Автор: Пользователь скрыл имя, 17 Марта 2013 в 17:41, курсовая работа
Целью выполнения курсового проекта является выявление проблем рационального использования рабочего времени и проведения анализа по их решению.
В соответствии с поставленной целью необходимо выполнить следующие задачи:
1. Определить проблемы рациональной организации труда.
2. Проанализировать структуру затрат рабочего времени, используя свою самофотографию.
3. Провести анализ затрат рабочего времени.
4. Выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени.
5. Указать пути улучшения использования рабочего времени.
Введение 3
Методологические аспекты рациональной организации труда секретаря 4
Современное состояние проблемы 11
Аналитическая часть 16
Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени 16
Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени 31
Проектные предложения 33
Пути улучшения использования рабочего времени 33
Заключение 34
Литература 35
Приложение 1 36
Приложение 2 55
Приложение 3 56
Приложение 4 59
Таблица 4
Вид работы |
Начало работы |
Окончание работы |
Необходимость выполнения работы |
Оправданы ли затраты времени на её выполнение |
Целесообразность выполнения работы |
Сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы | |
Среда | |||||||
Подготовка рабочего места |
9.00 |
9.10 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
9.10 |
9.20 |
да |
да |
да |
да | |
Просмотр почты |
9.20 |
9.45 |
да |
да |
да |
да | |
Отправка почты |
9.45 |
10.30 |
да |
да |
да |
нет | |
Обзвон клиентов |
10.30 |
12.00 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
12.00 |
12.15 |
да |
да |
нет |
да | |
Обзвон клиентов |
12.15 |
13.00 |
да |
да |
да |
да | |
Обед |
13.00 |
14.00 |
да |
да |
да |
да | |
Сканирование документов |
14.00 |
14.20 |
да |
да |
нет |
да | |
Копирование документов |
14.20 |
14.30 |
да |
да |
да |
да | |
Обзвон клиентов |
14.30 |
16.00 |
да |
да |
да |
да | |
Оформление договоров аренды |
16.00 |
16.45 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
16.45 |
17.00 |
да |
да |
да |
да | |
Копирование документов |
17.00 |
17.15 |
да |
да |
да |
да | |
Оформление договоров аренды |
17.15 |
17.30 |
да |
да |
да |
да | |
Разбор звонков |
17.30 |
17.50 |
да |
нет |
нет |
нет | |
Завершение работы |
17.50 |
18.00 |
да |
да |
да |
да | |
Итого |
540 (мин) |
||||||
Пятница | |||||||
Подготовка рабочего места |
9.00 |
9.10 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
9.10 |
9.20 |
да |
да |
да |
да | |
Разбор звонков |
9.20 |
9.30 |
да |
да |
нет |
нет | |
Просмотр почты |
9.30 |
9.40 |
да |
да |
нет |
нет | |
Отправка почты |
9.40 |
10.00 |
да |
да |
нет |
нет | |
Оформление договоров аренды |
10.00 |
12.00 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
12.00 |
12.15 |
да |
да |
нет |
да | |
Обед |
12.15 |
13.00 |
да |
да |
да |
да | |
Обзвон клиентов |
13.00 |
13.30 |
да |
да |
да |
да | |
Копирование документов |
13.30 |
13.45 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
13.45 |
14.00 |
да |
да |
да |
да | |
Оформление договора аренды |
14.00 |
14.15 |
да |
да |
да |
да | |
Обзвон клиентов |
14.15 |
15.00 |
да |
да |
да |
да | |
Заключение договора аренды |
15.00 |
15.15 |
да |
да |
да |
да | |
Потеря |
15.15 |
15.30 |
да |
да |
да |
да | |
Сканирование документов |
15.30 |
16.00 |
нет |
нет |
нет |
да | |
Обзвон клиентов |
16.00 |
17.00 |
да |
да |
да |
да | |
Оформление договоров аренды |
17.00 |
17.30 |
да |
да |
да |
да | |
Разбор звонков |
17.30 |
17.50 |
да |
нет |
нет |
нет | |
Завершение работы |
17.50 |
18.00 |
да |
да |
да |
да | |
Итого |
540 (мин) |
||||||
Определяется общая продолжительность работ соответствующего дня.
По каждому из критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ "нет".
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:
где – суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ "нет" при анализе по j-му критерию (j=1¸4), мин.;
åПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.
По итогам таблицы получены следующие данные:
Среда показатель «целесообразности выполнения
работы» составляет 30 мин,
показатель «сознательно ли определен
временной интервал для выполнения работы»
составляет 55 мин. Итого: 85 мин.
Пятница показатели «целесообразности выполнения
работы составляет 95 мин,
«сознательно ли определен временной
интервал для выполнения работы» составляет
60 мин. Итого: 155 мин.
Суммарная продолжительность работ
03 среда – 540 мин,
пятница – 540 мин.
85мин/540мин * 100% = 15,7%
155мин/540мин * 100% = 28,7%
Более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, значит внимание должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.
Более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, значит испытываются трудности с составлением планов дня.
После выполнения аналитической работы по каждому дню периода наблюдений выполняются соответствующие расчеты по отношению ко всему периоду наблюдений применительно к каждому из предложенных критериев.
Анализ общих затрат рабочего времени
в течение всего периода наблюдений целесообразно
провести, используя специальную форму,
которая представлена
в приложении 3.
Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
Анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Объясняется это тем, что наличие потерь – это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности.
Данные раздел концентрирует в себе выводы по результатам разработки аналитической части курсового проекта. В нем целесообразно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Успешному выполнению этого этапа работ может помочь рабочая таблица “Факторы помех” (табл. 5), в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой; личные контакты в рабочее время; время, потраченное на ожидание и т.п.
Таблица 5
Факторы помех
Виды помех, |
Продолжительность, мин |
Возможные причины потерь времени |
Меры по устранению |
Сбой в работе программы |
3-5 |
Техническая ошибка |
Создание программы не на базе Excel, т.к. данный вариант слишком часто дает сбои. |
Прерывание выполняемой работы |
2-10 |
Отсутствие планирования |
Составление плана |
Нерегламентированные перерывы, зависящие |
3-15 |
Неорганизованность |
Организация личного времени |
При заполнении таблицы “Факторы помех” следует помнить о том, что фиксированию подлежат не только внешние, но, и так называемые, внутренние помехи, когда менеджер сам нарушает ход трудового процесса. Эти данные позволят определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикуется.
Проектные предложения
Пути улучшения использования рабочего времени
Полученные в результате исследования данные и их анализ позволили сделать выводы о том, как используется рабочее время, определить основные причины, мешающие рационально использовать его.
В данном разделе речь идет о том, чтобы закрепить положительные стороны стиля работы, который практикуется, и отказаться от тех отрицательных его черт, которые удалось установить с помощью проведенного анализа.
Проектные предложения должны обеспечить
реализацию поставленной цели
и определить практические шаги по ее
достижению.
Проектные предложения представлены в виде плана организационно-технических мероприятий в форме табл. 6.
Таблица 6
План организационно-
использования рабочего времени
Раздел плана мероприятий |
Мероприятия |
Меры по улучшению |
Меры по улучшению нужны |
Вид контроля | |
немедленно (какие) |
в течение года | ||||
1. Планирование рабочего времени |
1. Составление плана дня |
Завести ежедневник |
Оперативный | ||
2. Факторы помех |
2.1. Сбои в работе программы 2.2. Прерывание выполняемой работы 2.3. Нерегламентированные перерывы |
|
1. Не занимать рабочее время личными нуждами 2. Предложить руководству идею по использованию другой программы, нежели Excel |
Оперативный | |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Значение организации труда возрастает по мере развития рыночных отношений, способствующих возрождению конкуренции, при которой больший вес приобретает результативность труда, оказывающая решающее влияние на эффективность производства. Кроме того, по мере технического совершенствования производства возрастает цена единицы рабочего времени. Правильная организация труда способствует рациональному использованию оборудования и времени работающих на нем, что повышает производительность труда, снижает себестоимость продукции, увеличивает рентабельность производства.
В данной курсовой работе исследовалась рациональная организация труда секретаря. В течение двух недель велась самофотография рабочего времени сотрудника.
По итогам работы можно сделать следующее заключение.
Необходимо рационально
Производить периодический анализ видов деятельности и расходов времени.
Для решения проблемы нерегламентированных перерывов, независящих от исследователя было предложено написать служебную записку о проверки и исправления ошибок в основной рабочей программе. Нерегламентированные перерывы, зависящие от исследователя необходимо решить организацией личного времени.
ЛИТЕРАТУРА
КАРТА
самофотографии рабочего времени менеджера
Приложение 1
Начало работы |
Окончание работы |
Вид работы |
Фактическое время | |||
Пн |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.20 |
9.30 |
Сканирование документов |
10 мин | |||
9.30 |
10.00 |
Разбор звонков |
30 мин | |||
10.00 |
10.05 |
Копирование документов |
5 мин | |||
10.05 |
13.00 |
Обзвон клиентов |
175 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.50 |
Просмотр почты |
50 мин | |||
14.50 |
15.00 |
Потеря |
10 мин | |||
15.00 |
17.00 |
Оформление договоров аренды |
120 мин | |||
17.00 |
17.15 |
Потеря |
15 мин | |||
17.15 |
17.30 |
Телефон |
15 мин | |||
17.30 |
17. 45 |
Отправка почты |
15 мин | |||
17.45 |
17.55 |
Разбор звонков |
15 мин | |||
17.55 |
18.00 |
Завершение работы |
5 мин | |||
Вт |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.20 |
9.50 |
Отправка почты |
30 мин | |||
9.50 |
11.00 |
Обзвон клиентов |
70 мин | |||
11.00 |
11.15 |
Потеря |
15 мин | |||
11.15 |
12.00 |
Обзвон клиентов |
45 мин | |||
12.00 |
12.15 |
Сканирование документов |
15 мин | |||
12.15 |
13.00 |
Оформление договоров аренды |
45 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.20 |
Потеря |
20 мин | |||
14.20 |
16.00 |
Обзвон клиентов |
100 мин | |||
16.00 |
17.00 |
Оформление договоров аренды |
60 мин | |||
17.00 |
17.30 |
Разбор звонков |
30 мин | |||
17.30 |
17.40 |
Телефон |
10 мин | |||
17.40 |
17.55 |
Оформление договора аренды |
15 мин | |||
17.55 |
18.00 |
Завершение работы |
5 мин | |||
Ср |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.20 |
9.45 |
Просмотр почты |
25 мин | |||
9.45 |
10.30 |
Отправка почты |
45 мин | |||
10.30 |
12.00 |
Обзвон клиентов |
150 мин | |||
12.00 |
12.15 |
Потеря |
15 мин | |||
12.15 |
13.00 |
Обзвон клиентов |
45 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.20 |
Сканирование документов |
20 мин | |||
14.20 |
14.30 |
Копирование документов |
10 мин | |||
14.30 |
16.00 |
Обзвон клиентов |
90 мин | |||
16.00 |
16.45 |
Оформление договоров аренды |
45 мин | |||
16.45 |
17.00 |
Потеря |
15 мин | |||
17.00 |
17.15 |
Копирование документов |
15 мин | |||
17.15 |
17.30 |
Оформление договоров аренды |
15 | |||
17.30 |
17.50 |
Разбор звонков |
20 мин | |||
17.50 |
18.00 |
Завершение работы |
10 мин | |||
Чт |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.2 0 |
10.00 |
Отправка почты |
40 мин | |||
10.00 |
10.15 |
Телефон |
15 мин | |||
10.15 |
13.00 |
Обзвон клиентов |
165 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.15 |
Оформление договора аренды |
15 мин | |||
14.15 |
14.30 |
Обзвон клиентов |
15 мин | |||
14.30 |
15.00 |
Оформление договоров аренды |
30 мин | |||
15.00 |
15.15 |
Потеря |
15 мин | |||
15.15 |
15.45 |
Обзвон клиентов |
30 мин | |||
15.45 |
16.30 |
Оформление договоров аренды |
45 мин | |||
16.30 |
16.45 |
Сканирование документов |
15 мин | |||
16.45 |
17.30 |
Обзвон клиентов |
55 мин | |||
17.30 |
17.45 |
Разбор звонков |
30 мин | |||
17.45 |
18.00 |
Завершение работы |
15 мин | |||
Пт |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.29 |
9.30 |
Разбор звонков |
10 мин | |||
9.30 |
9.40 |
Просмотр почты |
10 мин | |||
9.40 |
10.00 |
Отправка почты |
20 мин | |||
10.00 |
12.00 |
Оформление договоров аренды |
120 мин | |||
12.00 |
12.15 |
Потеря |
15 мин | |||
12.15 |
13.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
13.00 |
13.30 |
Обзвон клиентов |
30 мин | |||
13.30 |
13.45 |
Копирование документов |
15 мин | |||
13.45 |
14.00 |
Потеря |
15 мин | |||
14.00 |
14.15 |
Оформление договора аренды |
15 мин | |||
14.15 |
15.00 |
Обзвон клиентов |
45 мин | |||
15.00 |
15.15 |
Заключение договора аренды |
15 мин | |||
15.15 |
15.30 |
Потеря |
15 мин | |||
15.30 |
16.00 |
Сканирование документов |
30 мин | |||
16.00 |
17.00 |
Обзвон клиентов |
60 мин | |||
17.00 |
17.30 |
Оформление договоров аренды |
30 мин | |||
17.30 |
17.50 |
Разбор звонков |
20 мин | |||
17.50 |
18.00 |
Завершение работы |
10 мин | |||
Пн |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.20 |
9.45 |
Просмотр почты |
25 мин | |||
9.45 |
10.30 |
Отправка почты |
45 мин | |||
10.30 |
12.00 |
Обзвон клиентов |
150 мин | |||
12.00 |
12.15 |
Потеря |
15 мин | |||
12.15 |
13.00 |
Обзвон клиентов |
45 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.20 |
Сканирование документов |
20 мин | |||
14.20 |
14.30 |
Копирование документов |
10 мин | |||
14.30 |
16.00 |
Обзвон клиентов |
90 мин | |||
16.00 |
16.45 |
Оформление договоров аренды |
45 мин | |||
16.45 |
17.00 |
Потеря |
15 мин | |||
17.00 |
17.15 |
Копирование документов |
15 мин | |||
17.15 |
17.30 |
Оформление договоров аренды |
15 мин | |||
17.30 |
17.50 |
Разбор звонков |
20 мин | |||
17.50 |
18.00 |
Завершение работы |
10 мин | |||
Вт |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.20 |
9.30 |
Сканирование документов |
10 мин | |||
9.30 |
10.00 |
Разбор звонков |
30 мин | |||
10.00 |
10.05 |
Копирование документов |
5 мин | |||
10.05 |
13.00 |
Обзвон клиентов |
175 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.50 |
Просмотр почты |
50 мин | |||
14.50 |
15.00 |
Потеря |
10 мин | |||
15.00 |
17.00 |
Оформление договоров аренды |
120 мин | |||
17.00 |
17.15 |
Потеря |
15 мин | |||
17.15 |
17.30 |
Телефон |
15 мин | |||
17.30 |
17. 45 |
Отправка почты |
15 мин | |||
17.45 |
17.55 |
Разбор звонков |
15 мин | |||
17.55 |
18.00 |
Завершение работы |
5 мин | |||
Ср |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.29 |
9.30 |
Разбор звонков |
10 мин | |||
9.30 |
9.40 |
Просмотр почты |
10 мин | |||
9.40 |
10.00 |
Отправка почты |
20 мин | |||
10.00 |
12.00 |
Оформление договоров аренды |
120 мин | |||
12.00 |
12.15 |
Потеря |
15 мин | |||
12.15 |
13.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
13.00 |
13.30 |
Обзвон клиентов |
30 мин | |||
13.30 |
13.45 |
Копирование документов |
15 мин | |||
13.45 |
14.00 |
Потеря |
15 мин | |||
14.00 |
14.15 |
Оформление договора аренды |
15 мин | |||
14.15 |
15.00 |
Обзвон клиентов |
45 мин | |||
15.00 |
15.15 |
Оформление договора аренды |
15 мин | |||
15.15 |
15.30 |
Потеря |
15 мин | |||
15.30 |
16.00 |
Сканирование документов |
30 мин | |||
16.00 |
17.00 |
Обзвон клиентов |
60 мин | |||
17.00 |
17.30 |
Оформление договоров аренды |
30 мин | |||
17.30 |
17.50 |
Разбор звонков |
20 мин | |||
17.50 |
18.00 |
Завершение работы |
10 мин | |||
Чт |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.20 |
9.50 |
Отправка почты |
30 мин | |||
9.50 |
11.00 |
Обзвон клиентов |
70 мин | |||
11.00 |
11.15 |
Потеря |
15 мин | |||
11.15 |
12.00 |
Обзвон клиентов |
45 мин | |||
12.00 |
12.15 |
Сканирование документов |
15 мин | |||
12.15 |
13.00 |
Оформление договоров аренды |
45 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.20 |
Потеря |
20 мин | |||
14.20 |
16.00 |
Обзвон клиентов |
100 мин | |||
16.00 |
17.00 |
Оформление договоров аренды |
60 мин | |||
17.00 |
17.30 |
Разбор звонков |
30 мин | |||
17.30 |
17.40 |
Телефон |
10 мин | |||
17.40 |
17.55 |
Оформление договора аренды |
15 мин | |||
17.55 |
18.00 |
Завершение работы |
5 мин | |||
Пт |
||||||
9.00 |
9.10 |
Подготовка рабочего места |
10 мин | |||
9.10 |
9.20 |
Потеря |
10 мин | |||
9.2 0 |
10.00 |
Отправка почты |
40 мин | |||
10.00 |
10.15 |
Телефон |
15 мин | |||
10.15 |
13.00 |
Обзвон клиентов |
165 мин | |||
13.00 |
14.00 |
Обед |
Не учитывается | |||
14.00 |
14.15 |
Заключение договора аренды |
15 мин | |||
14.15 |
14.30 |
Обзвон клиентов |
15 мин | |||
14.30 |
15.00 |
Заключение договоров аренды |
30 мин | |||
15.00 |
15.15 |
Потеря |
15 мин | |||
15.15 |
15.45 |
Обзвон клиентов |
30 мин | |||
15.45 |
16.30 |
Заключение договоров аренды |
45 мин | |||
16.30 |
16.45 |
Сканирование документов |
15 мин | |||
16.45 |
17.30 |
Обзвон клиентов |
55 мин | |||
17.30 |
17.45 |
Разбор звонков |
30 мин | |||
17.45 |
18.00 |
Завершение работы |
15 мин | |||
Информация о работе Анализ содержания труда рабочего времени менеджера