Документация в управлении организацией

     Третья  ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов  прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда  и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

     Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние  системы документооборота и имеет  координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса. [23; стр 56]

     Представив  модель документооборота именно таким  образом, можно, например, зная текущее  положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом не надо пока заботится о СУБД (ось "F") или электронных архивах (ось "D") - речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

     В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить  в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче  эта кривая, тем быстрее идет процесс  модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень  автоматизации на корпорации и, как  следствие, тем меньше у нее проблем  с организацией своей собственной  деятельности.

     Работоспособна  ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы  управления документооборотом? Да. Единственно, что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом. Чаще ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием. Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых ящиков", прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты (1,1,1) - все равномерно, единственное, что отсутствует - компьютеризация. 

     3.2 Порядок обработки  документа различными  исполнителями 

     Порядок обработки поступающих  документов.

     Документы, поступающие в организацию, в  том числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

     На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

     Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

     Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

     Документы, адресованные руководству организации  или не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения службой документационного  обеспечения направляются исполнителям.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время.

     Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

    При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

    Порядок обработки отправляемых документов.

    Документы, отправляемые организацией, в том  числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как  почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка  и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или  сотрудниками службы документационного  обеспечения в соответствии с  Почтовыми правилами.

    Передача  документов внутри организации.

    Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в  регистрационной форме.

    Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

    Учет  количества документов

    Учет  должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

    Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

    В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

    Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

    Информационно-поисковая  система (ИПС) для  работы с документами  организации.

    В организациях создаются ИПС ручного  типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

    Для достижения информационной совместимости  поисковых массивов организации  отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой  номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др. [23; стр 26-31;76-77] 

     3.3 Совершенствование  документации и  документооборота  в организации 

     Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях  и на предприятии.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей  предприятия.

     Рациональная  организация документооборота - это  одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

     От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям.

     Установление  того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры  предприятия и его учетного аппарата.

     Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через  какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при  этом совершаются в каждой инстанции  процессы по обработке документа  и бухгалтерским записям на его  основе.

     Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

     для каждого документа устанавливается  кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное  количество отдельных инстанций (рабочих  мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

     для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для  выполнения работы с документом на каждой инстанции.

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

     От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник  информации для бухгалтера. Поэтому  в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям.

     Документооборот является одним из методов бухгалтерского учета.

 

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном  предприятии. Издание 7 –М. 2001.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006
3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2007
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006
5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2005
6. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2005.
7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.
8. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2006
9. Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д. и др./ под ред.Безруких П.С. Бухгалтерский учет: учебник. Издание 4. –М. 2006.
10. ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 №129-Ф3
11. Практический менеджмент /Т.В. Кузнецов, М.Т. Черных, А.В. Соколов: - М.: Экономика, 2006.
12. Персональный менеджмент /Т.В. Кучерена, М.Т. Кипелов, А.В. Холстинин:- М.: АСТ, 2005.
13. Документы и схемы/ В.А. Манякин, П.П. Белоусов - М.: Мнемозина, 2006.
14. Документ и менеджер/ П.С. Стволовский, В.В. Комарницкий, А.С. Пушкин - М.: Петропечать, 2005.
15. Изучаем делопроизводство/ Е.Ф. Пугачев, С.Т. Разин - М.: АСТ, 2007.
16. Собрания и совещания/ А.Г. Тихонов, Б.Г. Веселовский, О.С. Вайс - М.:Мнемозина, 2005.
17. Првила оформления деловых документов/ Е.С. Алферьева, Р.В. Бубнин - М.:Профпечать, 2008.
18. Деловая документация/ В.Н. Наумов - М.:АСТ, 2006.
19. Понятие и роль документа/ А.К. Малютина - М.:Бизнес-печать, 2007.
20. Деловые бумаги/ С.М. Корягин, Д.Ю. Тимачев- М.:Бизнес-печать , 2006.
21. Бухучет /В.С. кузнецов, И. В. Воронцов - М.:АСТ, 2005.
22. Разбираем бумаги/ В.Г. Семенович, А.П. Яблочков - М.:Резонанс-пресс, 2007.
23. Составление и оформление документов/ А.Б. Сергеев, П. К. Саневич - М.:Документ-пресс, 200