Внедрение систем автоматизированного кадрового учета

Другим важным элементом  подсистемы является набор способов расчета поощрений и удержаний.

Схема мотивации является основанием для расчета управленческой зарплаты и ввода данных, необходимых  для ее расчета. Правила расчета  управленческой зарплаты в соответствии с утвержденной схемой мотивации  для конкретной должности могут  быть представлены в наглядном виде.

С одной стороны, схема  мотивации — это инструмент максимально  эффективного использования каждого  работника в интересах предприятия. С другой стороны, схема мотивации  — это средство для достижения высокого уровня доверительности во взаимоотношениях между работником и предприятием. Работник четко представляет себе, что от него требуется и  какая награда его ожидает  в случае достижения тех или иных результатов.

 

1.3.6 Планирование занятости  работников 

 

Встречи и совещания.

С целью исключения неприятных накладок в ответственных ситуациях  конфигурация предоставляет возможность  планирования использования рабочего времени работников.

Предусмотрено планирование встреч, совещаний и участия работников предприятия во внутренних и внешних  мероприятиях предприятия.

Помимо планирования участия  работников в мероприятиях, можно  планировать использование помещений, в которых эти мероприятия  проводятся.

Отпуска.

Конфигурация содержит инструмент по планированию отпусков работников

Это инструмент поддержки  принятия решений руководителем  при утверждении отпусков работников. Кроме того, инструмент позволяет  организовать процесс разработки графика  отпусков для большого количества работников, распределив его между несколькими  ответственными лицами.  
При помощи этого инструмента руководитель может выяснить, имеет ли работник право на запрашиваемый отпуск, не противоречит ли отпуск намеченным мероприятиям, кто еще будет в отпуске в этот период и т.п.

При помощи визуальных средств  можно увидеть распределение  отпусков во времени.

Инструмент содержит механизмы  проверки и встроенные отчеты, что  позволяет быстро найти ошибки и  сэкономить время на процедуру утверждения.

Инструмент предоставляет  информацию о количестве дней еще  не спланированного отпуска по каждому  работнику.

График отпусков может  быть наглядно представлен в виде диаграммы Ганта.

 

1.3.7 Регламентированный кадровый  учет

 

Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого  учета предприятия, что имеет  конечной целью наиболее полное использование  потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение  регламентированного кадрового  учета в полном соответствии с  требованиями текущего законодательства.

Подсистема обеспечивает хранение следующей информации:

1. личные данные о работниках как о физических лицах;
2. подразделения и должности работника;
3. служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информации.

Для работы с данными, которые  имеют отношение к определенному  физическому лицу, но в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен специализированный инструмент конфигурации — "Управление данными работника".

По накопленной информации о работниках можно построить  разнообразные отчеты:

1. списки работников,
2. коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,
3. движение кадров,
4. статистика кадров,
5. отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные  по различным критериям. Выводимые  в отчет данные выбираются из широкого списка показателей, что дает возможность  всесторонне анализировать кадровый состав предприятия и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения. Пользователь может самостоятельно задавать параметры группировки  и критерии отбора данных в отчетах  в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически — созданные пользователем  специализированные отчеты) могут быть сохранены в информационной базе для повторного использования.

 

1.3.8 Штатное расписание  организаций 

 

На основании кадровых сведений информационной базы может  быть сформирован специализированный отчет — штатное расписание. Штатное  расписание организации может быть выведено по унифицированной форме  Т-3. Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также  месячный фонд заработной платы по каждой единице.

Аналитический отчет по штатному расписанию организаций отображает данные в одном из двух вариантов: в виде списка штатных единиц или  в виде штатной расстановки.

Отчеты по штатному расписанию предоставляют возможность группировать информацию в следующих разрезах:

1. организации,
2. подразделения и должности организаций,
3. виды тарифных ставок,
4. графики работы,
5. валюты тарифных ставок.

 

1.3.9 Кадровый учет организаций 

 

Регламентированный учет кадров организации ведется независимо от учета работников предприятия. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия  или в несколько подразделений  одной организации. Но повторный  ввод одних и тех же сведений о  физическом лице при этом не потребуется.

В программе регистрируется все изменения для каждого  работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные  перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения.

Аналитическая отчетность предоставляет  возможность сформировать разнообразные  списки работников организации, отобранные и сгруппированные по различным  критериям.

Информационная база содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с  такими понятиями, как информация о  населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а  также такие справочники, как  виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда  Российской Федерации.

 

1.3.10 Воинский учет 

 

Воинского учета в конфигурации организован в соответствии с  действующими нормативными документами.

В конфигурацию включены следующие  отчеты, которые представляются организациями  либо по запросам военкоматов, либо на регулярной основе:

1. Данные для постановки на учет в военкомате;
2. Численность граждан запаса (формы №6 и 11/МУ);
3. Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет;
4. Список принятых и уволенных военнообязанных;
5. Список юношей 15–16 лет;
6. Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет;
7. Список принятых и уволенных призывников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 2 АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ  «КАДРЫ»

2.1. Основные  цели внедрения системы

 

Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и топ-менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность  в использовании современной  системы управления персоналом. Аутсорсинг кадрового делопроизводства (т.е. передача функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании) имеет  весомые выгоды:

1. Сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно;
2. Высокое качество результата;
3. Техническая поддержка и др.

Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» разработана компанией  «Электронные Офисные Системы»   и предназначена для автоматизации  и оптимизации бизнес-процессов  в области управления персоналом:

1. Ведение штатного расписания;
2. Ведение личных карточек;
3. Оформление командировок;
4. Оформление отпуска;
5. Табельный учет рабочего времени;
6. Формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Использование системы «КАДРЫ»  позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы за счет автоматизации рутинных операций и автоматического формирования разнообразных справок и отчетов. Гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый  уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при  этом работу с системой. В целях  автоматизации кадрового менеджмента  компанией «ДеПлис» купила автоматизированную систему кадрового делопроизводства, призванную сделать максимально  наглядными и эффективными бизнес-процессы в области управления персоналом, а также за счет автономной работы электронной системы управления персоналом снизить расходы на заработную плату и на вопросы кадрового  менеджмента. Интеграция системы «ДЕЛО» с системой «КАДРЫ» позволит сделать  практически аутентичными справочники  сотрудников компании, включая отслеживание всех изменений в штатном расписании.                                                     

Преимущества системы управления персоналом «КАДРЫ»:

1. Система реализована на базе новейших технологий;
2. Система гибко настраивается;
3. Система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

Также в рамках объединения системы  «КАДРЫ» с уже существующими  в компании системами возможна интеграция системы «КАДРЫ – ПРЕДПРИЯТИЕ» с 1С: «Зарплата и Кадры» 7.7. Данный программный продукт создан для  решения вспомогательных задач  ведения кадрового делопроизводства.

 

2.2 Возможности программы  «Кадры»

 

1. Автоматическое составление кадровых документов (в программе используются новейшие бланки документов, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1).
2. Сохранение приказов и отчетов в форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office).
3. Автоматическое составление штатного расписания по форме Т-3 на основе базы данных по сотрудникам. Штатное расписание имеет гибкую структуру без ограничения уровней вложенности подразделений с возможностью включения филиалов с собственной структурой.
4. Автоматическое формирование табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Табель учета рабочего времени автоматически формируется на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, автоматически отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов.
5. Автоматическое составление личной карточки по форме Т-2 и хранение её в электронном виде в базе данных.
6. Автоматическое составление графика отпусков по форме Т-7
7. Автоматическое составление журнала приказов и ведение электронного архива приказов.
8. Расчёт общего, непрерывного стажа, а также стажа работы на данном предприятии.
9. Импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.).
10. Возможность подключать классификаторы (КЛАДР, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР).
11. Возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу.
12. Возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках.
13. Возможность хранения в программе ссылок на внешние документы в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.)
14. Возможность кадрового учета неограниченного количества организаций в одной программе.
15. Расчёт среднесписочной численности сотрудников за любой период.
16. Хранение в базе фотографий сотрудников.
17. Формирование произвольных отчётов на основе информации базы данных (пользователь сам выбирает поля базы данных, которые необходимы ему для отображения в отчёте) с возможностью экспорта в формат Word и Excel.
18. Работа программы в локальной сети (сетевая версия).
19. Напоминание об окончании испытательного срока у сотрудников.
20. Формирование отчёта по движению численности сотрудников за любой период.
21. Экспорт анкетных данных в формат Пенсионного Фонда на дискету (анкетные данные экспортируются из базы по сотрудникам, таким образом нет необходимости заново набирать эти данные) и распечатка всех сопутствующих документов (анкета застрахованного лица - форма АДВ-1 , опись пачки анкет и опись пачки документов - форма АДВ - 6).
22. Формирование стандартных отчётов (список сотрудников, список сотрудников по отделам, список вакантных мест, список детей сотрудников, список военнообязанных, список уволенных, список женщин, список мужчин).
23. Учёт командировок, отпусков и поощрений.
24. Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).
25. Автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников.
26. Удобный поиск в базе
27. Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.
28. Хранение в архиве базы данных информации об уволенных сотрудниках.