Аттестация персонала в организации. Понятие, значение, цели, методы, подготовка и проведение

ГЛАВА 1. АТТЕСТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИИ.

1.1. Понятия аттестации и оценки.

Решение любой практической ситуации невозможно без знания и анализа теории, четкого представления о целях и способах решения задач, аттестация – не исключение.

Оценка работы персонала является на сегодняшний день одним из важнейших направлений деятельности кадровиков.

Однако, понимая всю важность оценки персонала, многие руководители все же избегают процедуры оценки. Это вызвано, в первую очередь, недостаточным пониманием или недоверием к возможностям аттестации персонала.

Итак, что же такое аттестация?

Аттестация, проводимая в организациях, призвана выявлять качественное состояние персонала, его потенциал, степень готовности и уровень способности работ­ников выполнять функциональные обязанности, а также со­действовать установлению соответствия функциональных подразделений их предназначению. В практическом смысле главная цель аттестации состоит в том, чтобы определить, соответствует ли конкретный человек занимаемой должности. 

Аттестация персонала (оценка соответствия занимаемой должности) — процедура систематической формализованной оценки согласно заданным критериям соответствия деятельности конкретного работника четким стандартам выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности за определенный период времени.

Очень важно понимать, что при оценке (аттестации) происходит не сравнение сотрудников между собой, а имеет место сопоставление «сотрудник-стандарт работы». Сравнивать можно только то, насколько один сотрудник больше/меньше соответствует стандарту работы, чем другой.[1]

Кадровики часто ведут философские споры о том, что было сначала - яйцо или курица. То есть, которое из понятий “оценка” и “аттестация” является родовым, а какое видовым, и какая существует между ними разница. Нередко такие дебаты ведут к выводу о том, что принципиальных различий нет, и мы просто называет двумя разными словами один и тот же процесс.

Оценка персонала — процесс определения эффективности деятельности сотрудников в реализации задач организации с целью последовательного накопления информации, необходимой для принятия дальнейших управленческих решений.

Во-первых, мы оцениваем эффективность деятельно­сти сотрудника, а не самого сотрудника. У нас нет права в деловой обстановке оценивать личностные качества подчиненных ради самих личностных качеств (мы не су­дья и не Бог). На работе нет плохих и хороших людей. Есть люди, чьи профессиональные, поведенческие и лич­ностные характеристики соответствуют или не соответ­ствуют выполняемой работе и занимаемой должности.

Во-вторых, деятельность сотрудников важна не сама по себе, а в целях реализации задач организации.

В-третьих, в результате оценки происходит накопле­ние информации, которая нужна для управления людьми.

Оценка — более широкое понятие, чем аттестация. Оценка может быть формальной и неформальной (например, ежедневная оценка руководителем подчиненно­го). Оценка может осуществляться как регулярно, так и нерегулярно, в зависимости от конкретных потребно­стей компании. Оценка может преследовать различные, иногда достаточно узкие, задачи, не обязательно связан­ные напрямую со стандартами работы (психологическая оценка, корректировка, оценка в целях усиления давле­ния или контроля, сравнение между собой деятельности работников для принятия административных решений и т. п.). Не всегда оценка связана со стандартами работы — иногда, особенно когда речь идет о психологических ха­рактеристиках и особенностях личности, она, к сожале­нию, имеет со стандартами работы мало общего.

Единого мнения ни в специальной литературе, ни сре­ди практиков по поводу определения оценки или аттес­тации не существует. То же самое относится и к назва­ниям, используемым в англоязычной литературе — встречаются, в частности, такие варианты названий: Appraisal, Performance assessment, Performance evaluation, Job appraisal, Employee rating evaluation, Performance deve­lopment review.

Какое бы название не было выбрано, важнее опре­делиться с целью и содержанием. В противном случае можно разработать дорогостоящую процедуру, резуль­таты которой будут пылиться в архиве, и о которой с со­дроганием будут вспоминать все участники.[2]

1.2. Аттестация – не экзамен.

Самая большая ошибка, от которой сразу хочется предостеречь руководителей: аттестация персонала – это не оценка недостатков и проступков сотрудников, за которой следует увольнение или понижение в должности. Это инструмент моделирования будущего людей, которые с нами работают. А значит, и будущего компании.

На слуху примеры, когда после неумело проведенной аттестации компания теряет многих ценных работников, а также ситуации, когда аттестация проводилась для галочки или так неорганизованно, что на какое-то время работа в коллективе просто останавливалась. Поэтому если серьезно подходить к вопросу: стоит ли проводить в своей компании аттестацию? - то сначала надо разобраться в сути этого механизма.

Почему, оценивая достоинства и недостатки, достижения и недоработки своих сотрудников, вредно оглядываться на прошлое? Потому что в прошлом мы уже ничего не сможем изменить. Но мы можем повлиять на будущее, повысив профессионализм своей команды.

С точки зрения управления человеческими ресурсами, нет плохих сотрудников. Есть просто люди, которые не получили шанса раскрыть свой подлинный потенциал. Могут ли они сделать это в вашей компании? Как помочь им реализовать себя? Кто из сотрудников обладает наибольшим потенциалом роста и достоин включения в кадровый резерв? Ответы на этот вопрос и есть главная цель аттестации.

Но чтобы получить объективную картину, необходимо одно условие: важно, чтобы и сами работники позитивно восприняли это мероприятие. Поэтому, приступая к подготовке аттестации, нужно собрать коллектив и донести до людей простую мысль: аттестация – это не экзамен и не карательная процедура. Это способ найти дополнительные возможности для их профессионального роста. Таким образом, главное назначение аттестации – не контроль исполнения (что тоже важно), а выявление резервов повышения уровня отдачи работника.

Аттестация – очень сильный стресс, поскольку от результатов этого «экзамена» зависит финансовое и карьерное благополучие персонала. Чтобы снять негативные эмоции аттестуемых, саму процедуру оценки нужно сделать максимально прозрачной. Для этого необходимо  следовать нескольким простым правилам:

       круг необходимых знаний и умений по каждой должности должен быть определен заблаговременно и доведен до сведения персонала;

       порядок и время проведения плановой аттестации должны быть известны заранее;

       теоретические и практические навыки работы должны оцениваться отдельно.

У сотрудников должна быть возможность «подтянуть» уровень своих теоретических знаний. Для этого рекомендуется готовить и выпускать специальные учебные материалы. Для оттачивания практических навыков необходимо отрабатывать (по крайней мере, с рядовым персоналом) сложные ситуации, которые возникают в ходе повседневной работы.

Еще один метод снятия стресса при аттестации – сделать ее добровольной. Особенно хорошо такой способ срабатывает на этапе первоначального внедрения. Есть смысл предложить сотрудникам пройти аттестацию по желанию, объяснив, что результаты аттестации дадут им возможность карьерного и зарплатного роста. Добровольность процедуры частично снимает стресс и выявляет наиболее активных сотрудников.

1.3. Значение аттестации для компании.

В случае корректного проведения оценки сотрудник получает информацию о том, что у него получается хорошо, какие навыки и компетенции ему необходимо развивать для того, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности или получить повышение. И в таком аспекте регулярно проводимая аттестация помогает сотрудникам понимать свое место в организации, видеть свои успехи и яснее понимать стоящие перед ним задачи.

Для руководителя такая процедура ценна тем, что у него появляется четкая картина ресурсов подразделения, видение необходимых перемен, возможность активнее влиять на развитие своего отдела в направлении поставленных задач. Кроме того, аттестация – это хороший повод поддержать сотрудника, похвалить его за достигнутые (пусть даже не очень большие и заметные) успехи и тем самым повысить его мотивацию для работы на этом предприятии.

Если руководителем компании правильно понимается суть аттестации, а службой персонала хорошо проработана ее система, то их сотрудники ждут аттестацию с нетерпением. Для них это возможность продемонстрировать своему руководству собственные достижения, получить обратную связь и в результате этого процесса – увидеть свои перспективы на следующий год, обсудив их с руководством. Но и здесь такое отношение к аттестации возникнет далеко не сразу, а в результате продуманной кампании внедрения процедуры.

Если попытаться в нескольких предложениях выразить мысль о сути, значении и месте аттестации в организации, в которой процедура оценки проводится не ради моды или для галочки, а является системой, то выглядеть это будет так:

        Аттестация является составной частью систем управления персоналом и его развития.

        Среди важнейших целей аттестации – выяснение соответствия работников занимаемой должности и выявление путей повышения эффективности работников и организации в целом.

        Задачи аттестации нацелены скорее в будущее (то, что мы можем улучшить в своей работе), чем в прошлое (то, что мы сделали не правильно).

        Аттестация важна для работников, поскольку позволяет им получить обратную связь, необходимую для роста и развития.

        Аттестация позволяет скоординировать действия, скорректировать планы организации и развития человеческих ресурсов.

        Аттестация может иметь, кроме социально-психологического, экономический эффект, поскольку позволяет снизить издержки, связанные с ошибками при расстановке кадров.

        Именно аттестация помогает избежать трудностей, связанных с ситуативной сиюминутной оценкой. Она за­дает руководителю определенные рамки, позволяющие отделить личное от общественного. Оценка осуществля­ется с определенной целью (целью организации, а не ру­ководителя), по заданным критериям и стандартам вы­полнения работы. Снижается субъективизм, процесс вы­зывает меньше эмоций и напряжения. В результате система аттестации помогает руководителю.

1.4. Как заставить систему работать

Правила внедрения аттестации[3]

        программы аттестации скорее будут внедрены, если вначале их проводить в ограниченных масштабах на определенной группе сотрудников;

        к аттестации, которая проводится впервые, должен привлекаться опытный консультант, к которому должны иметь возможность обратиться члены аттестационных комиссий или производящие аттестацию руководители[4];

        необходимо точно интерпретировать результаты аттестации, использовать их только в интересах работы;

        не следует оценивать качества, не нужные для работы;

        не следует обращать внимание на низкие оценки факторов, в данный момент для работы не существенные;

        следует исключать из форм документов объективную информацию, которую и так имеет отдел кадров (данные о возрасте, болезнях и т.д.);

        новых сотрудников и молодых аттестовать следует чаще, а постоянных работников — реже;

        аттестация должна заранее планироваться на ряд лет вперед и быть увязана с другими мерами по совершенствованию управления.

Для правильного применения системы аттестации и полного использования заложенных в ней возможностей лицами, ответственными за ее реализацию, полезно придерживаться следующих рекомендаций:

1. В зависимости от целей может оказаться полезным апробирование различных систем аттестации. Необходимо выявить наиболее приемлемую форму с учетом конкретных условий. После внесения соответствующих изменений необходимо обеспечить использование единого метода аттестации в масштабах всей организации.
2. Обратить внимание при опробовании и применении системы аттестации на то, чтобы она позволила более отчетливо выявить неточности и противоречия при оценке отдельных качеств работника, чем это имело место при прежних способах аттестации.
3. Не рассматривать текстовую часть аттестации как некоторый дополняющий и малозначительный раздел. Напротив, текстовая часть является основным разделом аттестации и имеет особенно важное значение не только для решения вопросов воспитания, подготовки и переподготовки кадров, но также и для их подбора, расстановки и продвижения.
4. На конкретной организации можно использовать разные шкалы оценки — 4-5-7 балльные.
5. Необходимо правильно интерпретировать результаты аттестации. Особую важность при этом играет сравнение требований, предъявляемых к работнику, с фактическими данными работника. Главное не в том, чтобы набрать максимальную сумму баллов, а в том, чтобы полностью соответствовать предъявляемым основным требованиям. Высокий уровень общего развития и глубокие профессиональные знания не могут, например, заменить отсутствие знаний в сфере руководства. Поэтому в планах распределения работ и обязанностей уместно установить некоторый минимальный “пропускной балл” для каждой из групп требований. Сравнение набранной суммы баллов с минимально необходимой позволяет сделать выводы по каждой группе признаков.
6. При массовой аттестации необходимо исследовать дисперсию уровней оценок методами статистического анализа. Если в результате статистического анализа будут установлены существенные отклонения от нормального распределения (слишком большое число очень высоких или низких оценок), то можно сделать вывод о неправильно или некачественно проведенной аттестации.