Анализ содержания труда рабочего времени менеджера

Выводы, сделанные на основе фотографии рабочего дня, могут оказаться характерными только для наблюдаемого объекта и соответствующего интервала времени. Для получения обобщенных выводов о состоянии организации труда и производства, объективное представление об использовании рабочего времени, необходимо охватывать фотографией рабочего дня не менее половины работающих участка, отдела, цеха. Изучение рабочего времени будет эффективным только в том случае, если оно проводится систематически и охватывает большую группу рабочих и если сами работники принимают в нем активное участие. Именно рабочие могут подсказать, что именно вызывает потери времени, какие резервы роста производительности труда есть на данном рабочем месте.

Хотя самофотография характеризует  потери рабочего времени по организационно-техническим причинам не менее объективно, чем ФРВ, она не дает представление о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Поэтому наряду с самофотографией нужно проводить и ФРВ.

Самофотографию подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.

Наиболее распространена индивидуальная самофотография, при помощи которой  изучают потери рабочего времени  у одного исполнителя. При помощи групповой самофотографии изучают  потери рабочего времени у исполнителей, обслуживающих один агрегат. Менее распространенной является бригадная самофотография. В отличие от индивидуальной и групповой самофотографии в бригаде фиксируют потери рабочего времени не все ее члены, а один человек. В карте бригадной самофотографии указывают не только потери рабочего времени, их причину и продолжительность, но и сколько человек из бригады одновременно простаивало.

Фотохронометраж представляет собой  комбинированный способ изучения рабочего времени, основанный на совмещении хронометража и фотографии рабочего времени. Сущность его в том, что фотография рабочего времени в отдельные периоды времени дополняется хронометражем.

Существенным преимуществом перед  раздельным проведением хронометража и ФРВ является то, что за один и тот же период времени можно получить данные и о целесообразности использования сменного времени, и о структуре оперативного времени и рациональности приемов при выполнении основной работы.

Этот метод имеет особо важное значение при изучении времени исполнителей, занятых в течение смены на нескольких видах работ, характеризующихся цикличностью повторения, когда заранее невозможно установить время и последовательность их выполнения.

Задачи и направления организации труда.

• технико-технологические – выражают влияние, оказываемое организацией труда на совершенствование структуры предприятия, специализацию производств, выбор технологических процессов (например, проектирование цехов, разработка новых технологических процессов, конструирование оборудования);
• экономические – выражают направленность организации труда на создание такой системы взаимосвязи человека со средствами производства, которая обеспечивает максимальную производительность труда, минимальную себестоимость производства продукции, максимальную рентабельность производства.
• психофизиологические – создание благоприятных условий труда на рабочих местах, обеспечивающих высокую работоспособность человека в течение длительного времени (например, за счёт обоснованных режимов труда и отдыха, создания нормальных условий труда);
• социальные – их основной целью является обеспечение содержательности и привлекательности труда, обеспечение сочетания физических и умственных усилий работающих при выполнении определённых работ и функций.

Перечисленные задачи взаимосвязаны  между собой и с совершенствованием техники и технологии производства. На практике невозможна эффективная реализация решения одной из перечисленных задач, обособленно от других задач. Наибольшая эффективность достигается при комплексном и взаимосвязанном решении перечисленных задач.

 

Современное состояние  проблемы

В условиях рыночных отношений значение организации труда возрастает. Это  объясняется тем, что при возрождаемой конкуренции все большее значение приобретает результативность труда, все заметнее сказываются на итогах деятельности как потери, понесенные вследствие упущений, так и выигрыш, полученный от реализации резервов предприятия и роста производительности труда. По мере технического совершенствования производства возрастает цена единицы рабочего времени, а его экономия достигается за счет более совершенной организации труда.

Высокая организация труда и  научно обоснованные нормы затрат труда  являются непременным условием эффективной  деятельности. Следовательно, проблемы организации труда необходимо глубоко  изучать и настойчиво разрешать их как в науке, так и на практике.

Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной  политики и нормативно-правовому регулированию в сфере топливно-энергетического комплекса, в том числе по вопросам электроэнергетики, нефтедобывающей, нефтеперерабатывающей, газовой, угольной, сланцевой и торфяной промышленности, магистральных трубопроводов нефти, газа и продуктов их переработки, возобновляемых источников энергии, освоения месторождений углеводородов на основе соглашений о разделе продукции, и в сфере нефтехимической промышленности, а также функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере производства и использования топливно-энергетических ресурсов.

Структурными подразделениями  Министерства энергетики Российской Федерации  являются департаменты по основным направлениям деятельности Министерства. В состав департаментов включаются отделы.

Департамент административной и законопроектной  работы организует 
и координирует осуществление полномочий Министерства по следующим направлениям деятельности:

организация законопроектной работы в Министерстве, подготовка предложений  по формированию позиции Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по проектам федеральных законов (законам), рассматриваемым палатами Федерального Собрания Российской Федерации, а также обеспечение взаимодействия с палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

правовое обеспечение деятельности Министерства;

вопросы прохождения государственной  гражданской службы сотрудниками центрального аппарата Министерства;

организация российских экспозиций на проводимых в Российской Федерации  и за рубежом выставках и ярмарках в сфере ТЭК, частично финансируемых за счет средств федерального бюджета;

контроль за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства  Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства, отдельных поручений Министра энергетики Российской Федерации;

вопросы обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну, включая вопросы антитеррористической защищенности объектов ТЭК. Имеет право подписи:

приказов Министерства о назначении, переводе, перемещении и увольнении государственных гражданских служащих центрального аппарата Министерства категории  «обеспечивающие специалисты», категории  «специалисты» и категории «руководители» до заместителей руководителей структурных подразделений включительно, а также заместителей руководителей территориальных органов Министерства и сотрудников, не являющихся государственными гражданскими служащими, и служебных контрактов (трудовых договоров) с указанными лицами;

приказов Министерства о командировании и предоставлении отпусков государственным  гражданским служащим центрального аппарата Министерства категории «обеспечивающие  специалисты», категории «специалисты»  и категории «руководители» до заместителей руководителей структурных подразделений включительно, руководителей структурных подразделений с согласия Министра энергетики Российской Федерации, а также сотрудников, не являющихся государственными гражданскими служащими;

приказов о командировании государственных гражданских служащих категории «помощники (советники)» с согласия Министра энергетики Российской Федерации;

приказов и распоряжений Министерства о создании рабочих групп, комиссий и иных координационных и совещательных  органов, в том числе межведомственных, для решения конкретных задач в установленной сфере деятельности из числа сотрудников центрального аппарата Министерства с участием представителей подведомственных Министерству организаций и иных федеральных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию);

государственных контрактов (договоров), заключаемых в установленном  порядке.

В структуру Департамента входят:

- отдел контроля и работы  с обращениями граждан; 

- отдел координации законопроектной  работы;

- отдел государственной службы и кадров;

- отдел по взаимодействию с  общественными объединениями.

Объект исследования – секретарь  директора Департамента административной 
и законопроектной работы.

График работы сменный с 08ч30 до 19ч30 через день при пятидневной рабочей недели.

Согласно «Должностной инструкции» секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу 
   и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени 
   и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний 
    и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб 
    и предложений работников.
 

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

По моему мнению, рабочее время используется рационально, соблюдаются принципы важности и срочности. Рабочее место организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению, что является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.  Иногда в течение дня возникают помехи, которые тормозят рабочий процесс. С помощью метода «Самофотографии» выявлю основные проблемы рационального использования рабочего времени.

 

Аналитическая часть

Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В соответствии с I вариантом выполнения курсового проекта анализируется  структура затрат рабочего времени менеджера и определяется соответствие (несоответствие) этих затрат его функциональным обязанностям.

С этой целью, пользуясь методом  фотографии, заполняется карта самофотографии рабочего времени (приложение 1) в течение двух рабочих недель. Типовой классификатор затрат рабочего времени представлен в приложении 2. Карта самофотографии рабочего времени заполняется фиксированием на бланке момента времени начала и окончания конкретной работы секретаря с указанием шифра выполненной работы.

После сбора первичных данных производится обработка карт самофотографии. Суммируются все затраты рабочего времени на выполнение i-го вида работ за весь период наблюдения (N_i):

N_i = å n_ij

j

где n_ij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-ому виду работ, мин.

Определяется удельный вес каждого  вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдений.

На основании полученных данных заполняются таблицы: "Структура фактических затрат рабочего времени менеджера" (табл. 1) и "Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям менеджера" (табл. 2). Графа 2 табл. 2 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса специалистов соответствующей службы (приложение 4), с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций, порученных конкретному специалисту.

С использованием результатов сравнения  рекомендуемой (плановой) структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени секретаря, заполняется таблица, представленная в приложении 3. На базе полученных аналитических данных разрабатываются организационно-технические мероприятия, позволяющие снизить нерациональные потери рабочего времени менеджера, в соответствии с разделом 5 настоящих указаний.