Документация в управлении организацией

     "В  культурологии, - пишет Э.И. Ханпира, документом можно назвать всякий созданный человеком материальный объект, в котором овеществилась человеческая мысль (лист бумаги, колесо, ложка, парковый ландшафт, книга и др.), т.е. всякий материальный объект второй природы".

     В классификации, предложенной Г.Н. Швецовой-Водка, с позиций книговедения документы подразделяются на виды в зависимости от:

1. материала носителя информации (бумажный, прозрачно-пленочный, магнитоленточный, пластиночный);
2. формы носителя информации (ленточный, карточный, листовой, блочный, площадной);
3. по способу записи (ручной, механический, автоматический);
4. по предназначенности для восприятия (человековоспринимаемый, машиновоспринимаемый, машиночитаемый);
5. по каналу восприятия человеком (визуальный, аудиальный, тактильный, аудиовизуальный, недоступный человеческому восприятию);
6. по способу расшифровки информации человеком (читаемый, рассматриваемый, слушаемый, рассчитанный на комплексное восприятие);
7. по характеру знаковых средств передачи информации (записанный отвлеченно-абстрактными (символическими) знаками, записанный знаками, подобными изображаемому, записанный путем изменения структуры носителя);
8. по характеру языковой системы (вербальный, изобразительный, музыкальный, комплексный, матричный);
9. по принадлежности знаков записи к определенным знаковым системам (письменный, изографический, картографический, нотный, технически кодированный).

     Мы  видим, что такая классификация  во многих своих частях практически  подменяет классификацию видов  информации, что представляется нам  неправомерным. [6; стр 44-46]

      1.3 Виды документов, формы 

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая - это документы  по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут  составлять работники всех подразделений  предприятия. Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

     Документы классифицируются по наименованиям: научные  отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические  и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные  письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные  требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства  и т. д.

     По  способу фиксации информации документы  бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

     По  месту составления документы  подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в  свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

     По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и  др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

     По  стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ - рукописный или  машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с  чернового документа в соответствии с установленными требованиями. [7; стр 46-47]

     С оригинала могут быть изготовлены  копии, выписки из документа и  дубликат.

     Копия - идентичное, заверенное должностным  лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа - заверенная часть  текста подлинника. Дубликат - повторный  экземпляр документа, имеющий юридическую  силу с подлинника.

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

     По  срокам хранения документы делятся  на документы постоянного и документы  временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие  характер юридической или технической  нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

     Индивидуальные  документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. [8; стр 34]

     Типовыми  являются документы, рассчитанные на изложение  однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего  распорядка и т. п.

     Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

     Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, строками друг под другом, в  форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в  документ в процессе его составления  в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем  формализации текста, где отсутствует  фраза, а имеются лишь необходимые  для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

     Анкетным  методом смоделированы приказы  по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку  для кодирования информации и  использования отрывного талона с кодированными сведениями. [9; стр 23;45]

     Таблица - постоянная информация, размещенная  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении  соответствующих граф и строк.

     Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

     В хозяйственной деятельности организаций  используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     По  характеру содержания документы  бывают первичные и вторичные. Первичный  документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах. [10; стр 95-98] 

     1.4 Классификация документов 

     Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка  и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

     классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения  отношений между ними и составления  классификационной схемы;

     классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. [11; стр 32]

     Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать  их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным  признакам. Комплексная классификация  отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет  важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

     - признак, по которому производят  деление, называется основанием  деления, а образующиеся при  этом понятия - членами деления; 

     - одно и то же деление должно  осуществляться на одном и  том же основании (требование  непересекаемости);

     - сумма всех членов деления  должна быть равна общему объему  делимого понятия, т.е. деление  должно быть исчерпывающим; ни  недостаточность, ни избыточность  деления недопустимы (требования  соразмерности);

     - члены деления должны взаимно  исключать друг друга (требования  взаимоисключаемости);

     - члены деления должны быть  ближайшими к делимому понятию,  не допускается перескакивать  из следующего в ряду подкласса  в отдаленный выше- или нижележащий  (требование непрерывности).

     Классифицировать  документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. [12; стр 34-35]

     Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий  признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные  признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению  к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему  классу и видом по отношению к  высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.