Документация в управлении организацией

     - нормативно-техническую и технологическую  документацию в той части, которая  не регламентируется специальными  стандартами; 

     - терминологию и основные положения  по отработке конструкторских  документов.

     В соответствии с ГОСТ 2.101-68 дано понятие  изделия, под которым понимается любой предмет или набор предметов  производства, подлежащих изготовлению на предприятии.

     ГОСТ 2.101-68 установил следующие виды изделий: детали; сборочные единицы; комплексы; комплекты. [21; стр 43-47]

     Все изделия разделены на неспецифицированные (детали) - не имеющие составных частей и специфицированные (сборочные единицы, комплексы, комплекты) - состоящие из двух и более составных частей, причем составной частью может быть любое изделие - от детали до комплекта.

     Каждое  из этих специфицированных изделий, входящих в комплекс, служит для  выполнения одной или нескольких основных функций, установленных для  всего комплекса, например цех-автомат, буровая установка. В комплекс, кроме  изделий, выполняющих основные функции, могут входить детали, сборочные  единицы и комплекты, предназначенные  для выполнения вспомогательных  функций, например комплекс запасных частей.

     Комплектом, в соответствии со стандартом, называют два и более изделия, не соединенных  на предприятии-изготовителе сборочными операциями и представляющих набор  изделий, имеющих общее эксплуатационное назначение вспомогательного характера, например комплект запасных частей или  измерительной аппаратуры.

     ГОСТ 2.102-68 устанавливает виды и комплектность  конструкторских документов.

     ГОСТ 2.103-68 четко определил стадии разработки конструкторской документации и  содержание этапов работ на каждой из стадий.

     Третья  группа стандартов ЕСКД содержит общие  правила выполнения чертежей и определяет форматы и их обозначения, масштабы, изображения, виды, разрезы и т.п., в том числе порядок нанесения  на чертежах размеров и предельных отклонений, отклонений формы, расположения поверхностей и шероховатости поверхностей и т.д.

     Одно  из основных назначений стандартов ЕСКД - ускорение и упрощение проектных  конструкторских работ. На решение этой задачи направлены стандарты четвертой группы, определяющие правила выполнения чертежей основных машиностроительных деталей (пружин, зубчатых и червячных соединений, шлицевых и шпоночных соединений, подшипников и т.д.), и в том числе их упрощенных изображений, и седьмой группы, предусматривающие правила упрощения и условные обозначения при вычерчивании электрических, пневматических, гидравлических и т. п. схем и их элементов.

     Шестая  группа стандартов ЕСКД определяет номенклатуру эксплуатационных и ремонтных документов и правила их выполнения, предусмотрев, в частности, обязательные ремонтные  документы (соответственно для среднего и капитального ремонта): руководство  по среднему (капитальному) ремонту (литера PC или РК), нормы расхода запасных частей (ЗС или ЗК), нормы расхода  материалов (МС, МК), ведомость документов для ремонта (ВР). Необходимость составления остальных ремонтных документов, а также эксплуатационных документов устанавливается разработчиками по согласованию с заказчиками. [22; стр 76-77]

      2.3 Работа с документами  в организации 

     Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

     Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации  и взаимозаменяемости отдельных  работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация  работы с документами возможна только в небольших учреждениях с  объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами – самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. [23; стр 56-57]

     Чаще  всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы  – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские  документы, в отделе кадров – документы  по общему составу и т.д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие  факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

     Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

      2.4 Понятие документооборота 

     Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

     Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения.

     Теоретические основы организации документооборота:

• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

     Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно  к основным документопотокам, правила  доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

     Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР. [23; стр 56]

     Разработка  Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию  движения документов. Хотя как раз  на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при  этом исходили из тех же задач, которые  ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта  интеграция предполагала:

• объединение различных источников документной информации в единую сеть;
• организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;
• устранение дублирования информационных и документационных потоков;
• унификацию приемов работы с документами. [22; стр 40]

     В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или  отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые  включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

     Изначальную основу, документооборота отражают такие  организационные документы, как  устав, положения, приказы о распределении  обязанностей, организационная структура  учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

     Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

      ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТООБОРОТ 

     3.1 Модель документооборота 

     Определенные  ранее направления автоматизации  документооборота: поддержка фактографической информации, возможность работы с  полнотекстовыми документами, поддержка  регламента хождения документов, определяют трехмерное пространство свойств (рисунок 1), где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного  класса, проходя различные стадии в своем развитии. 

     Рисунок 1 - Модель документооборота 

     Первая  ось (F) характеризует уровень организации  хранения фактографической информации, которая привязана к специфике  конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке  материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

     Вторая  ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг  или информации как внутри корпорации так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слобо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.