Аттестация персонала: поиски, проблемы, пути решения

     В мировой практике наиболее распространена аттестация “белых воротничков”. Это выражение, используемое в ряде стран Западной Европы, США, Японии для названия работников умственного труда.

     Особенности труда руководителей и специалистов, во-первых, связаны с предметом  их труда - информацией, во-вторых, труд их содержит творческие элементы, в  третьих, результат труда может  не зависеть от длительности исполнения, в-четвертых, имеет место “отложенный результат” - пролонгированность во времени конкретного воплощения генерируемых идей.

     Аттестация  может иметь явные и латентные  функции. Явной является установление факта пригодности того или иного  человека к определенной социальной роли - инженера, руководителя и т.д. Причем процедура должна носить официальный характер и зафиксирована в документе, адресованном более широкому кругу лиц. Поэтому конечной целью аттестации является решение, изменяющее или сохраняющее социальное положение аттестуемого в соответствии с его готовностью к исполнению данной социальной роли. Явными являются и возможные компоненты аттестации - извещение (дает возможность аттестуемому подготовиться и присутствовать при процедуре), процедура (должна обеспечить объективность решения об изменении или сохранении социального положения аттестуемого), характеристика (должна зафиксировать сильные и слабые стороны и качества аттестуемого, важные для данной социальной роли), решение (должно определить его дальнейшую судьбу)⁵.

     Существует два вида аттестации⁶:

Виды  аттестации 

                    Неформальная оценка Официальная аттестация

     Первый - неформальная оценка, которая означает постоянную оценку деятельности человека его начальником в процессе самой работы. Она применяется в специальных случаях, является результатом ежедневных взаимоотношений и корректирует поведение подчиненных до того, как будет произведена официальная оценка;

     Второй - официальная аттестация - это рационально организованная оценка, при которой сотрудник оценивается систематически по заранее разработанному плану. Время официальной аттестации известно заранее, так что и начальник, и подчиненный имеют возможность подготовиться к ней.

Цели  аттестации⁷:

• определение уровня выполнения работы отдельным сотрудником;
• определение сильных и слабых сторон работника;
• подготовка оснований для поощрения хорошо работающего персонала;
• подготовка оснований для наказаний и дисциплинарных воздействий для плохо работающих людей;
• определение потребностей в обучении и совершенствовании;
• подготовка информации для планирования человеческих ресурсов и продвижения по службе.

Проведение аттестации предполагает четкую последовательность действий⁸:

• Обзор, соглашение о должностных обязанностях. Должностная инструкция должна быть ясной, доступной и реальной. Таким образом, функции станут ясными для работника.
• Устанавливаемые задачи, определение цели. Необходимо довести до сведения работника информацию о результате, который должен быть достигнут.
• Согласование функциональных обязанностей и стандартов выполнения работы, соглашение о норме работы. Норма является принятым и согласованным критерием, который должен быть достигнут. Пример: накопившаяся работа по регистрации бумаг не должна ждать более одной недели; каждая зарегистрированная запись должна быть доступна к получению в течение пяти минут с момента запроса.

     Согласование  целей больше относится к менеджерам и профессиональному персоналу, тогда как нормы более применимы  к рядовым работникам.

• Оценка выполнения работы: текущая неформальная процедура. В рамках этой процедуры проводится регулярный обзор выполняемой работы. Он должен проводиться каждые 3-6 месяцев.
• Аттестация: официальная процедура, проводимая 1-2 раза в год. Она осуществляется на основе обзора деятельности, путем заполнения аттестационной формы, принимая во внимание следующие моменты: кто проверяет, кто подписывает, право на комментарии, право на жалобу.
• Проведение оценочного интервью. Интервью - это часть официальной процедуры ежегодной оценки выполнения работы (5).
• Обратная связь и планы на будущее (7) содержат решения по мерам корректировки (перевод, заработная плата, продвижение).

     Развитие  систем аттестации идет по пути большей  обоснованности экспертной оценки сотрудника. Легче всего оценить вклад  того или иного руководителя или специалиста его непосредственному начальнику. Только руководитель знает, что данному работнику поручалось, в каких условиях он работает, как его деятельность контролировалась и стимулировалась, какую ему оказывали помощь или какие препятствия ему пришлось преодолеть. Однако тесное взаимодействие между начальником и подчиненным не может не привести к возникновению между ними определенных отношений, что делает начальника в большей или меньшей степени пристрастным и необъективным.

     Аттестационная  процедура должна определенным образом ограничивать этот субъективизм. Эволюция развития показывает, что происходило на практике: осуществлялся переход от личной субъективной оценки начальника к экспертным групповым методам оценки (разработано много технологий - наиболее часто применяется техника “номинальной группы”), а также к полностью автоматизированным системам аттестации руководителей и специалистов.

     Несомненный интерес представляет опыт немецких фирм, позволяющий на базе регулярной аттестации персонала не только мотивировать кадры, определять их заработную плату, но и наглядно планировать карьеру сотрудника. Сущность методики состоит в определении тех приоритетных качеств сотрудников, которые наиболее ценны с позиций достижения конечной цели фирмы.

     Мировая практика не дает однозначного ответа на вопрос, какие личные черты характера работников должны оцениваться. Предлагались для аттестации следующие: интерес к труду, инициативность, внимательность, такт, лояльность, умение приспосабливаться к меняющимся условиям труда, трудолюбие⁹.

     В рассматриваемой методике все служащие, специалисты и руководители оцениваются  с точки зрения определенных критериев (требований), необходимых в конкретной сфере деятельности. Критерии ранжируются  по своей значимости экспертной группой, в результате чего каждому критерию присваивают вес значимости и соответствующую шкалу оценки в баллах. Упрощенный вариант показан в таблице.

     Для выработки типов критериев и  соответствующих им признаков экспертная группа составляет словарь деловых  характеристик, охватывающий все специализации (или ту, специалисты которой аттестуются). Признаки ранжируются в пределах, соответствующих каждому критерию.

     Например, для критерия “Знания и опыт”  экспертной группой были выбраны  пять признаков:

• профессиональные знания;
• опыт;
• навыки решения типовых задач;
• дополнительные знания и опыт;
• знания мировых стандартов работы.

     Эти признаки ранжируются экспертной группой  по значимости: суммарная значимость равна 100%, и она соответствует 250 баллам. В соответствии с присвоенным весом из пропорции определяют количество баллов, соответствующие каждому признаку.

     Каждый  признак может иметь несколько  уровней оценки, соответствующих  степени присутствия данного  признака у конкретного сотрудника. Профессиональные знания, например, могут иметь следующие уровни оценок.

     Содержательная  часть уровней следующая¹⁰:

• не имеет необходимых профессиональных знаний и не стремится их иметь;
• не имеет достаточных знаний;
• имеет не очень большие профессиональные знания;
• имеет достаточные профессиональные знания;
• обладает хорошими профессиональными знаниями;
• обладает высоким уровнем профессиональных знаний, по многим вопросам может дать исчерпывающие консультации.

     Разбив  персонал на ряд категорий, можно  определить некоторый нижний предел в баллах для каждой категории сотрудников. Этот показатель служит ориентиром и при приеме на работу на время испытательного срока.

     Методика  требует серьезной подготовки, но ее внедрение станет достаточно мощным мотивационным фактором, т.к. позволит каждому сотруднику выявить свои возможности, способности и сконцентрироваться на достижении цели фирмы.

     Аттестация  персонала служб управления осуществляется регулярно с целью установления соответствия работника занимаемой должности по результатам его  деятельности, уровню квалификации и личным качествам.

Кто и когда  проводит аттестацию¹¹.

1.4 Этапы организации аттестации

Организация аттестации работников проходит в три этапа:

• Подготовка к проведению аттестации.
• Проведение аттестации.
• Подведение итогов аттестации.

      Содержание  работы на каждом этапе имеет свою специфику, которая определяется задачами, решаемыми работниками, отвечающими за подготовку и проведение аттестации руководителей и специалистов.

      Подготовка  к проведению аттестации.

      Аттестации  должна предшествовать необходимая  подготовительная работа, которая состоит из следующих этапов: 
 
 

      Этапы подготовительной работы

• Организации разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации;
• Разработки и утверждения графика и конкретных сроков проведения аттестации;
• Определения и утверждения состава аттестационной комиссии;
• Подготовки необходимых документов на аттестуемых работников.

      Важным  и ответственным этапом подготовки к проведению аттестации является информационно  – разъяснительная работа среди  работников организации, подлежащих аттестации. Руководитель организации, специалисты отдела кадров, руководители структурных подразделений, члены аттестационной комиссии должны разъяснить каждому аттестуемому работнику цель и порядок проведения аттестации, информировать его о конкретных сроках ее проведения, а также о возможных кадровых решениях по результатам аттестации

      Как правило, график проведения аттестации разрабатывается кадровой службой (отделом кадров) организации и  утверждается руководителем организации.

      В графике указывается наименование структурного подразделения, в котором работает аттестуемый, его фамилия, имя, отчество и должность; дата проведения аттестации и дата сдачи необходимых документов на аттестуемого работника (представлений, служебных характеристик, отзывов и т. п.) в аттестационную комиссию с указанием ответственных лиц.

      В ходе подготовки к аттестации руководителем  организации, в которой производится аттестация, издается приказ, в котором  определяются конкретные сроки ее проведения, устанавливается перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график проведения аттестации, а также даются задания руководителям структурных подразделений, определенным специалистам (юристу, специалисту по кадрам и др.) по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.

      Не  позднее чем за две недели до начала проведения аттестации в аттестационную комиссию должна быть представлена характеристика на каждого работника, подлежащего  аттестации.

      Как правило, характеристика составляется непосредственным руководителем аттестуемого работника (руководителем структурного подразделения). Характеристика должна содержать всестороннюю и объективную оценку личных и деловых качеств сотрудника, результатов его служебной деятельности за период, предшествующий аттестации, выполнения сотрудником рекомендаций, высказанных при предыдущей аттестации, индивидуальных способностей работника; мнение руководителя, представившего характеристику, о соответствии сотрудника занимаемой должности.

      При последующих аттестациях в аттестационную комиссию должен быть представлен также аттестационный лист.

      Обратим внимание на то, что работник, подлежащий аттестации, должен быть заранее, не менее  чем за две недели (за неделю –  для федеральных госслужащих) до начала аттестации, ознакомлен с подготовленными на него материалами, в том числе и характеристикой.

      В случае его несогласия с представленной характеристикой аттестуемый работник вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о  своей служебной деятельности за период, предшествующий аттестации, а также соответствующее заявление о своем несогласии с данной на него характеристикой.