Анализ содержания труда рабочего времени менеджера

 

Таблица 1

Структура фактических  затрат рабочего времени менеджера

Затраты рабочего времени		Всего за период  наблюдения, мин		Удельный вес (%)
Обзвон клиентов		2150 мин.		38
Отправка почты		300		5,3
Просмотр почты		170		3
Разбор звонков		310		5,48
Заключение договоров  аренды		910		16,08
Потери	400		7,07
Телефон	80		1,4
Копирование документов	90		1,59
Сканирование документов	180		3,18
Завершение работы	90		1,59
Подготовка рабочего места	140		2,47
Обед	840 мин		14,84
Сумма	5660 мин		100%

 

Таблица 2

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени  
выполняемым функциям менеджера

Наименование работ  (перечень элементов затрат)	Плановые затраты  рабочего времени,   %	Фактические затраты  рабочего времени,   %	D  (±)
1	2	3	4
Обзвон клиентов	40	38	2
Отправка почты	5,5	5,3	0,2
Просмотр почты	3	3
Разбор звонков	3	5,48	-
Заключение договоров аренды	20	16,08	3,92
Потери	5	7,07	-
Телефон	0	1,4	-
Копирование документов	1,59	1,59
Сканирование документов	3,18	3,18
Завершение работы	1,59	1,59
Подготовка рабочего места	2,30	2,47	-
Обед	14,84	14,84
Итого	100	100

 

Для оценки уровня организации труда  могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование  фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные  стороны, так и существенные недостатки.

При анализе затрат рабочего времени  необходимо использовать их классификацию. Известно несколько классификаций близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат. В процессе выполнения курсового проекта используется классификация затрат рабочего времени.

Согласно данной классификации  все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов.

Время работы – это период, в  течение которого выполняется работа, соответствующая достижению тех или иных целей. Затем время работы должно быть подразделено на время выполнения должностных обязанностей или время работ, включенных в план; время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями или время выполнения работ, не включенных в план; и время непроизводительной работы или время на выполнение работ и мероприятий, не нашедших отражение в дереве целей.

Время перерывов охватывает время, когда исследователь не занят  какой-либо деятельностью и включает в себя как регламентированные, так  и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы –  это время на отдых и время  на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Время перерывов на личные надобности не должно превышать 30 мин в день.

Нерегламентированные перерывы – это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, зависящими от исследователя, а также организационно-техническими причинами, не зависящими от него. К числу последних следует отнести все перерывы, вызванные нарушением режима работы.

Данную классификацию необходимо использовать для выявления величины и удельного веса различных видов  затрат рабочего времени в общих  его затратах (структуры затрат), для определения и анализа  занятости отдельными видами работ (определение содержание труда), установления продолжительности и периодичности выполнения отдельных видов работ и мероприятий, уровня их автоматизации и механизации.

В рамках курсового проекта анализ использования рабочего времени  проводится 
в двух направлениях. Первое дает характеристику экстенсивности использования рабочего времени, т.е. отражает использование фонда рабочего времени; второе направление отражает степень рациональности его использования с точки зрения выполнения различных видов работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

Для оценки результативности использования  рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности (К_Э), рассчитываемый по формуле:

К_Э = (Ф – П)/Ф = 1 - П/Ф

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, (мин);

Ф – фактический фонд рабочего времени (мин).

К_Э = (5660 – 1240)/ 5660 = 1 – 1240/5660 = 0,78

Далее следует определить показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, К_ПР:

К_ПР =  ПР/Ф

где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, (мин).

К_ПР =  400/5660 = 0,07

Коэффициент потерь рабочего времени  на регламентированные перерывы, К_ОТ:

К_ОТ =  ОТ/Ф,

где ОТ – время на отдых и личные надобности, (мин).

К_ОТ =  840/6295 = 0,133

Учитывая, что регламентированные перерывы в работе по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени, максимально возможное значение К_Э может составлять 0,94.

Согласно формуле, коэффициент экстенсивности составляет 0,93. Следовательно, режим труда и отдыха не нарушается, однако имеются фонд рабочего времени резервы лучшего использования фонда рабочего времени и в ходе дальнейшего анализа будут установлены конкретные причины потерь и определить меры по их устранению или сокращению.

Для анализа содержания труда и  оценки отдельных сторон организации  труда проводится расчет показателей, характеризующих структуру затрат времени по различным признакам его классификации, по соответствию выполненной работы запланированным мероприятиям, по содержанию работы, однородности выполненных работ, характеру деятельности, уровню механизации труда, которые также даётся качественная характеристику использования рабочего времени.

Анализ затрат времени на выполнение работ, включенных и не включенных в план, дает материал для совершенствования процедур планирования в будущих периодах.

Согласно «Должностной инструкции менеджера», все работы перечисленные 
в классификаторе являются должностными обязанностями менеджера, поэтому К_НП будет равно 0.

Коэффициент, характеризующий затраты  времени на выполнение работ, включенных в план, находится по формуле: К_ВП = 1 – К_НП.

К_ВП = 1 – 0 = 1

Далее следует проанализировать затраты  времени на выполнение работ, нашедших отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией, они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Определив их величину и удельный вес в общем времени, затраченном на выполнение данной группы работ, студент получает представление о фактической укрупненной структуре затрат по содержанию труда. Дальнейшая задача – определить на сколько эта структура рациональна. При проведении анализа в этом направлении следует считать, что на подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места может приходиться по 2-4% фонда рабочего времени.

Данный анализ дает необходимый  исходный материал для разработки конкретных мероприятий по улучшению организации и обслуживанию рабочих мест.

Определив затраты времени на основную (оперативную) работу, идёт анализ их по характеру деятельности.

 

Таблица 3

Наименование работ  (перечень элементов затрат)	Всего за период  наблюдения,   мин	Удельный вес,   %
1	2	3
Основное (оперативное) время
Обзвон клиентов	2150	38
Отправка почты	300	5,3
Просмотр почты	170	3
Разбор звонков	310	5,48
Заключение договоров аренды	910	16,08
Итого	3 840	67,86
Подготовительно-заключительное время
Сканирование документов	180	3,18
Копирование документов	90	1,59
Телефон	80	1,4
Итого	350	6,17
Время обслуживания рабочего места
Подготовка рабочего места  (включение оргтехники)	140	2,47
Завершение работы (выключение оргтехники)	90	1,59
Итого	230	4,06

 

Оперативное время и подготовительно-заключительное время значительно превышают предел 2-4%. Но данные показатели уменьшить нельзя, т.к. работы в этих разделах являются обязательными.

В процессе анализа рассчитываются показатели, характеризующие структуру занятости менеджера. Для этого определяется значение коэффициентов, 
характеризующих удельный вес соответственно творческой (К_Т), организационно-административной (К_ОА), формально-логической (К_ФЛ) и исполнительской (К_И) работы 
в затратах времени на основную работу.

 

К_Т = Т/О  

К_ОА = ОА/О  

К_ФЛ = ФЛ/О   

К_И = И/О  

где Т, ОА, ФЛ и И – затраты времени на выполнение соответственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работы, (мин);

О – время основной работы, (мин).

Творческая работа

Организационно-административная  – телефон

Формально-логическая

Исполнительская – Обзвон клиентов, отправка почты, просмотр почты, разбор звонков, заключение договоров аренды, копирование документов, сканирование документов

К_Т = 0  

К_ОА = 80/3 840 = 0,02 

К_ФЛ = 0  

К_И = 4 110/3 840 = 1,07 

Рассчитав эти коэффициенты, получаем необходимый материал для оценки рациональности разделения своего труда и дополняем качественную характеристику использования рабочего времени с позиций оценки рациональности его структуры.

Принимая во внимание представленную систему количественных и качественных показателей использования рабочего времени, предоставляется возможность определить приоритетные направления и комплекс мер по совершенствованию организации труда.

В ходе дальнейшего анализа  даём ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени тратится на специально выделенные важнейшие работы?

На важнейшие работы тратится примерно одинаковое время.

2. С кем я связан по работе?

Моя работа включает взаимодействие со всеми отделами.

3. Как формируется мой рабочий  день?

Состоит из как заранее запланированных функциональных блоков, так из непродолжительных по времени. Такой распорядок связан с постоянным потоком посетителей, а также с должностными обязанностями.

4. В какие дни недели и в  какие часы, в какое время дня  Вами были достигнуты наилучшие результаты?

Наилучшим считается первая среда двухнедельного наблюдения, так как был выполнен план и время нерегламентированных перерывов было меньше. Наименее лучшей была пятница первой недели, в связи с достаточным количеством нерегламентированных перерывов, невыполнении плана и прерываний в работе.

В целях проведения детального изучения содержания труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода даём оценку каждой выполненной Вами работе по следующим критериям:

● необходимость выполнения работы;

● оправданы ли затраты времени  на ее выполнение;

● целесообразность выполнения работы;

● сознательно ли определен временной  интервал для выполнения работы.

По данным критериям анализируется  каждая из работ соответствующего дня периода наблюдений. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ "да" или "нет".