Второй подход называется системным. В этом подходе система информационного обеспечения проектируется не под каждую функцию, ^:а под функций управления, связанных между собой как последовательными, так и  параллельными связями на основе единых данных. Использование этого подхода возможно только в результате обособления процессов сбора, обработки и передачи информации от процессов производства и управления.

     Системный подход позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся в многократности её использования. Системы информационного обеспечения, построенные на основе системного подхода, называются интегрированными. Этот подход предполагает разделение системе информационного обеспечения на составляющие и подсистемы и включает в себя:

- банк данных; 

- подсистему планирования, которая обеспечивает все звенья управления необходимой информацией;

- подсистему слежения за условиями ведения и совершенствованием производства и управления[8,с 332]

     Информационные системы управления могут быть классифицированы по следующим признакам:

• по степени централизации — на централизованные и децентрализованные.                        Следует учесть, однако, что «централизация работ по информационному обеспечению» и «централизация управлений» являются совершенно различными понятиями. Централизация информационного обеспечения представляет собой техническую необходимость, тогда как централизация или децентрализация управления — это вопрос экономической и организационной целесообразности, решаемый независимо от методов обработки информации;                    

• по степени охвата информацией — на комплексные, охватывающие весь управленческий комплекс, и на локальные, предназначенные для определенных функций управления;

• по уровню механизации и автоматизации процесса переработки информации все информационные системы могут быть классифицированы следующим образом:

    ◦ простые информационные системы, где весь цикл сбора и преобразования информации производится человеком вручную;

    ◦ смешанные системы, где человек собирает и преобразуёт информацию с помощью механизированных и автоматизированных устройств;

    ◦ информационно-справочные системы, выдающие информацию о состоянии управляемого объекта;

    ◦ информационно-советующие системы, позволяющие не только выдать информацию о состоянии управляемого объекта, но и вырабатывать определенные рекомендации по формированию управляющего воздействия. Система способна анализировать управленческую ситуацию. Если управленческие ситуации простые, то рекомендации задаются заранее;

    ◦ самонастраивающиеся системы, отличающиеся способностью при изменении внешних условий в ситуациях, не соответствующих заранее заданной программе, автоматически изменять алгоритм принятия решений в определенных пределах;

    ◦ самообучающиеся системы, способные анализировать результаты своей деятельности с целью приспособления алгоритма выработки решения к меняющимся условиям;

    ◦ информационно-управляющие системы, осуществляющие управляющее воздействие, направленное на оптимизацию деятельности объекта управления, на основе разработанных управляющим персоналом алгоритмов.[2 ,с 189]

     Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной информации:

 А) определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

Б) выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

В) разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

Г) проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

Д) автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники и т. д,

     Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

•  определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;

• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;

•обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

• разработка программных средств, прикладных программ.[6, с 204]

     При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения. Системный анализ информационного обеспечения, предполагая его четкую целевую направленность и подчиненность запросам управления, включает два взаимосвязанных направления:

1)  расчленение информационного обеспечения на его составные части;

2) синтез отдельных сторон и элементов информационного обеспечения с оценкой их соответствия друг другу и комплексности всех включенных в него данных.

     Расчленение информационного обеспечения создает основу его централизации и специализации, а синтез является гарантией комплексного обеспечения потребителей. Таким образом, системный анализ предполагает рассмотрение информационного обеспечения. Во-первых, как одного из элементов системы управления, развитие которого связано и определяется динамикой других элементов системы. Во-вторых, с позиций его основных частей, каждая из которых относительно самостоятельна и имеет свои закономерности развития.

      Информационное обеспечение, как динамичная система, которая, сохраняя относительную стабильность, находится в непрерывном изменении, причем скорость изменения отдельных составляющих элементов различная. В-четвертых, как диалектическое единство количественных изменений и качественных скачков. [6, с 208]  

     Анализ системы информационного обеспечения разделяется на:

• семантический (предполагает оценку: полноты информации, объективности, 
достоверности, точности и надежности, т. е. анализ ее содержательной стороны и методологии построения);