Выбор поставщиков и работа с ними

   – обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;

   – не забывать демонстрировать на деле общность интересов;

   – знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых

   – проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;

   – соблюдать принятые на себя обязательства;

   – учитывать в деловой практике интересы поставщика;

   –поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

   Наиболее  продуктивной считается такая форма снабжения, когда фирма-закупщик имеет взаимовыгодные длительные во времени, доверительные отношения с несколькими поставщиками. В рамках таких взаимоотношений, 
поставщик и закупщик помогают друг другу улучшать свою продукцию и увеличивать объемы продаж, являются друг для друга источником идей в области новой техники, технологии, материалов. Такие отношения включают также своевременность сообщений о возможных изменениях в 
продукте, в планах и расписании производственного процесса. Высокоразвитая функция закупок требует установления и поддержания таких взаимоотношений поставщика и закупщика на основе взаимной выгодности.

Существуют различные факторы, которые влияют на издержки снабжения, а в конечном итоге — на издержки производства. Например, потери потребителя в связи с нарушением сроков поставки или поставкой некачественной продукции. Влияние многих факторов заранее определить количественно весьма сложно. В связи с этим используют метод экспертных оценок, который позволяет достаточно объективно установить рейтинг различных поставщиков и получить интегрированный показатель их комплексной оценки.

Безусловно, определяющее значение при выборе поставщиков играет правильный отбор критериев.

Немаловажное  значение для получения объективных  результатов по выявлению рейтинга поставщиков имеет выбор метода экспертных оценок. Более простым с позиций организации работ является метод индивидуальных экспертных оценок, но при его использовании трудно избежать субъективизма. Поэтому следует отдавать предпочтение методу коллективных оценок. Его эффективность повышается, если правильно сформировать коллектив экспертов, объективно оценив компетентность каждого участника и его влияние на конечный результат. Для этого применяют разные приемы, в частности интервью и аналитические экспертные оценки.

В отборе поставщиков  хорошо отработаны алгоритмы методов предпочтений и рангов, парного сравнения и расстановки приоритетов. Перечисленные методы позволяют получить количественное выражение интегрированного показателя рейтинга поставщиков и на его основе выявить лучшего из них.  

   1.2. Методы выбора  поставщиков. 

   Процедура выбора поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными  и эффективными являются:

   – конкурсные торги

   –письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

   Конкурсные  торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

   Проведение  тендера включает следующие этапы. [2 с.93]

   –реклама;

   –разработка тендерной документации;

   –публикация тендерной документации;

   –приемка и вскрытие тендерных предложений;

   –оценка тендерных предложений;

   –подтверждение квалификации участников торгов;

   –предложение и присуждение контракта.

   Организация конкурсных торгов – сложная и многоплановая работа. Тендерная документация, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

   – инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

   – дает описание закупаемых товаров или услуг;

   – устанавливает критерии для оценки предложений;

   – определяет условия будущего контракта.

   Оценка  тендерных предложении ведется  в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

   – предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

   – рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям  изложенным в тендерной документации;

   – безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки.

   Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение. [2 с.94]

   Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть: письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

   – наименование товара;

   – количество и качество товара;

   – цену;

   – условия и срок поставки;

   – условия платежа;

   – характеристику тары и упаковки;

   – порядок приемки-сдачи.

   Оферты  могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока  действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. [2 с.95]

   Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

   При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком  и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая укапывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

   Но  чаще всего выбор поставщика осуществляется следующими способами:

   1) анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент предприятия, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие вопросы.

   2) заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок предприятия, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным, отделом контроля качества либо отделом сбыта.

   Выявление и изучение источников закупки и  поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

   Обычные источники информации — это каталоги (в печатном или электронном виде), торговые журналы, различного рода рекламные объявления, прайс-листы, торговые директории (регистры) поставщиков и товаров, торговые представительства и др.

   Каталоги  наиболее известных источников снабжения  содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п. Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу. [2 с.96]

   Торговые  директории или регистры — это  источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке е указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара.

   Торговые  представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, видах продукции и общей ситуации на рынке закупок.

   Особое  внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в РБ активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.

   Большое количество и разнообразие потенциальных  поставщиков, требуемых материальных ресурсов приводит к тому, что особое внимание уделяется проблеме выбора тех, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность предприятия.

   Возможны  два направления выбора поставщика:

   – выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний

   – выбор нового поставщика в результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности).  Для  проверки  потенциального  поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка,  которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.

   Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках.

   Оценка  предложений поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой. [2 с.97]

   Имеется два основных критерия выбора поставщика:

   –стоимость приобретения продукции или услуг;

   – качество обслуживания.

   Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести: изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.