Документация в управлении организацией

     Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

     Третий  уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

     Иерархия - расположение документов в порядке  от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

     Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных  вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический  документ и т.д. [13; стр 65]

 

      ГЛАВА 2. ОФОРМЛЕНИЕ И РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 

     2.1 Требования к рациональному  оформлению документов 

     Основные  правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

     На  основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

     - права и обязанности должностных  лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов;

     - состав применяемых в аппарате  управленческих документов;

     - компетенция руководителя, его заместителей  и руководителей среднего звена,  их право на издание различных  видов распорядительных документов;

     - порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

     - обязательные требования к оформлению  и порядок работы с документами.

     Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

     - обеспечение юридической силы  документа;

     - создание условий для оперативного  исполнения документов;

     возможность оперативного поиска документов (использования  их в справочных целях);

     - возможность использования для  создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники. [15; стр 76-77]

     Действующие государственные нормативно – технические  документы предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Для этого  в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

     Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в  учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений  деятельности и форм собственности.

     Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

     01-Государственный  герб Российской Федерации;

     02-герб  субъекта Российской Федерации;

     03-эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

     04-код  организации;

     05-код  формы документа;

     06-наименование  организации;

     07-справочные  данные об организации;

     08-наименование  вида организации;

     09-дата  документа;

     10-регистрационный  номер документа;

     11-ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

     12-место  составления или издания документа;

     13-гриф  ограничения доступа к документу;

     14-адресат;

     15-гриф  утверждения документа;

     16-резолюция;

     17-заголовок  к тексту;

     18-отметка  о контроле;

     19-текст  документа;

     20-отметка  о наличии приложения;

     21-подпись;

     22-гриф  согласования документа;

     23-визы  согласования документа;

     24-печать;

     25-отметка  о заверении копии;

     26-отметка  об исполнителе;

     27-отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

     28-отметка  о поступлении документа в  организацию;

     29-идентификатор  электронной копии документа.

     Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

     Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены  для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются  в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками  фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа  на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для  фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации  документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

     Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

     Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

     Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. [18; стр 42-46]

     В России современные требования к  оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

     Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     Требования  настоящего стандарта являются рекомендуемыми. [18; стр 48] 

     2.2 Понятие ЕСКД и  ее характеристика 

     Единая  система конструкторской документации (ЕСКД) была разработана в 1968 г. Основной организацией по разработке ЕСКД от Госстандарта является ВНИИНМАШ (с 01.01.1991 г. ВНИИН-МАШ  был переименован во Всесоюзный научно-исследовательский институт экспертизы общесоюзных стандартов (ВНИИЭС)). В создании ЕСКД участвуют научно-исследовательские и конструкторские организации промышленности.

     Необходимость разработки ЕСКД определялась постоянным увеличением потока конструкторской  документации. В связи с тем, что  в народном хозяйстве были недостаточно стандартизованы правила оформления конструкторской документации, а следовательно, невозможно было обеспечить единство разработки, оформления и обращения документации, в отраслях промышленности начали создаваться ведомственные системы чертежного хозяйства.

     Многообразие  различных по форме, содержанию и  оформлению документов являлось серьезным  препятствием в деле создания сложной  техники, особенно в условиях постоянно  расширяющейся кооперации предприятий. Достаточно сказать, что для переоформления конструкторской документации на изделие  средней сложности (порядка 1 000 оригинальных деталей) при передаче ее из конструкторского бюро на завод, при различии в системах чертежного хозяйства, требовалось 500 часов высококвалифицированного труда  инженерно-технических работников. [19; стр 55]

     В то же время, в конструкторском бюро средней мощности за год разрабатывается  около 150 тыс. чертежей.

     Целью разработки системы ЕСКД явились:

     - обеспечение единства правил  выполнения и оформления конструкторской  документации, способствующее одинаковому  ее пониманию на различных  предприятиях и в организациях  разных отраслей промышленности и, тем самым, обеспечение возможности организации производства изделий на одном предприятии по технической документации другого без дополнительной переработки;

     - сокращение объема конструкторской  документации и упрощение правил  оформления текстовых документов  и схем, а также устранение  дублирующих документов;

     - создание правил индексации и  обозначения технической документации  с целью сокращения времени  ее поиска;

     - обеспечение возможности привязки  и использования системы в  условиях применения автоматизированной  системы управления и т.д. 

     В стандартах ЕСКД сохранилась, по возможности, преемственность правил и положений  действовавшей ранее системы  чертежного хозяйства, а также обеспечена согласованность правил оформления графических документов (чертежей и  схем) с рекомендациями международных  организаций по стандартизации - ИСО  и МЭК.

     Единая  система конструкторской документации - комплекс государственных стандартов, устанавливающих взаимосвязанные  правила и положения по порядку  разработки, оформления и обращения  конструкторской документации, разрабатываемой  и применяемой организациями  и предприятиями.

     Весь  комплекс ЕСКД делится на 10 групп:

     0 - общие положения; 

     1 - основные положения; 

     2 - классификация и кодирование  изделий в конструкторских документах;

     3 - общие правила выполнения чертежей;

     4 - правила построения чертежей  изделий машиностроения и приборостроения; 

     5 - правила обращения конструкторских  документов (учет, хранение, дублирование, внесение изменений);

     6 - правила выполнения эксплуатационной  и ремонтной документации;

     7 - правила выполнения схем;

     8 - правила выполнения документов  строительных и судостроения;

     9 - прочие стандарты (резервная  группа).

     Стандартом  ЕСКД 2.001-93 устанавливается область  распространения нормативных материалов, которая включает в себя:

     - все виды конструкторских документов;

     - учетно-регистрационную документацию  и документацию по внесению  изменений в конструкторские  документы;