Внедрение систем автоматизированного кадрового учета

Системы третьего уровня, как правило, уже не являются самостоятельными, а входят в качестве специализированного  модуля в системы комплексной  автоматизации предприятий (ERP-системы). В то же время, существуют и отдельные HRM-системы третьего уровня, обладающие возможностями интеграции с целым  рядом популярных ERP-систем.

В настоящее время, в силу упомянутого  выше факта приближения систем второго  к системам третьего уровня, возможно, корректнее говорить не об уровне HRM-системы, а полноте ее функционального  наполнения. С этой точки зрения можно классифицировать существующие сегодня продукты на: «учетно-расчетные» системы (которые также можно  подразделить на «расчетные», «учетные»  и собственно «учетно-расчетные» системы), HRM-системы с неполной функциональностью  и полнофункциональные HRM-системы.

Согласно материалам Forrester Research, современные  интегрированные HRM-системы содержат шесть основных функциональных блоков, неравномерно распределенных по трем технологическим уровням (рисунок 2, рисунок 3, рисунок 4). Эту структуру можно представить следующим образом:

Рисунок 2 – «Пользовательский» уровень HRM-системы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 – «Операционный» уровень HRM-системы

 

Рисунок 4 – «Стратегический» уровень HRM-системы

 

В настоящее время «операционный» и «пользовательский» уровни хорошо проработаны практически во всех представленных на мировом рынке  решениях. Основное же технологическое  развитие наблюдается на «стратегическом» уровне, который реализовывают как  поставщики комплексных решений HCM/HRM, так и разработчики специализированных решений. При этом технологическими лидерами вовсе не всегда являются финансовые лидеры рынка.

 

1.3 Задачи, решаемые с помощью автоматизированных систем

управления персоналом.

 

Персонал — это наиболее ценный ресурс любого предприятия. От грамотного управления персоналом во многом зависит  эффективность работы предприятия  в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные работники способны существенно  повысить эффективность работы предприятия.

Управление данными  о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору  и обучению персонала, оценки квалификации производственного и управленческого  состава, требует применения программных  продуктов, позволяющих эффективно планировать и осуществлять кадровую политику предприятия.

Управление персоналом не сводится к ведению личных дел  работников и сбору соответствующих  данных. Для успеха бизнеса необходим  современный подход к отбору персонала, разработка системы мотивации и  оценки деятельности работников. Требуется  регулярный анализ с целью выявления  общих тенденций и рационального  использования полученных результатов.

Прикладное решение  является автоматизированным инструментом кадровой политики предприятия. Решение  помогает оценивать профессиональную отдачу каждого работника, выявлять наиболее перспективных людей, рационально  расставлять кадры,  устанавливать эффективное стимулирование и справедливую систему оплаты труда.

Прикладное решение  автоматизирует следующие направления  деятельности по управлению персоналом:

1. планирование потребностей в персонале;
2. планирование занятости и графика отпусков работников;
3. решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
4. кадровый учет и анализ кадрового состава;
5. анализ уровня и причин текучести кадров;
6. ведение регламентированного документооборота.

Автоматизация управления персоналом полезна всем работникам предприятия:

1. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.
2. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки.
3. Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

 

1.3.1 Обеспечение бизнеса  кадрами

 

Подсистема управления персоналом облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению  качества этого процесса за счет автоматизации  и документирования операций по подбору  и оценке кандидатов на работу в  организации (рисунок 5).

Рисунок 5 – Процесс подбора персонала с помощью автоматизированных систем управления

 

В рамках подсистемы выполняются  следующие функции:

1. хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;
2. хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;
3. планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

 

1.3.2 Инструмент набора  персонала

 

С помощью специального инструмента  — менеджера контактов — можно  осуществить весь цикл набора кадров от появления новой вакансии до приема на работу.

Инструмент реализован как  специализированное рабочее место  менеджера по персоналу и совмещает  в себе следующие функции:

1. ввод новых кандидатов;
2. учет кандидатов как физических лиц;
3. доступ к контактной информации кандидатов;
4. учет решений по кандидатам;
5. регистрация приема на работу;
6. планирование и регистрация контактов с кандидатами на работу;
7. переписка по электронной почте.

 

1.3.3 Анкетирование и оценка

 

Специальная подсистема анкетирования  предназначена для документирования и автоматизации процессов анкетирования  и опросов.

Подсистема анкетирования  обеспечивает:

1. формирование анкет или опросов;
2. рассылку анкет/опросов по электронной почте;
3. загрузку и анализ полученных данных.

Подсистема позволяет  создавать и хранить типовые  наборы вопросов, используемых при  анкетировании/опросах работников или кандидатов на работу.

Эти механизмы дают возможность  организовать сбор анкетных данных при  подборе персонала, осуществлять опросы, исследовать удовлетворенность  работников.

 

1.3.4 Учет затрат на привлечение  персонала 

 

Эффективность работы по обеспечению  бизнеса кадрами также подлежит оценке руководителем предприятия. При привлечении персонала расходуются денежные средства на оплату размещения объявлений или услуги кадровых агентств.

Сам процесс привлечения  кандидата имеет для предприятия  некоторую стоимость, явную или  нет. Есть задача управления этой стоимостью, для ее решения используется система  учета затрат на привлечение персонала. Затраты на привлечение персонала можно проанализировать с помощью соответствующего отчета. Отчет позволяет оценить эффективность затрат на набор персонала и в частности на привлечение кандидатов. Принцип работы отчета заключен в расчете себестоимости привлечения одного кандидата или набора одного работника. Отчет предоставляет возможность выбрать список источников для расчета себестоимости привлечения одного кандидата или себестоимости набора одного работника.

 

1.3.5 Управление компетенциями,  аттестациями и обучением

 

Компетенции.

Для оценки персонала все  чаще применяются критерии оценки, формализованные и единые для  всего предприятия. Такие критерии обычно называют компетенциями.

В помощь менеджеру по персоналу  разработан глоссарий компетенций. Он состоит из трех разделов и насчитывает  более десяти компетенций. Глоссарий  может использоваться для формализации критериев оценки.

Специальная подсистема управления компетенциями позволяет:

1. моделировать компетенции и формализовать оценки компетенций;
2. создавать список должностных компетенций;
3. проводить аттестацию работников по компетенциям.

Аттестации.

С целью проверки компетенции  работников и рационального распределения  кадров на предприятии могут периодически проводиться специальные мероприятия  — аттестации. Для управления аттестациями работников в состав конфигурации включен  специальный инструмент.

В едином интерфейсе реализована  возможность проводить следующие  работы:

1. контролировать оценки работников;
2. назначать аттестации;
3. контролировать проведение аттестаций;
4. анализировать оценки компетенций.

Обучение.

Обучение работников —  это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. Конфигурация помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

1. выявление потребностей в обучении;
2. составление учебных планов;
3. организация обучения;
4. оценка результативности обучения.

Предполагается, что в  интересах планирования обучение персонала  можно классифицировать следующим  образом:

1. регулярное обучение в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала;
2. разовое (ситуативное) обучение как реакция на единичные или внеплановые изменения организационных процессов на предприятии.

На планирование разных видов  обучения ориентированы разные документы  конфигурации.

Предусматривается регистрация  факта прохождения обучения персонала  документом "Прохождение курсов обучения".

Сводные данные по планам обучения, затратам на учебные курсы, их результативности можно получить с помощью отчетов  конфигурации.

 

1.3.5 Управление финансовой  мотивацией персонала 

 

Для управления мотивацией менеджеров и рядовых работников предприятия устанавливается зависимость  уровня их дохода от результатов труда.

Специальная подсистема управления мотивацией позволяет подобрать  прозрачную и эффективную схему  финансовой мотивации для любой  должности.

Подсистема управления мотивацией позволяет:

1. Формировать схемы оплаты труда с неограниченным количеством поощрений и взысканий.
2. Вводить линейную и нелинейную зависимость размера поощрения/взыскания от результатов работы.
3. Вводить привычные названия для результатов работы.

В подсистему входят:

1. справочник показателей схем мотивации;
2. универсальный набор способов расчета (формул для расчета);
3. план видов расчета, позволяющие создавать разнообразные комбинации способов расчета и показателей схем мотивации;
4. интерфейс для пошаговой разработки / изменения схем мотивации.

Важным элементом подсистемы управления мотивацией является набор  используемых показателей.