Ефективність роботи менеджера та аналіз робочого часу

Найефективнішим є метод  фотографії робочого часу. Тому пропоную розглянути його докладніше.

Фотографія робочого часу - вид  спостереження при якому вимірюють  усі без винятку затрати робочого часу менеджера за певний період роботи.

В залежності від кількості робітників, за якими спостерігає дослідник, фотографія може бути індивідуальною, груповою та масовою.

Основними документами при  цьому є карта фотографій, що містить  назву підрозділу, дату, відомості  про тих, що спостерігаються, характеристики робочого місця та лист спостереження, який відображає час початку і закінчення окремих операцій, їх тривалість, поєднання, результати, примітки, з яким працівника знайомлять.

Внаслідок цієї роботи складаються  дві таблиці, в одній з яких відображаються витрати часу в хвилинах на кожний вид робіт і терміни їх проведення; у другій - втрати часу, їх причини, період, коли вони мали місце. На основі таблиць проводиться аналіз, у межах якого визначаються величина і питома вага корисних витрат; втрат часу, що залежать і що не залежать від виконавців; кількість часу, необхідного для виконання певних операцій (творчих, логічних, допоміжних).

Виділяють такі різновиди фотографії:

• метод моментних спостережень: фіксуються не витрати часу, а дані про те, чим працівник займався у певні випадково вибрані моменти.

Метод моментних спостережень забезпечує високу точність результатів  при відносно невеликих витратах часу і коштів, але його використання вимагає високої кваліфікації, тому частіше він застосовується керівником в порядку контролю при обході робочих місць підлеглих;

• самофотографія, основою якою є карта самофотографії. Вона містить наступні відомості: прізвище, ім’я і по батькові працівника,посада,стаж роботи за спеціальністю, зокрема, на даному підприємстві, перелік елементів витрат робочого часу, витрати часу по днях тижня (дві графи - кількість спостережень у день і сумарні витрати), анкету з побажаннями.

Витрати робочого часу, отримані в результаті самофотографії, підраховуються по окремих видах (елементах) робіт. Потім складаються зведені таблиці по посадах, по видах робіт, по стажу, на основі яких виявляються втрати часу, пов’язані з недоліками в організації і обслуговуванні робочих місць, нераціональним використанням технічних засобів.

Формою самофотографії є  щоденник робочого часу менеджера. Роботи в ньому записуються у тій послідовності, в якій вони виконуються, і відповідно записуються витрати часу на них. Існують книжкова, реєстрова карткова форми ведення такого щоденника, аналіз яких дозволяє економити до 50% робочого часу.

На основі даних фотографії робочого часу (в хвилинах) можна розрахувати  коефіцієнт використання робочого дня (К_в.р.д.):

К_в.р.д. = ^{2 ,}

де: ПЗ - підготовчо-заключний час;

ОТІ - оперативний час;

ОМ - час обслуговування робочого місця;

ВОП - нормативний час на відпочинок і особисті потреби [16].

Результати аналізу затрат робочого часу мають використовуватись в процесі управління власним часом, який буде розглянуто у наступному пункті цього розділу.

 

 

3. Управління  часом

 

Причиною незадовільної роботи багатьох керівників, особливо початківців, є невміння розпоряджатися часом. Керівник, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний  побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Врешті ефективність його праці  мінімальна, виникає відчуття незадоволення  собою, підлеглими, невпевненість у  власних силах. Причиною цього є  невміння планувати роботу. Уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування - ознака організованого керівника.

Після того, як менеджер за допомогою  самофотографії проаналізував затрати  свого робочого часу, наступним кроком до ефективності буде систематичне управління часом. Працівник повинен систематично виявляти непродуктивні витрати часу і по можливості позбуватися від них. Для цього він повинен відповісти на ряд “діагностичних” питань.

1. Перш за все слід виявити  і позбутися від усіх непродуктивних  витрат часу, що не приводять до результатів, які хоча б мінімально виправдовували ці втрати.

 Щоб виявити ці тимчасові провали, потрібно проаналізувати всі без винятку види діяльності, зафіксовані в ході хронометражу чи самофотографії, задавши щодо кожного з них таке запитання: "Що сталося б, якби я взагалі не зробив цього?”

 І якщо менеджер з впевненістю  можете відповісти: “Нічого страшного”, то цією справою займатися не треба.

2. Потім працівник повинен поставити собі наступне питання: “Які з дій, зафіксованих в моєму хронометражі, міг би виконати хтось інший, і притому не гірше, а, можливо, навіть краще, ніж я?”

 Інколи навіть поверхневого погляду на результати самофотографії буває достатньо, щоб зрозуміти, що відповідному працівникові катастрофічно не вистачає часу на ті справи, які видаються важливими особисто йому, якими він хоче займатися і для яких він підходить найкраще.

 Єдиний спосіб зосередитися  на таких справах - відмовитися  від навантажень, які з тим  же успіхом можна перекласти  на колег і підлеглих. 

3. Типові причини непродуктивних витрат часу значною мірою підконтрольні керівнику, який, в змозі усунути їх.

 Мова йде про випадки, коли він витрачає час інших людей. Часто поведінка керівника виявляється однією з головних причин непродуктивних витрат часу співробітників. Ефективні люди навчилися систематично питати у інших: «Чи буває, що я даремно віднімаю ваш час, нічого не додаючи до вашої ефективності?» Якщо керівник знаходить в собі мужність поставити таке питання, не побоюючись почути відверту відповідь, значить, його можна назвати ефективним керівником [13].

Таким чином, отримавши відповіді на ці питання, менеджер повинен зробити відповідні висновки і намагатися виправляти свої помилки.

Важливим елементом в  управлінні часом для менеджера  є планування. Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Планування щоденної роботи, середньо - і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі. Саме тому менеджер повинен приділяти часу час.

Планування являє собою  проект процесів праці на майбутній часовий період.

Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що краще всього складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).  Основне правило планування часу: 60 % - запланована активність; 20 % — непередбачена активність (резерви часу і позапланові дії); 20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість). Події, які важко передбачити, що відволікають моменти ("поглиначі" часу) не можуть бути заплановані цілком без залишку в зв'язку зі специфікою роботи менеджера, яка полягає в тому, що приблизно половину робочого дня керівник проводить не на робочому місці, тому що робота вимагає взаємодії з людьми, обміну інформацією. Завжди потрібно залишати певний відсоток часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості якихось справ, але при цьому намагатися скоротити кількість  "Поглиначів" часу.

2. Зведення завдань воєдино - план дій. Щоб скласти гарний план витрати часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго -,середньо - і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

3. Регулярність - системність  - послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне планування. Це означає, що планувати потрібно лише такий обсяг завдань, з яким менеджер реально може впоратися.

5. Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

6. Фіксація результатів  замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто будь-які дії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо на досягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

7. Встановлення часових  норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу,скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні часові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на те чи інша справа, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для всіх видів діяльності.

9. Переробка - повторний  огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з точки зору того,чи можуть ті чи інші задачі бути виконані повністю.

10. Узгодження тимчасових  планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідно узгоджувати їх з планами інших людей (секретарки, начальника,підлеглих, колег) [17].

Можна виділити ще один –  останній – пункт: контроль. Адже для  того, щоб нічого не випустити з  уваги, виконання плану потрібно постійно контролювати.

Треба зауважити, що планування нічого не варте, якщо робити його подумки. Обов'язковою умовою цього процесу є те, що його потрібно фіксувати у щоденнику чи електронному органайзері – на власний вибір менеджера.

Таким чином, добре спланувавши  свій робочий час, відкинувши в сторону  поглиначі часу та делегувавши частину  своєї роботи робітникам, що зможуть  виконати її таким же чином або навіть краще, менеджер зможе значно полегшити свою працю і зорієнтуватися на дійсно важливих справах. Саме про такого менеджера можна буде сказати, що він вміє управляти своїм часом. І це вміння є першим кроком до того, щоб зробити свою роботу ефективною.

 

РОЗДІЛ 3

ЕФЕКТИВНІСТЬ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

1. Критерії  оцінки ефективності управлінської  діяльності менеджера

 

Робота менеджера полягає  в тому, щоб бути ефективним [12]. Якщо менеджери не будуть максимізовувати ефективність у своїй роботі підприємство може збанкрутіти. Адже від діяльності менеджерів залежить ефективність діяльності всієї організації.

Ефективність управлінської праці - соціально-економічна категорія, що характеризує рівень результативності управлінської діяльності щодо реалізації мети управління. Визначають її відношенням економічних результатів до затрат праці. При оцінці ефективності праці визначають, крім економічного, соціальний ефект (поліпшення умов праці, підвищення соціальної активності колективу та ін.),  який проявляється в якісному аспекті діяльності та в управлінні економічного ефекту [2].

Існують різні критерії оцінки ефективності діяльності управлінського персоналу. Можна сказати, що виділяють декілька груп таких критеріїв.

За однією групою пропонується розраховувати  ефективність за узагальнюючим показником, у якості якого пропонується використовувати  величину реалізованої продукції та масу прибутку, що приходиться на 1 гривню витрат по утриманню апарату управління; ступінь виконання управлінським  персоналом нормованих виробничих завдань; виробітку на одного працюючого; чи зусилля, що були витрачені.

Інша група пропонує використовувати  систему показників для ефективності управлінської діяльності:

• розмір прибутку, що приходиться на одного управлінця, ефективність використання робочого часу; розмір прибутку, що приходиться на одну гривню заробітної плати;
• виконання планового завдання; якість виконаних робіт [8].

Також ефективність управлінської  праці можна визначити за допомогою інших критеріїв, серед яких найбільш часто використовуваним є ступінь того, наскільки успішно керівник виконує завдання та досягає поставлених цілей. Це можуть бути і результати роботи людини, яка за певний період досягла відповідного рівня в ієрархії організації або рівня заробітної плати. Враховуються і суб'єктивні критерії визначення успішного управління: оцінка роботи керівництвом підприємства, начальниками, співробітниками чи колегами, при цьому суттєву роль відіграє критерій задоволеності або тісний зв'язок співробітників організації з поставленим завданням. Крім, того в експериментальних дослідженнях ефективності управління часто порівнюють людей, які досягли посади керівника, та людей, які не змогли отримати підвищення по посаді [15].

Зазначені вище критерії оцінки ефективності управлінської діяльності здебільшого  являють собою якісні показники. Також, до якісних показників ефективності роботи менеджера можна віднести:

• науково-технічний рівень управління (використання наукових методів, організаційної та обчислювальної техніки); 
• обґрунтованість    рішень,    які    приймаються    робітниками    апарату управління; 
• достовірність і повнота інформації, якою володіють менеджери;
• рівень культури управління (характеризується використовуваним стилем керівництва, кількістю конфліктних ситуацій тощо);
• рівень культури праці менеджерів (використання робочого часу, режим дня).