Внедрение систем автоматизированного кадрового учета

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  образовательное учреждение

среднего профессионального  образования

«Красноярский колледж радиоэлектроники, экономики и управления»

            

 

 

Работа допущена к защите Зам.директора по УР _____________ Н.Ю.Орина «__» _____________ 2011г

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: «Внедрение систем автоматизированного кадрового учета»

 

 

 

 

            Отделение  очное

            Специальность 080501 менеджмент

            Студент_______________Е.А.Воробьева

            Руководитель__________Н.Н. Суворова

            Нормоконтроль_________В.Д. Гуленцова

 

 

 

 

 

Красноярск, 2011

Содержание

Введение
Раздел 1  Автоматизированные системы управления персоналом
1.1 Назначение автоматизированных  систем управления персоналом
1.2  Классификация автоматизированных  систем управления персоналом
1.3 Задачи, решаемые с помощью  автоматизированных систем управления
1.3.1 Обеспечение бизнеса  кадрами
1.3.2  Инструмент набора  персонала
1.3.3 Анкетирование и оценка
1.3.4 Учет затрат на привлечение  персонала
1.3.5 Управление компетенциями,  аттестациями и обучением
1.3.6 Управление финансовой  мотивацией персонала
1.3.7 Планирование занятости  работников
1.3.8 Регламентированный кадровый  учет
1.3.9  Штатное расписание  организаций
1.3.10 Кадровый учет  организаций
1.3.11 Воинский учет
Раздел 2 Анализ эффективности   внедрения информационной системы «Кадры»
2.1. Основные цели внедрения системы
2.2. Основные функции системы
2.2.1 Ведение штатного расписания
2.2.2 Ведение личных карточек  работников
2.2.3 Ведение базы данных по командировкам
2.2.4 Ведение приказов по личному составу
2.2.5 Формирование отчетов, справок, выходных форм
2.2.6 Поиск личных карточек и карточек командировок
2.2.7 Ведение табеля
2.2.8 Права доступа
2.2.9 Общие результаты проекта
2.4. Экономическая целесообразность  финансовых затрат
2.5 Анализ затрат времени  на кадровые операции
Заключение
Список используемых источников
Приложение А «Положение об отделе кадров»
Приложение Б «Приказы по личному составу»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы дипломной работы в том, что в XXI веке бизнес без  средств автоматизации представить  практически невозможно. Можно смело  говорить о том, что без современных  технологий автоматизации не только идти вперёд, но и удержатся на прежнем  месте в конкурентной борьбе практически  невозможно.

Автоматизация позволяет увеличить продажи, эффективность  работы, снизить затраты на человеческий труд, освободить персонал от выполнения рутинных задач, тем самым сосредоточившись на основных бизнес-процессах работать более продуктивно, вовремя реагировать  на изменения и эффективнее планировать  дальнейшие действия.

Вряд ли кто не согласится с известным  всем изречением: «Кадры решают все!». Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления персоналом должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии  развития предприятия. Важная роль в  оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит  автоматизированным системам управления персоналом (так называемым Human Resource systems). В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как  на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем  как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая автоматизированная система  управления персоналом предоставляет  всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации. 
До поры поддерживать эту систему удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной

 

почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика» содержалась в головах людей, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных сотрудников, всегда зная, где найти нужный документ или у кого еще спросить. Но настает момент, когда ни один человек уже не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации. Поэтому возникает потребность в системе, которая могла бы эту проблему решить.

Цель  исследования — показать эффективность внедрения и использования системы автоматизированного кадрового учета на  предприятии ООО «ДеПлис»

Задачи исследования:

• изучение литературы информационных ресурсов;
• знакомство с работой кадровой службы на предприятии;
• изучение процессов автоматизации, внедрения информационных систем;
• изучение возможностей автоматизированной информационной системы «КАДРЫ»;
• проведение анализа  эффективности  внедрения  систем автоматизированного кадрового учета.

Методы исследования: теоретические, практические, аналитические.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

С появлением первых средств автоматизации  были разработаны и первые программы  учета и управления персоналом, число  которых как в России, так и  в других странах мира исчисляется  сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие  или организация, имевшие собственный  отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала  собственной разработки. Эти программы  опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов  и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более  совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило  на Западе). При этом, если на начальном  этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с  появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы  в них, а некоторые, наиболее удачные  разработки, продолжили свое распространение  и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-системами).

 

1.1 Назначение автоматизированных систем управления персоналом

 

Современные автоматизированные системы  управления персоналом предназначены  для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала  кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую  роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры  по персоналу при помощи таких  систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией  по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение  сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность  работникам бухгалтерии точно и  оперативно начислять зарплату, формировать  бухгалтерские отчеты, относить затраты  на себестоимость. И это лишь некоторые  из функций современных автоматизированных систем управления персоналом

 

1.2 Классификация автоматизированных систем управления персоналом

 

Существующие в настоящее время  на рынке автоматизированные системы  управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить  на следующие основные группы:

1. Многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;
2. Экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
3. Программы расчета зарплаты;
4. Комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

С помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать рутинные повседневные операции персонала кадровых служб. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием. Автоматизация HR-функций является наиболее трудной с технологической точки зрения, так как в данном случае автоматизированная система должна работать с трудно формализуемыми или вообще неформализуемыми параметрами, часть из которых вообще имеет прямое отношение к психологии. В «профиле компетенций сотрудника», кроме традиционных для учета параметров (таких как уровень образования, специальность, опыт работы) учитываются такие показатели, как адаптивность, лидерские качества, способность работать в коллективе, открытость мышления и аналогичные, «посчитать» которые просто невозможно, в силу субъективного характера их трактовки. Здесь одну из главных ролей играет методология управления трудовыми ресурсами. По большому счету, HRM-системы как раз и являются инструментом реализации той или иной методологии.

В настоящее время принято выделять три уровня автоматизации управления персоналом компании: автоматизация  расчета зарплаты, автоматизация  кадрового учета и автоматизация  управления трудовыми ресурсами (рисунок 1). Эти уровни соответствуют этапам информатизации управления персоналом и отражают ее хронологический порядок. Действительно, автоматизация сначала затронула рутинные и наиболее трудоемкие операции, в первую очередь, расчет зарплаты, начислений и удержаний, а также соответствующих налоговых выплат. В то же время, указанные операции хорошо поддаются автоматизации, так как, во-первых, являются вычислительными, а, во-вторых, четко регламентированы, что позволяет легко их алгоритмизировать.

Рисунок 1 - Уровни автоматизации управления трудовыми ресурсами

 

Автоматизация первого уровня естественным образом вызвала переход ко второму, так как без него необходимо было постоянно заносить в систему  данные кадрового учета, что вызывало дополнительные трудозатраты, а, кроме  того, дублировало «бумажный» кадровый учет. Таким образом, ведение штатного расписания, учет кадров, кадровый документооборот, табельный учет и подобные функции  также были автоматизированы. В силу того, что в данном случае автоматизировались уже бизнес-процессы, системы автоматизации  кадрового учета были в организационном  плане сложнее, чем «расчетные»  системы.

В зависимости от реализации того или  иного уровня автоматизации можно  достаточно условно классифицировать и непосредственно HRM-системы. Так, существуют решения, направленные исключительно  на автоматизацию расчета зарплаты. Их принято называть системами первого  уровня. Более развитие системы позволяют  рассчитывать зарплату, формировать  и вести штатное расписание, отражать движение кадров и т. д. Они относятся к системам второго уровня. Наиболее комплексные решения позволяют проводить аттестацию сотрудников, составлять «портреты» специалистов, разрабатывать индивидуальные программы их обучения и служебного продвижения и т. д. Это системы третьего уровня.

Решения первого уровня зачастую представляют собой предварительно настроенный, так называемый «коробочный» продукт. Но их низкая функциональность и невозможность  дальнейшей настройки существенно  ограничивают круг потенциальных пользователей. Системы второго уровня сегодня  все чаще подходят очень близко к  решениям третьего уровня, и провести четкую грань между ними все сложнее. Это связано с тем, что, как  отмечают многие эксперты и игроки рынка, в последние годы заказчики  проявляют все большее внимание именно к управленческому функционалу HRM-системы.