Выборочный  контроль работы сотрудников также  может быть полезен. При этом наряду с выборкой людей полезна и выборка из совокупности дел, которыми занимается данный сотрудник. Сравнительно небольшие затраты времени менеджера позволяют держать под контролем обе рассматриваемые совокупности, каждый элемент который имеет некоторую (одну и ту же для всех элементов совокупности) вероятность быть отобранным и тщательно проконтролированным.

      Процесс контроля имеет следующие этапы.

      1. Установление нормативов, которые: с одной стороны, можно рассматривать как критерии эффективности деятельности; с другой - как определенные планом результаты, характеризующие деятельность на каждом этапе достижения цели.

      Нормативы должны удовлетворять следующим  требованиям: возможность проверки; измеримость.

      2. Определение эффективности деятельности путем сопоставления нормативов с действительностью. При этом следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы его деятельности и тем труднее, а зачастую и нужнее, эту деятельность контролировать.

      3. Корректировка отклонений от планов и нормативов, которая может осуществляться путем: пересмотра или модификации целей и планов; перераспределения или уточнения заданий; выделения дополнительного персонала или других ресурсов; совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров; увольнения сотрудника.

      С информационной точки зрения систему  управленческого контроля можно  представить как систему с  обратной связью в виде схемы (см. рис. 1.5).

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      В приведенной схеме обратная связь выполняет две основные функции:

      1) обнаружение ошибок при движении  к цели;

      2) инициирование корректирующих воздействий. 

   1.7 Характеристика функции корректировки на предприятии  

      Система контроля, которая не позволяет устранить  серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

      Результаты  контроля позволяют скорректировать  первоначальную цель в направлении увеличения объема продаж либо сокращения срока для достижения ранее поставленной цели.

      Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов. Так, например, руководство может считать, что основной переменной величиной, вызывающей отклонение фактических результатов от желаемых, является структура организации.

      Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Естественно поэтому менеджер не может выбрать какое-то одно корректирующее действие только потому, что оно решает только что возникшую проблему. Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношения к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.

      Корректировка отклонений от планов и нормативов, которая может осуществляться путем: пересмотра или модификации целей и планов; перераспределения или уточнения заданий; выделения дополнительного персонала или других ресурсов; совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров; увольнения сотрудника.

      Не  все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

      Часто случается так, что система контроля указывает на необходимость пересмотра планов. Если, например, почти все коммивояжеры превышают свои квоты на 50%, то, видимо, это — слишком низкая квота, и она не может служить стандартом приемлемой результативности. Успешно действующие организации зачастую вынуждены пересматривать свои стандарты в сторону повышения. Кроме того, временами оказывается, хотя это и не должно происходить слишком часто, — что планы составлены чересчур оптимистично. Поэтому стандарты подчас надо пересматривать и в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически, делают тщетными стремления рабочих и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию. Как и в случае с корректирующими действиями различного типа, необходимость радикального пересмотра стандартов (в сторону повышения или понижения) может служить симптомом проблем, возникших либо в процессе собственно контроля, либо в процессе планирования.

 

    2. АНАЛИЗ ПРОИЗВОДСТВЕННО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЧУП «НИНЕЛЬ-ШИК» 

     2.1. Краткая характеристика деятельности организации 

      Частное производственное унитарное предприятие  «Нинель-шик» (далее ЧУП «Нинель-шик»), основано на частной собственности  и создано в соответствии с Гражданским Кодексом Республики Беларусь.

      Частное производственное унитарное предприятие  «Нинель-шик»  зарегистрировано решением Брестского областного исполнительного комитета № 12241 от 12.07.2006 года. УНП 290473671. Учредителем и собственником предприятия является Матяш Светлана Михайловна.

      Цель  деятельности согласно устава ЧУП «Нинель-шик» заключается в своевременном, качественном и полном удовлетворении потребностей населения в швейных и трикотажных изделиях. Конечная цель  получение прибыли.

      Юридический адрес Предприятия: Республика Беларусь, 225000, Брестская область, г. Брест, ул. Суворова, д.21, к. 13.

      Предприятие с момента государственной регистрации  является юридическим лицом по законодательству Республики Беларусь, имеет расчетный  и иные счета в банках, действует в условиях полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, имеет право от своего имени заключать договора, быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие не имеет филиалов. Целью деятельности Предприятия является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли.

      Уставный  фонд предприятия составляет 2.210 000  белорусских рублей и сформирован  за счет денежного вклада собственника. До государственной регистрации уставный фонд сформирован полностью.

      Имущество предприятия составляют основные фонды, оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе Имущество Предприятия образуется за счет: денежного и неденежного вклада Собственника; кредитов банка и иных кредиторов;  доходов, полученных от реализации продукции, работ, услуг, безвозмездных или благотворительных взносов, пожертвований предприятий, организаций, граждан, иных источников, не запрещенных законодательством Республики Беларусь.

      Имущество предприятия, а также доходы, полученные от использования имущества принадлежат Предприятию на праве хозяйственного ведения. Право хозяйственного ведения возникает у Предприятия с момента передачи ему имущества. Предприятие владеет, пользуется и распоряжается имуществом, однако Предприятие не вправе продавать имущество, сдавать его в аренду, в залог, вносить в качестве вклада в уставный фонд иных предприятий и обществ  без согласия Собственника.

      ЧУП «Нинель-шик» предприятие молодое, свою производственную деятельность оно начало с  января 2007 г. Для организации своей деятельности предприятием открыт расчетный счет 3012000002980 в Филиале № 4 ОАО «БелПромбанк» МФО 150501171.  
 

1.2 Характеристика структуры управления и анализ взаимосвязей между подразделениями 

      Для ЧУП «Нинель-шик»  характерна линейно-функциональная организационная структура управления.

      Линейно-функциональная организационная структура управления является простейшей, т.к. в данном случае все функции управления и подчинения сосредоточены у одного руководителя фирмы на основании чего создается строго вертикальная линия управления и прямой путь взаимодействия подчиненных. При такой схеме управления укрепляется единоначалие и личная ответственность руководителя, а также уменьшается возможность принятия самостоятельных решений. В данном случае руководитель является универсальным специалистом фирмы.

      Структура управления ЧУП «Нинель-шик» представлена на рисунке 2.1. 

 

      Рисунок 2.1 Организационная  структура управления ЧУП «Нинель-шик» 

      Преимущества  линейно-функциональной ОСУ:

      1.   Единство и четкость распорядительства.

      2.  Оперативность в принятии решений, однако результат не всегда является эффективным.

      Негативные  моменты:

1. Повышенная   ответственность   руководителя   за   результаты возглавляемого им подразделения.
2. Повышенная перегрузка информацией.
3. Множество контактов с подчиненными.
4. Высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности, что ограничивает масштабы и возможности руководителя по эффективному управлению подразделениями.

      Директор  ЧУП «Нинель-шик» определяет основные стратегические направления деятельности предприятия, осуществляет планирование его деятельности, организует получение лицензий, ведет коммерческую и товароведческую работу, представляет предприятие во взаимоотношениях с государственными органами, осуществляет премирование работников предприятия, прием и увольнение персонала, осуществляет контроль за деятельность работников.

      Помимо  основных функций директор владеет  необходимыми навыками для замены любого специалиста на непродолжительный срок.

      Главный бухгалтер предприятия ведет  бухгалтерский учет и отчетность, составляет статистическую отчетность, проводит регистрацию расценок на услуги, анализ финансово-экономической деятельности предприятия и др. По сути главный бухгалтер совмещает на предприятии функции бухгалтера и экономиста. В своей деятельности главный бухгалтер подотчетен директору предприятия. Он обеспечивает руководство финансовой информацией о результатах финансово-хозяйственной деятельности, финансовом состоянии предприятия, производит расчеты экономической эффективности сделок по комиссионной торговле.

      Специалисты предприятия обеспечивают организацию  производственного процесса, проводят рекламные кампании, маркетинговые  исследования рынка.

      Специалисты предприятия выполняют распоряжения и приказы непосредственно директора. Они информируют последнего о всех замеченных изменениях на рынке, о реакции клиентов на инновации в деятельности предприятия.

      Главный бухгалтер предприятия получает от специалистов первичные документы, информацию о ценах конкурентов фирмы и др.

      Специалисты ЧУП «Нинель-шик» получают от главного бухгалтера общие сведения о результатах  финансово-хозяйственной деятельности ЧУП «Нинель-шик», о его финансовом положении.