Внедрение систем автоматизированного кадрового учета

2.3 Основные функции системы

2.3.1 Ведение штатного  расписания

 

Система «КАДРЫ» позволяет вести  кадровый учет в структуре взаимоподчиненных  организаций. При этом каждая организация  считается независимым юридическим  лицом с собственным штатным  расписанием. Для каждой организации  в системе можно создавать  любую организационно-штатную структуру (подразделения, департаменты, отделы и проч.). Характеристики подразделений  и должностей описываются в регистрационных  карточках. К регистрационным карточкам  можно прикреплять произвольные файлы (например, положение о подразделении, должностную инструкцию и т. д.). Карточка должности штатного расписания позволяет  зафиксировать все необходимые  сведения, которые впоследствии могут  быть использованы как для заполнения личных карточек работников при их перемещении по «карьерной лестнице», так и при формировании разнообразных  отчетов (категория должности, количество формируемых штатных единиц, оклад, полагающиеся по должности надбавки и т. д.). Система позволяет просматривать структуру штатного расписания организации на любую дату, а также ознакомиться со списком работников, занимающих определенную должность, и списком кандидатов на замещение должностей (рисунок 6). Предусмотрена возможность вывода штатного расписания на печать в установленном формате.

Рисунок 6 – Штатное расписание

2. Ведение личных карточек работников

 

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение (просмотр и редактирование) личных карточек (ЛК) работников (рисунок 7). Для сокращения затрат времени на первоначальное внесение информации о работниках организации предусмотрена загрузка данных в систему «КАДРЫ» из файлов, подготовленных для системы обязательного пенсионного страхования: «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования» (СЗВ-К), «Анкета ЗЛ», «Заявление о выдаче дубликата». ЛК является основным учетным документом и содержит самую подробную информацию о сотруднике – основные данные (ФИО, паспортные данные), образование, воинский учет, стаж, повышение квалификации, должность, перемещения, надбавки, неявки, командировки, аттестации и др. Пользователю предоставляется возможность самостоятельно создавать в системе условия для контроля данных, вносимых в ЛК

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 -  Личная карточка работника

 

К ЛК можно прикреплять произвольные файлы (например, фотографии работника, копии заявлений, паспорта, отчеты и  т. д.). Система решает следующие задачи кадрового менеджмента:

1. учет трудовых договоров, что позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную отечественным законодательством;
2. ведение истории изменения оклада работника (данные о текущем окладе, сумма надбавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
3. ведение информации об отпусках (вид отпуска; за какой период; период отпуска по плану, по факту; получение денежной компенсации за отпуск), расчет продолжительности отпуска по указанному периоду с учетом праздничных и перенесенных дней;
4. расчет стажа работника (общий, непрерывный, профессиональный и т. д.) на основании информации о работе в прошлом и о работе на данном предприятии;
5. формирование документов по личному составу (форма Т-2 (Т-2 ГС, Т-2 МС), справки-объективки и др.) (рисунок 8);
6. ЛК уволенных сотрудников помещаются в архив и остаются доступными для просмотра;
7. отбор (поиск) ЛК по основным реквизитам, а также печать полученных данных.

Рисунок 8 -  Форма Т-2 «Личная карточка работника»

          

2.3.3 Ведение базы данных по командировкам

 

Система «КАДРЫ» позволяет регистрировать информацию о командировках работников организации с учетом их вида (местная, по регионам РФ, по странам СНГ, зарубежная) и цели (рисунок 9). Соответствующие сведения автоматически отражаются в ЛК работников.

 

Рисунок 9 -  Карточка командировки

 

 

 

 

 

 

 

На основе введенных данных возможно автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма  Т-10) и служебных заданий (форма  Т-10а) (рисунок 10).

 

Рисунок 10 -  Форма Т-10 «Командировочное удостоверение»

 

 

 

 

2.3.4 Ведение приказов по личному составу

 

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение  приказов по личному составу (рисунок 11):

1. Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
2. Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

 

3. Т-5.Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
4. Т-5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
5. Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
6. Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
7. Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;
8. Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;
9. Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
10. Т-9а. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
11. Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
12. Т-11а. Приказ (распоряжение) о поощрении работников;
13. приказ о взыскании;
14. а также формы Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Система позволяет не только регистрировать приказы по личному составу, но и  автоматически (при «исполнении» приказа) переносить информацию в ЛК работника. Подготовленный приказ может быть распечатан по унифицированной форме. Подготовленный приказ может быть передан в программный  продукт «ДЕЛО» (система автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота) и с ее помощью доведен до всех заинтересованных лиц.

 

Рисунок 11 -  Главное окно функции «Приказы»

              2.3.5 Формирование отчетов, справок, выходных форм

 

Система «КАДРЫ» позволяет автоматически  формировать и выводить на печать различные отчеты – по штатному расписанию, по командировкам, общие  справки (рисунок 12). В частности, можно подготовить такие трудоемкие отчеты, как 1-ГС и 2-ГС. Система формирует отчеты по штатному расписанию – штатное расписание, замещение должностей, вакантные должности, справка о штатной численности и о количестве должностей.

Система формирует отчеты по командировкам  – общая справка по командировкам, справка в разрезе регионов, журнал учета командировок, журнал учета  работников, выбывающих в командировки. Графики, справки, отчеты – график отпусков, протокол по больничным листам, отчет  о военнообязанных, справка о  качественном составе кадров, напоминание  о коррекции процента надбавок, о  прекращении срока полномочий, калькуляция  сроков стажа, сведения о прохождении  инструктажа и др.

 

Рисунок 12 -  Окно функции «Аналитические отчеты»

 

Система «КАДРЫ» позволяет работать с отчетами, разработанными в системе Crystal Reports 11.

 

2.3.6 Поиск личных карточек и карточек командировок

 

Поиск ЛК работников и карточек командировок осуществляется более чем по 100 реквизитам Рисунок 13). Сложность поискового запроса не ограничена. При необходимости, поисковый запрос может быть сохранен и использован в дальнейшей работе. В системе может храниться любое число запросов. Информация о найденных карточках предоставляется в виде таблицы, которая может быть распечатана. Имеется возможность группировки строк результирующей таблицы по выбранным полям. В этом случае при выводе результатов поиска на печать формируется сгруппированный по заданным полям отчет.

Рисунок 13 - . Окно формирования поискового запроса

              2.3.7 Ведение табеля

 

В системе «КАДРЫ» реализована  функция ведения табелей учета  рабочего времени (рисунок 14). Формирование табелей в системе позволяет существенно упростить эту процедуру для организаций, имеющих значительное число сотрудников. Предусмотрена возможность полуавтоматического заполнения табеля в случае, если работник направлен в командировку, находится в отпуске или отсутствует по болезни.

 

Рисунок 14 -  Окно «Редактирование табеля»

8. Права доступа

 

Развитая система прав доступа  позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

1. перечнем доступных организаций;
2. перечнем доступных подразделений в этих организациях;
3. разделами ЛК (сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу – например, к финансовой информации или сведениям о прохождении аттестации);
4. функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчетов, ведение командировок, приказов по личному составу и проч.).

 

 

 

 

9. Общие результаты проекта

 

Решена главная задача проекта - информационное объединение всех отделов, связанных с ведением кадрового  учета и формирование табелей  учета отработанного времени, формированием  и расчетом сдельных нарядов, расчетом заработной платы.

В ходе создания системы управления персоналом также были решены все  насущные потребности предприятия:

Разработано единое штатное расписание по всему предприятию - теперь штатное  расписание всегда актуально и достоверно.

Настроено более 50 вариантов графиков работы, структура графиков работы и закрепление за ними персонала стала прозрачна и доступна для оперативного анализа.

Автоматизирован расчет заработной платы - расчет зарплаты ведется в единой системе и опирается на кадровые данные и электронные табеля, существенно  повышена достоверность, автоматически  формируется налоговая и иная отчетность.

Стало больше времени на проверку и оперативное исправление введенной  информации по расчету заработной платы  за счет сокращения времени на формирование табелей, расчет зарплаты и получения  отчетности непосредственно ответственными сотрудниками без необходимости  обращаться в отдел АСУ.

Планирование фонда оплаты труда - появилась возможность оценить  до итогового расчета заработной платы приблизительный фонд оплаты труда, как по всем начислениям с  учетом планируемых премий и доплат, так и по одному конкретному начислению. Появилась возможность просчета ситуаций «а что, если».

Автоматическое формирование необходимой  отчетности - реализована возможность  формирования аналитических отчетов  по кадровому и табельному учету, распределению заработной платы  в различных разрезах.

 

2.4 Экономическая целесообразность  финансовых затрат

 

1. Экономия на зарплате. Бизнес расширяется без увеличения затрат на управленческий персонал. Плюс к этому снижаются требования к квалификации непосредственных исполнителей и как следствие уровень их зарплаты.
2. Экономия на оборудовании (офисное оборудование, площади и т. д.). Как следствие не требуется обеспечивать дополнительные рабочие места. 
   "Прозрачность" бизнеса - одно из основных преимуществ. Деятельность компании, естественно, при грамотной постановке задачи на автоматизацию и серьёзном подходе к реализации, находится полностью под контролем руководителя и позволяет оперативно принимать верные управленческие решения.
3. Увеличение доходов может быть получено за счёт:

1. увеличения скорости процессов и как следствие сокращения времени на обслуживание клиентов (всё тот же пример использования сканеров штрих кодов или формирования документов по одному-двум нажатиям клавиш взамен курсирующего между торговым залом, складом, бухгалтерией курьера, продавца, кладовщика и т. д.);