Документация в управлении организацией

 

    Министерство  образования и науки РФ

    Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

    высшего профессионального образования

    «Тульский государственный университет»

    Кафедра финансов и менеджмента 

    Курсовая  работа

    По  дисциплине «Менджмент»

    на  тему

    «Документация в управлении организацией» 
 
 

    Выполнил  студент гр. 730801                                              Денисова Ю.С.

    Проверил                                                            Сафиева Элеонора Исаевна                   

                                                 
 
 
 

    Тула 2011

Содержание 

Введение 3

Глава 1.Понятие документа 6

1.1. Виды и формы документов 6

1.2. Класссификация документов 6

1.3. Требования к рациональному оформлению документов 8

  1.4. Порядок обработки документа различными службами и исполнителями.........................................................................................................9

   1.5. Работа с документами в организации……… ……………………………..9

Глава 2. Понятие ЕСКД и ее характеристика………………………………..10

Глава 3.Понятие документооборота..…………………………………………..18

3.1.Модель документооборота……….. ……….…………………………..….18

3.2.Совершенствование документации и документооборота в организации……………………………………………………………………..20

Глава 4. Роль документации в технологии процесса управления……...…….23

Глава 5. Выводы и рекомендации………………………………………………25

Заключение 24

Список  литературы 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ

1. Роль и функции документации
2. Понятие документа
3. Виды документов, формы
4. Классификация документов

ГЛАВА 2. ОФОРМЛЕНИЕ И РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

2.1 Требования  к рациональному оформлению документов

2.2 Понятие  ЕСКД и ее характеристика

2.3 Работа  с документами в организации

2.4 Понятие  документооборота

ГЛАВА 3. АСПЕКТЫ  ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1 Модель  документооборота

3.2 Порядок  обработки документа различными  исполнителями

3.3 Совершенствование  документации и документооборота  в организации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В нынешних экономических условиях, когда очень  быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя  узнают, что, где, когда и почем. Другими  словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

     Носителем же информации выступает документ.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому  содержание понятия «документ» многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     Общим для всех видов и типов служебных  бумаг является требование четкого  соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами.

     Целью курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о структуре, роли и функциях документации на предприятии.

     Основные  задачи курсовой работы:

     - изучение понятия «документ»;

     - исследование основных правил  составления и оформления документов;

     - выяснение роли документа на  предприятии;

     В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

 

      ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ 

      1.1 Роль и функции  документации 

     Любой документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета

     Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.

     Причина появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и  мыслительной деятельности. [1; стр 23]

     Информацию, содержащуюся в документах можно  подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся  к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

     Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

     Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

     Социальная  функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

     Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

     Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная  функция:

     1) документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

     2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.) .

     Культурная  функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе

     (кинофильм,  фотография, научно-технический документ  и др.).

     Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

     Правовая  функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. [2; стр 29-31]

     В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) [2; стр 33] 

     1.2 Понятие документа 

     В настоящее время в науке известны различные способы формализации знаний. Ведь совсем недостаточно передать разным людям одну и ту же информацию, потому что каждый из них по-разному  ее интерпретирует.

     "Существует  два способа преодоления такой  неоднозначности. Во-первых, переход  от обычных повествовательных  предложений к суждениям, т.е.  к предложениям с жесткой и  однозначной грамматической формой  и с фиксированным списком  терминов, из которых такие суждения  могут быть образованы. Во-вторых, переход от обычных текстов  к документам, т.е. к текстам,  в которых:

     а) фиксированы только знания о фактах некоторого вполне определенного рода (или родов);

     б) эти знания организованы в виде записи вполне определенной жестко фиксированной структуры". [3; стр 45]

     В этом определении "документа" делается акцент на структурированности информации, в нем содержащейся. Это существенно  дополняет определения, данные специалистами  социально-коммуникационных наук. Например, О.П. Коршунов определяет документ как "любой материальный носитель, на котором человеком зафиксирована (закреплена) социальная информация...".

     Рассматривая  проблему в историческом аспекте, Ю.Н. Столяров подчеркивает, что: "документом считается любая информация..., зафиксированная  в пространстве и во времени в  целях ее использования, передачи и  хранения". Это определение тесно  перекликается с другим, данным в широко известной монографии А.И. Михайлова, А.И. Черного и Р.С. Гиляревского "Основы информатики", где документом считается "материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике". В соответствии с Международным стандартом "ИСО 5127-83 «Документация и информация» под "документом" понимается "записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе". В ДСТУ 3017-95 "документ" определен как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". [4; стр 67]

     Сюзанна Брие пишет, что документом становится "всякое свидетельство - конкретное или символичное, закрепленное или зарегистрированное, служащее для представления, воспроизведения или доказывания определенного физического или интеллектуального явления".

     В англоязычной литературе О. Паттерсон  понимал под документом "любой  предмет, несущий отражение мысли  с помощью букв, символов или других средств".

     Всемирно  известный индийский библиотековед Ш. Ранганатан также определяет документ как "воплощенную мысль", как "запись произведения на бумаге или другом материале, для легкого физического обращения с ним, транспортировки его в пространстве и сохранения во времени".

     Есть  науки, где документ определяется даже более широко, чем текст. Так, в  документалистике "под документом понимается семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической системе". [5; стр 75]