Внедрение систем автоматизированного кадрового учета

2. улучшения качества обслуживания (за счёт оперативного доступа к информации о клиенте). Причём информация может быть как о предыдущих заказах, договорах, скидках (надбавках) - для менеджера, бухгалтера и т. д., так и в виде анализа работы сотрудника или, например, платежёспособности клиента - для руководителя;
3. использования дополнительных возможностей (например, организации интернет-магазина, интегрированного с программами "1С").

4) Защита бизнеса. При автоматизации и при правильной организации работы налицо сокращение потерь от недобросовестности сотрудников, например: ухода сотрудника, потери наработанных связей, информации. В общем, ушёл и забрал ежедневник или, того хуже, "увёл" с собой клиентов.             

5) Защита от воровства. За счёт автоматизации деятельность компании становится более "прозрачной" для руководителей всех уровней. Появляется возможность автоматического контроля за работой сотрудников.

6) Разграничение прав доступа сотрудников к информации. Доступ к данным может быть реализован только в разрешённых и контролируемых рамках должностных обязанностей. Каждый сотрудник является ответственным за определённый процесс в компании, что зафиксировано в системе.

 

2.5 Анализ затрат времени  на кадровые операции вручную  и с  помощью системы «Кадры»

 

1) Оформление документов на 1 работника

 

1.  Оформление   документов  при приеме  на  работу  рабочих и служащих включает в себя: ознакомление с соответствующими документами (паспортом,  трудовой книжкой,  дипломом) и на их основании заполнение приказа о приеме на работу, заполнение личной карточки, внесение записи в трудовую книжку, оформление личного   дела.
2. Оформление документов при увольнении рабочих и служащихвключает в себя: на основании  заявления об увольнении заполнение  бланка  приказа  о  прекращении  трудового договора, внесение записи в личную карточку   работника, в трудовую книжку, в личное  дело  об увольнении, а так же в  журнал  уволенных.
3. Оформление перевода в другое подразделение или  на  другуюдолжность включает в себя: На основании  приказа внесение записи о переводе в трудовую книжку, личную карточку, личное дело и журнал переводов, составление приказа о переводе.
4. Оформление отпуска включает в себя: на основании записки  о предоставлении  отпуска  внесение записи  в  личную  карточку  даты  поступления на  предприятие,  вид отпуска,  даты ухода и возвращения из отпуска и за  какой  период  он предоставлен, подсчет   продолжительности  дополнительного отпуска, составление приказа на отпуск, внесение записи в журнал регистрации отпусков.
5. Оформление листка нетрудоспособности включает в себя: заполнение соответствующих  граф  листка   нетрудоспособности   (стаж работы,   количество   нерабочих   дней,   дата   заполнения  листка), регистрация листка в книге учета (или  в  карточке  нетрудоспособности работника).
6. Оформление командировочных удостоверений включает в себя: оформление удостоверения, простановка и заверение отметки о прибытии (убытии) работника.

На эти операции были рассчитаны затраты времени (таблица 1)

 

Таблица 1 - Затраты времени  при оформлении документов на 1 работника

В часах

Вид документов	Оформление вручную, час	Оформление с помощью  программы "КАДРЫ", час
Прием на работу	0,46	0,2
Увольнение	0,39	0,26
Перевод на другую должность	0,38	0,2
Отпуск	0,11	0,08
Листок нетрудоспособности	0,05	0,02
Командировочное удостоверение	0,1	0,06

 

Рисунок 15 – Затраты времени на оформление документов по приему и увольнению на 1 работника

 

Рисунок 16 - Затраты времени на оформление документов на отпуск и перевод на 1 работника

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 17  - Затраты времени на оформление листка нетрудоспособности и командировочного удостоверения на 1 работника

 

Из представленных диаграмм видно, что затраты времени на все операции по оформлению документов с помощью программы «Кадры»  снижены почти вдвое по сравнению  с ручной обработкой.

 

2) Обработки, регистрация и учет количества документов

 

1.  Обработка поступающих  документов вручную включает в себя: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационных карточек, простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения, передача документов на исполнение.
2. Автоматизированная регистрация поступающих документов включает в себя: включение компьютера, вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной формы, ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенных документу организацией-автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу; выключение компьютера.
3. Обработка отправляемых документов вручную включает в себя: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в РКФ (номера дела, в который помещен исполненный документ), сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра.
4. Автоматизированная регистрация отправляемых документов включает в себя: включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, ввод в РКФ информации о документе, краткого содержания (заголовка) документа и приложений, вида документа, количества листов; присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ; присвоение регистрационного номера документу; выбор кодов (наименований) организаций-адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых каждому адресату, суммирование общего количества экземпляров, запись в РКФ, распечатка РК, выключение компьютера.

 

Таблица  2 – Затраты  времени на обработку 10 поступающих и отправляемых документов

В часах

Вид документов	Обработка вручную, час	Обработка с помощью программы "КАДРЫ", час
Поступающие документы	0,65	0,4
Отправляемые документы	0,8	0,38

 

Рисунок 18 - Затраты времени на обработку 10 поступающих и отправляемых документов

 

По данным диаграммы можно  сделать вывод, что обработка  вручную поступающих и отправляемых документов занимает вдвое больше времени.

 

3) Ведение номенклатуры дел

1. Составление и ведение номенклатуры дел организации включает в себя: изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме.
2. Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации включает в себя: включение компьютера, вызов на дисплей формата в соответствие с программой, ввод данных об изменениях в номенклатуре дел, выключение компьютера.

На эти операции были рассчитаны затраты времени (таблица 3).

 

Таблица  3 - Затраты времени  на ведение 100 дел номенклатуры организации

В часах

Вид операции	Обработка вручную, час	Обработка с помощью программы "КАДРЫ", час
Ведение номенклатуры дел  организации	82,5	28

 

Рисунок 19 - Затраты времени на ведение 100 дел номенклатуры организации

 

По данным диаграммы можно  сказать, что автоматизированная система  «Кадры» позволила более чем  в 2 раза сократить затраты времени  на ведение дел организации.

 

4) Работы по контролю исполнения документов

1. Контроль исполнения документов вручную включает в себя: составление РК, проставление отметки «К» (контроль) на документе и на РК, расположение первого экземпляра РК в картотеке, направление второго экземпляра РК вместе с документом в структурное подразделение исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РК, информирование руководителей о состояния исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных в установленные сроки, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю, обобщение результатов исполнения документов по структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в организации.
2. Автоматизированный контроль исполнения документов включает в себя: включение компьютера, просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа, ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка РКФ, помещение РКФ в контрольно-справочную картотеку, передача на исполнение документа в РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ; оформление исполненного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых документов по отдельным заданным реквизитах или их комбинациям; ведение справочно-информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю документов, выключение компьютера.

На эти операции были рассчитаны затраты времени (таблица 4).

 

 

 

Таблица  4 - Затраты времени на контроль исполнения 10 документов

В часах

Вид операции	Обработка вручную, час	Обработка с помощью программы "КАДРЫ", час
Контроль исполнения документов	0,8	0,6

 

Рисунок 20 - Затраты времени на контроль исполнения 10 документов

 

Программа «Кадры» позволила  сократить время на контроль исполнения документов в организации.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Владение информационными  технологиями является непременным  условием существования и развития организации. В сложном процессе управления крупной организацией руководство  обычно выделяет для себя основные стратегические направления: финансы, кадры, сбыт и др. Как правило, по каждому из них для облегчения сбора и сохранения учетной информации создаются отдельные информационные системы.

Среди основных практических результатов, которые были получены при автоматизации службы персонала, – снижение общей трудоемкости цикла  управления персоналом, уменьшение суммарных  затрат на сопровождение и поддержку  системы, сохранение кадрового состава, повышение качества информационной поддержки, уровня защищенности персонала, корпоративной безопасности с точки  зрения управления персоналом.

Экономический эффект от внедрения  интегрированной корпоративной  системы очевиден. Экономия достигается  за счет ускорения информационного  обмена, более эффективной обработки  данных, снижения вероятности ошибок.

 В процессе выполнения  дипломного проекта были решены следующие задачи:

1. проведён обзор литературных источников по теме автоматизация управления персоналом, что позволило разработать содержательную компоненту автоматизированной системы «Кадры»;
2. рассмотрены теоретические и практические аспекты внедрения автоматизированных систем управления персоналом;
3. осуществлена апробация и внедрение автоматизированной системы управления персоналом «Кадры» предприятии ООО «ДеПлис».

Система «Кадры» - поможет  службе управления персоналом справиться с большим объемом работы. Один инспектор отдела кадров с помощью  системы "Кадры" способен вести  более 1000 человек персонала, и столько  же сотрудников, без особых трудностей, обслуживает один оператор расчетного отдела. Притом, что в ручном режиме на такое же количество персонала  требуется 3 человека работников отдела кадров. И главное, сотрудники не будут  заниматься малоэффективной рутинной деятельностью.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Информационные технологи управления: Учеб. пособие / Сост.: Ю.М. Черкасов и др. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.
2. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2003. – № 11(40). – С. 25-27
3.   Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.