Ефективність роботи менеджера та аналіз робочого часу

Перераховані основні вимоги до умінь менеджера є трансформованими знаннями, які втілюються в здійсненні конкретних управлінських операцій: правильно планувати роботу, аналізувати  ситуацію, проводити нараду, видавати розпорядження та ін [9].

Безумовно, менеджер повинен відповідати  всім вищеперерахованим вимогам, але  не слід забувати, що він, перш за все, людина, з усіма її особливостями.

 

2. Особливості та зміст праці менеджера

 

Основне завдання менеджерів полягає у створенні навколишніх  умов для групової діяльності таким  чином, щоб індивіди вносили свій внесок у досягнення групових цілей  з мінімальною витратою грошей, часу, зусиль і матеріалів, а також з  мінімальними незручностями [16].

У цілому область діяльності, що називається менеджментом фірми, може бути розділена на окремі функції, що зосереджені в трьох основних групах:

1. загальне управління (установлення нормативних вимог і політики управління, політики інновацій, планування, організація роботи, мотивація, координація, контроль, відповідальність);
2. управління структурою підприємства (його створення, предмет діяльності, правові форми, зв'язки з іншими підприємствами, територіальні питання, організація, реконструкція, ліквідація);
3. конкретні області управління (маркетинг, фінанси, виробництво, кадри, основні фонди).

Функція управління — вид діяльності, заснований на поділі і кооперації менеджменту і характеризуються визначеною однорідністю, складністю і стабільністю впливів на об'єкт  і суб'єкт управління.

Функції управління і встановлення обсягу робіт з кожної функції  є основою для формування структури  керуючої системи і взаємодії  її компонентів.

Виділяють наступні функції  управління:

• прогнозування і планування;
• організація роботи;
• мотивація;
• координація і регулювання;
• контроль, облік, аналіз [5]

Змістом діяльності менеджера є саме процес реалізації вищеперерахованих функцій (Рис. 1.2).

Рис. 1.2. Функції менеджера в процесі управління

 

Дослідження показують, що значимість різних функцій управління в діяльності менеджерів різних рівнів неоднакова. Так, менеджери вищого рівня витрачають більше часу на планування, на нижчому  ж рівні управління найбільш важлива  функція мотивації. У той же час  менеджери усіх рівнів управління витрачають майже в два рази більше часу на планування, ніж на організацію, координування, мотивацію і контроль разом узяті [16].

Проте, кожний менеджер робить багато справ, які не можна назвати  власне управлінськими. Більш того, на виконання цих справ може йти  левова частка його робочого часу. Менеджер зі збуту, наприклад, займається статистичним аналізом, старший майстер ремонтує верстат або заповнює накладну, менеджер з виробництва складає план нового цеху або проводить випробування нових матеріалів, президент компанії опрацьовує деталі отримання банківської  позики або веде переговори про укладення  великого контракту.

Всі перераховані роботи побічні  по відношенню до тієї роботи, яку кожен  менеджер виконує незалежно від  того, як називається його посада, і  яка є загальною для всіх менеджерів і характерною тільки для них.

У роботі менеджера можна  виділити пять базових оперецій, що відповідають управлінським функціям, які було зазначено раніше:

• постановка цілей;
• організаторська робота;
• мотивація робітників та спілкування з ними;
• вимірювання показників;
• розвиток своїх підлеглих;

Менеджер в першу чергу  займається постановкою цілей. Він  визначає, якими повинні бути ці цілі, якими мають бути приватні цілі в кожнії ключовій сфері підприємства, вирішує, що потрібно робити, щоб досягти цих цілей. Менеджер робить ці цілі досяжними, викладаючи їх працівникам, від ефективності яких і залежить досягнення цих цілей.

Потім менеджер займається організаторською роботою. Він аналізує необхідні дії, рішення і відносини, класифікує роботу в цілому, ділить її на види діяльності, якими можна  ефективно керувати. Ці види діяльності менеджер ділить на групи робіт, якими  потрібно управляти. Групування здійснюється у вигляді організаційної структури, що складається з ряду підрозділів. Менеджер компанії підбирає людей для  управління цими підрозділами.

Третім важливим обов'язком  менеджера є мотивація працівників  і спілкування з ними. З безлічі  людей, що відповідають за виконання  різних робіт, необхідно створити команду  однодумців. І зробити це необхідно  на основі власного практичного досвіду  управління людьми. При цьому застосовуються ті або інші методи стимулювання і  винагороди за гарну роботу. Використовується можливість підвищення по службі працівників, що найбільш відзначились. Менеджер робить це, постійно спілкуючись з підлеглими, причому це спілкування обов'язково має носити двосторонній характер.

Четвертим базовим елементом  роботи менеджера є вимірювання  показників. Менеджер встановлює чіткі  показники, що відображають ефективність виконання того чи іншого виду роботи. Він несе відповідальність за те, щоб для кожного працівника організації були передбачені відповідні показники або критерії ефективності, які вимірюють як ефективність роботи організації в цілому, так і ефективність конкретної людини, допомагаючи йому успішно справлятися зі своїми обов'язками. Менеджер аналізує ефективність праці кожного працівника, оцінює та інтерпретує її. І, як і в будь-якій іншій сфері своєї діяльності, менеджер викладає своїм підлеглим і керівництву суть цих вимірів і аналізує отримані за їх допомогою результати.

На ряду з усім перерахованим  вище, менеджер сприяє розвитку своїх  підлеглих. Стиль yпpaвління кожного  менеджера може або полегшувати, або робити важчим саморозвиток і  самовдосконалення підлеглих.

Усі перелічені дії є  базовими елементами роботи будь-якого  менеджера. Кожен з цих базових  елементів легко піддати подальшому поділу на більш дрібні складові, опису кожної з яких можна присвятити окрему книгу. Вже одне це свідчить про неймовірну складність роботи менеджера

Постановка цілей, організаторська  робота, мотивація підлеглих і  вміння спілкуватися з ними, вимірювання  показників та сприяння розвитку своїх  підлеглих є формальними, класифікаційними категоріями. У сукупності вони призводять до об'єднання ресурсів в живий організм, що постійно розвивається. І лише особистий досвід менеджера сприяє втіленню їх у життя [10].

 

 

РОЗДІЛ 2

АНАЛІЗ РОБОЧОГО ЧАСУ

1. Час як ресурс

 

Виконуючи основні функції управління, менеджер спирається на цілком визначені ресурси: людей, фінанси, сировину. Але в його розпорядженні є ще один унікальний ресурс – час [7].

Всі якості менеджера, розглянуті у попередньому розділі, марні, якщо керівник не вміє правильно організувати свій робочий час. Не дарма ж кажуть: «Час - гроші». Це непросто слова, дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильно розпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в строк, фірмі доведеться платити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані з простоєм. Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим коштовним надбанням - часом.

Час – унікальний ресурс. Його неможна позичити, взяти напрокат, купити чи отримати яким-небудь іншим  способом.

Кількість  часу не можна  збільшити чи, навпаки, зменшити. На нього не впливає попит. Яким би високим він не був, пропозицію часу збільшити неможна. У цього ресурсу немає ціни. Крім того час немає «строку давності», це продукт, що дуже швидко псується. Його не можна накопичувати та зберігати. Час, що пройшов вже ніколи не повернеться. Саме тому час є надзвичайно дефіцитним ресурсом.

Також час не можливо  замінити чимось іншим. У певних межах завжди можна замінити один ресурс іншим, наприклад алюміній міддю. Можемо замінити людську працю на капітал. Недолік кваліфікаційного персоналу можна компенсувати кількістю працівників. Але не можна нічим замінити час.

Все навколо вимагає часу. Вимога часу - це єдина універсальна умова буття. Всі роботи виконуються  у часі і відповідно його поглинають. Тим не менше знаходиться безліч людей, які сприймають цей унікальний, незамінний і необхідний ресурс як даність. І, мабуть, ніщо так не характерно для ефективних керуючих, як їх безмежна турбота про час [11]. У США опитали понад тисячу керівників вищої і середньої ланки. Результат виявився таким: з кожної сотні керівників тільки одному вистачає робочого часу для вирішення усіх питань; десятьом потрібно часу на 10 % більше, сорока - 25 % часу додатково, а іншим не вистачає 50 % часу. [16]

Як бачимо, час — найбільш безжалісний і негнучкий елемент нашого існування. Проте ми можемо проаналізувати, як ми витрачаємо його. Як і будь-який інший ресурс, його можна використовувати або ефективно, або неефективно. Пітер Друкер зазначив: "Запас часу нескінченно малий, і якщо ви не можете управляти ним, то вам не вдасться управляти нічим іншим"¹. Управління часом – одне з найнеобхідніших мистецтв для сучасної людини. Різноманітної інформації все більше. Події відбуваються все швидше. потрібно вчасно реагувати, вкладатися у все більш жорстокі терміни. Ми усі у рівному положенні перед невмолимою течією часу. Якого б матеріального добробуту ми не досягли, часу у нас не дуже багато. В області часу немає мільйонерів [1].

 Кожному з нас важливо пам'ятати, що час, який ми витрачаємо, належить нам, і потрібно стати його хазяїном. Але для того, щоб розумно управляти часом, необхідно, перш за все, з’ясувати, на що він іде.

 

2.   Аналіз використання робочого часу менеджера

 

Універсальною мірою кількості  праці є робочий час. Робочий  час — встановлена в законодавчому  порядку тривалість робочого дня, протягом якого людина виконує свої виробничі чи службові обов'язки.

Кожний менеджер, який хоче підвищити ефективність своєї праці, повинен знати, що управління часом  потребує перш за все аналізу його затрат.  Саме тому організація особистої роботи менеджера повинна починатися з обліку та аналізу затрат його робочого часу. 

Але спочатку потрібно з’ясувати, які є види затрат. Робочий час менеджера ділиться на такі види:

• підготовчо-заключний час включає в себе отримання завдання на роботу та звіт про його виконання, ознайомлення з документацією та нормативно-довідковими матіолами, узгодження та підписання документації;
• основний (оперативний) час витрачається на роботу, пов’язану з виконанням посадових обов’язків: організаційно-адміністративних, творчих, і технічних дій [6].

Час організаційно-адміністративної роботи - це витрати часу на організацію  та управління трудовим процесом, проведення засідань та нарад, вирішення внутрішніх питань щодо організації виконання тієї чи іншої роботи.

Час творчої роботи включає  витрати часу на аналіз існуючих обставин, документів, інформації, пошук та розробку відповідних оптимальних рішень, проектів документів, програм тощо.

Час технічної роботи - це витрати часу на виконання простих  робіт, які регулярно повторюються, пов'язаних з інформаційним пошуком  матеріалів, документів, підготовкою  звітів, ділового листування тощо [18].

Чим більшою є питома вага часу основної роботи, тим результативнішою є праця менеджера.

• Час непродуктивної роботи: виправлення неправильно виконаної роботи, пошук та доставка на робоче місце документації, технічних засобів та матеріалів, пошук або очікування посадових осіб тощо. Виконання таких робіт, не передбачених посадовими обов’язками, є прямим наслідком різноманітних недоліків в організації праці менеджерів.
• Час обслуговування робочого місця включає затрати часу на організаційне, технічне та інформаційне самообслуговування та самозабезпечення. Це в основному прибирання робочого місця, підготовка до роботи техніки, бланків, замовлення документів з архіву, упорядкування документації, що зберігається на робочому місці.
• Час перерв: а) що не залежать від менеджера – очікування, невчасне обслуговування, невідповідність режиму роботи служб; б) що залежать від нього – сторонні розмови, пізній початок і раннє закінчення роботи, відпочинок та особисті потреби, прийняття їжі в робочий час, відсутність на робочому місці, інші втрати [4].

Для удосконалення організації  управлінської праці необхідно  проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою:

1. порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами (проте на багато управлінських робіт нормативи відсутні, тому доцільно застосовувати інші методи);
2. методу порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня;
3. хронометражу - спостереження і вимірювання витрат робочого часу на здійснення окремих елементів операції, що повторюється, для аналізу прийомів праці, розробки нормативів або визначення причин відхилення від норм;
4. методу спрощених спостережень (передбачає використання звичайного годинника);
5. методу фотографії робочого часу, який застосовується для встановлення структури його витрат протягом робочого дня менеджера.