Анализ процесса организации работы с управленческим решением

   Каждая из этих функций в свою очередь может быть представлена совокупностью более частных функций. Так, например, планирование включает функции анализа состояния объекта управления, прогнозирования тенденций его развития, определения целей и стратегий, разработки комплекса мероприятий  (конкретизацию  мероприятий и ресурсов по исполнителям и срокам).

   В рамках каждой  управленческой  функции принимаются определенные решения, вытекающие из содержания   этой функции.

   В табл. 1 представлены важнейшие решения, типичные для различных функций управления.

Таблица 1.

Решения, типичные для функций  управления

  Выполнение  общих и частных функций управления требует принятия решений. Например, при планировании принимаются плановые решения, при организации — организационные  решения, при мотивации — стимулирующие  решения.  В каждую такую функцию управления можно «встроить» рассматриваемые ниже процедуры принятия решений. С этой точки зрения принятие решения, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Принятие решений обеспечивает ответы на вопросы, что делать и как делать, возникающие при реализации всех функций управления. Выполнение различных функций управления, таким образом, можно представить как последовательность соответствующих решений.

   Кроме того, управленческое решение связывает функции управления, поскольку процесс управления, представляющий последовательную реализацию функций управления и направленный на достижение поставленных целей, может в целом рассматриваться как принятие решения. Так, планирование, как ранее уже отмечалось,  предполагает постановку целей и выбор альтернатив и мероприятий по их достижению, организация и мотивация характеризуют главные действия по реализации принятого планового решения, а контроль предполагает оценку уровня  выполнения принятого решения. Можно говорить, что функция принятия решений выполняет в процессе управления особую роль — она необходима для осуществления всех других функций.

  Таким образом, имеет место взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур принятия решений. По сути дела, это трудноотделимые друг от друга  виды управленческой деятельности. Знание методов, средств и процедур процесса принятия решений является необходимым условием повышения эффективности выполнения отдельных функций управления,  управления в целом.  В организации и технологии принятия решений прежде всего находит свое отражение общее усиление роли науки и информационно-технических средств в управленческом процессе. Правильное понимание и рациональное использование современных математических методов и вычислительных средств в построении систем сбора, хранения, обработки и распределения информации в управлении возможны только на основе рассмотрения процессов принятия решений. 
 
 

2. Содержание  задачи принятия управленческого  решения.

   В самой общей форме любая задача может быть представлена в виде «дано...», «требуется определить...». Руководствуясь этой формой, опишем содержание задачи принятия решений отдельно для  индивидуального и группового ЛПР, используя некоторые идеи формального представления задачи принятия решения, изложенные в работе.

   Одной из особенностей предложенной схемы процесса принятия решения, влияющей на формулирование задачи принятия решения, является подразделение этапа непосредственного принятия решения на две операции: выработка рекомендаций со стороны специалистов — системных аналитиков относительно выбора лучшего решения (предварительное решение) и принятие окончательного варианта решения  непосредственно ЛПР. Системные аналитики (специалисты, осуществляющие сбор информации и ее анализ)  основывают свои рекомендации на основе научных методов, стремясь свести к минимуму субъективизм оценок.  ЛПР преломляет рекомендации через свое субъективное восприятие, поэтому принятое решение не обязательно совпадает с рекомендациями системных аналитиков.

   При принятии решений учитываются как управляемые, так и неуправляемые переменные (факторы). Первые находятся в распоряжении ЛПР  и  прежде всего характеризуют способы использования ресурсов для достижения поставленных целей. Вторые характеризуют заданные внешние и внутренние условия, не являющиеся инструментом управления при принятии решения (правовые, финансовые и др. ограничения,  имеющиеся производственные и кадровые возможности  и т.п.), но оказывают сильное влияние на выбор решения.

   С учетом изложенного для индивидуального ЛПР задача принятия решений может быть записана в следующем  виде:

< С, T, Р | С_д, П, Ц, О, А, K, f,  А*>,                          (1.1)

где слева от вертикальной черты расположены  символы, описывающие известные, а  справа неизвестные элементы задачи:

С  — исходная проблемная ситуация;

Т  — время для принятия решения;

Р  — потребные для принятия решения ресурсы;

С_д  — доопределенная  проблемная  ситуация;

П = (П₁,..., П_n)  — множество предположений (гипотез) о развитии ситуации в будущем, как частный случай может использоваться одно предположение;

Ц = (Ц₁, ..., Ц_k)  — множество целей, на достижение которых направлено решение, как частный случай, решение может быть направлено на достижение одной цели;

О = (О₁..., О₁)  — множество ограничений;

А = (А₁, ..., А_m ) — множество альтернативных вариантов решения (как минимум — два);

К = (К₁,..., К_р)  — множество критериев  выбора наилучшего решения, как частный случай может использоваться один критерий;

f  — функция предпочтения ЛПР, включающая как объективные критерии из множества К, так и личные субъективные предпочтения ЛПР;

А*  — оптимальное решение.

   В ряде случаев время и ресурсы на принятие решения могут быть неизвестны и подлежат определению самим ЛПР и системными аналитиками. Тогда необходимо располагать символы Т и Р в формуле (1.1) справа от вертикальной черты. Что же касается проблемной ситуации, то, если исходная проблемная ситуация  (С) определена с уровнем конкретности,  достаточным для принятия решения, ее доопределение не требуется,  и Сд тогда справа от вертикальной черты отсутствует.

   Ресурсы, необходимые  для реализации отдельных вариантов решений, входят в множество ограничений О, кроме того, они учитываются в множестве К в качестве одного из основных критериев.

   Рассмотрим более подробно элементы задачи принятия решений. Под проблемой  понимается разница между фактическим и желаемым состоянием объекта принятия решения.  Проблема всегда связана с определенными условиями и причинами ее возникновения, которые обобщенно называют ситуацией. Совокупность проблемы и ситуации образует проблемную ситуацию. Исходная проблемная ситуация С описывается содержательно и, если это возможно, совокупностью количественных характеристик. Описание проблемной ситуации должно заканчиваться краткой содержательной формулировкой проблемы, которую необходимо решить.

   В зависимости от характера задачи время на принятие решения Т может составлять секунды или часы, что характерно для срочных или  оперативных задач, и гораздо больший период времени — для несрочных или долгосрочных задач. Располагаемое время существенно влияет на возможности получения полной и достоверной информации о проблемной ситуации и всестороннего обоснования вариантов решений и последствий от их реализации. 

   В качестве ресурсов Р для нахождения оптимального решения (но не его реализации) могут использоваться: знания и опыт ЛПР, системных аналитиков и экспертов; научно-технический и информационный  потенциал организации, где готовится решение, и т. п.

   На начальной стадии принятия решения исходная проблемная ситуация может быть  определена не полностью. Это может быть обусловлено различными  факторами, например неполнотой информации, недостаточной аналитической проработанностью исходной проблемы и т.п.  В этих условиях может потребоваться доопределение исходной  проблемной ситуации до уровня конкретности, достаточного для последующих действий по принятию решения.

   Множество предположений (гипотез) о развитии ситуации в будущем характеризует неопределенность многих факторов, внешних и внутренних условий реализации принимаемого решения.

   Очевидно, что нельзя сформулировать цели, выбрать варианты решений, не ориентируя их на определенный вариант развития проблемной ситуации.  Возможна подготовка вариантов решений (цели и действия по их достижению) для различных предположений о развитии ситуации в будущем. Такой подход связан  с ситуационным управлением, с планированием по вариантам.

   В случаях  когда неопределенность  относительно развития проблемной ситуации отсутствует, отпадает необходимость формирования множества предположений.

   Для четкого определения  вариантов устранения проблемной ситуации необходимо сформулировать множество целей Ц = (Ц_j ..., Ц_k). Реальные задачи, как правило, многоцелевые, и только в отдельных частных случаях может формулироваться единственная цель. Кроме того, даже единственная цель может быть развернута  на подцели.

   Реализация решения всегда осуществляется в условиях различных ограничений: финансовых, материальных, кадровых, правовых и т. п. Поэтому необходимо четко сформулировать множество ограничений О = (О₁, ..., О₁), которые должны учитываться при принятии решения в конкретной проблемной ситуации.

   Для достижения множества целей формируется множество альтернативных вариантов решений А = (А₁, ..., А_m), из которых должно быть выбрано единственное оптимальное или приемлемое решение А*. В множество

возможных решений  может включаться и решение о  бездействии, при котором сохраняется  проблемная ситуация. Решения описываются  содержательно и формально —  набором определенных характеристик, в число которых обязательно  включаются также ресурсные характеристики.

   Множество критериев К = (К₁, ..., К_р) используется для оценки вариантов решений по достижению целей в условиях выбранной ситуации и их ранжирования по приоритетам. С помощью К можно получить абсолютную или  относительную оценку решений. Абсолютная оценка решений может быть произведена только в частных и весьма редких случаях.

   Поэтому в подавляющем числе реальных задач удается осуществить только сравнительную оценку решений. Эта оценка может носить качественный характер, тогда все альтернативные варианты решений просто упорядочиваются по интегральной критериальной оценке, или количественный характер, тогда можно сравнивать, на сколько или во сколько раз одно решение лучше другого. В результате такой оценки системные аналитики осуществляют предварительный выбор лучшего решения — Ап*.

   Здесь делается предположение, что у системных аналитиков нет своей системы предпочтений личного плана и они осуществляют работу по формулированию вариантов решений  и их оценке объективно, не защищая чьи либо интересы. Во многих реальных ситуациях принятия решений это, видимо, не так. Однако если не делать данного предположения, то просто невозможно в области управления и принятия управленческих решений что-либо рассматривать с научной точки зрения. Субъектом управления (принятия управленческих решений)  является человек, и с этой точки зрения все в управлении субъективно.

   Выбор окончательного наилучшего решения А* производится ЛПР на основе своей функции предпочтения f.  В общем случае А* № Ап*.

   Суммируя изложенное, задачу принятия решения индивидуальным ЛПР можно кратко сформулировать следующим образом. В условиях проблемной ситуации С, располагаемого времени Т и ресурсов Р необходимо доопределить ситуацию, получив С_д, сформулировать множества целей Ц, ограничений О, альтернативных решений А,  произвести оценку решений и найти оптимальное решение А*  из множества А, руководствуясь сформулированными критериями выбора К и функцией предпочтения ЛПР f.  Функция предпочтения характеризует индивидуальные особенности ЛПР, его интересы. Аналитически эта функция может быть выражена только с точки зрения уровня оптимизма ЛПР. Мнение ЛПР относительно наилучшего решения может не совпадать с мнением системных аналитиков.