Учет поступлений основных средств (на примере поступления грузовых автомобилей) на предприятии ОАО «Удмуртский хладокомбинат»

 
 

     Перечисленные задачи характеризует внутриэлементная взаимосвязь, а также взаимосвязь  с другими задачами подсистемы, в  частности с задачами по формированию затрат на сч.60, затрат по обслуживанию автомобилей, формирование заработной платы водителей и другими. В то же время задача по поступлению ОС информационно взаимоувязана с задачами по анализу, оперативному управлению и планированию хозяйственной деятельности (таблица 2). 

     2.2 Перечень и содержание  первичных документов, их взаимосвязь с решаемыми задачами. Проектирование форм первичных документов и порядок их формирования 

     На  основании первичных документов формируют оперативные данные. По учету поступления ОС в условиях автоматизации применяются следующие первичные документы:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1)

     Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма  № ОС-1а)

     Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б) 

      Применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или  между организациями для: 

а) включения  объектов в состав основных средств  и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

· по договорам  купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;

· путем  приобретения за плату денежными  средствами, изготовления для собственных  нужд и ввода в эксплуатацию законченных  строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном  порядке;  

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.  

      Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с  действующим законодательством  в особом порядке.

      Ввод  нового документа выполняется выбором  пункт «Поступление ОС» в подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программы. В реквизите «Поставщик» указывается контрагент, у которого приобретено данное основное средство. Основание поступления ОС указывается в реквизите «Договор» выбором из справочника «Договоры». Для ввода сведений об основных средствах как объектах вложений во внеоборотные активы необходимо заполнить табличную (многострочная) часть документа «Приобретение ОС за плату». Она всегда содержит колонки «Объект внеоборотных активов», «Стоимость» и «Всего»; наличие колонок для сумм налогов зависит от указанного варианта расчета налогов. В нижней части таблицы автоматически подсчитывается итог для проверки соответствия с документами поставщика (накладной). Остальные реквизиты табличной части заполняются в соответствии с накладной поставщика в режиме редактирования строки табличной части. После заполнения экранной формы нужно нажать на кнопку "ОК", и провести документ [10].

      Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) 

      Применяется для оформления и учета перемещения  объектов основных средств внутри организации  из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в  другой. 

      Выписывается  передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта (объектов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).

      Акт о приеме-сдаче  отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) 

Применяется для оформления и учета приема-сдачи  объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. 

      Подписывается членами приемочной комиссии или  лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. 

      Если  ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. 

      Данные  ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

Инвентарная карточка учета основных средств (форма №ОС-6)

Форма №ОС-6 применяется для учета всех видов основных средств, а также  для группового учета однотипных основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии  на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов о зачислении объекта, его перемещении, дооборудования, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте и списании. 

     Для отражения в бухгалтерском учете  операций поступления в организацию  основных средств, не требующих монтажа, предназначен документ «Поступление отдельных  объектов основных средств». Сначала  с ним работает кладовщик, который заполняет экранную форму, выписывает приходный ордер, заносит документ в информационную базу; затем бухгалтер, который проверяет правильность заполнения, а затем проводит документ.

     В меню «Документы» выбирают пункт  «Учет ОС», в нем подпункт «Поступление ОС» и открывают экранную форму документа. В реквизите «Поставщик» выбором из справочника «Контрагенты» указываем: Автоцентр "КАМАЗ" ООО. Для заполнения реквизита «Договоры» и заносят в него основание расчетов: Накладная №12 от 23.04.2009. в реквизите «дата и номер счет-фактуры» указываем: 23.04.2009 №23075. затем переходят в табличную часть экранной формы. Здесь щелчком на графе «Объект внеоборотных активов» первой строки открывают справочник «Объект внеоборотных активов» и вносят наименованиенового объекта учета: А/М КАМАЗ - 6717Х945ВА – сначала в список, а затем двойным щелчком в табличную часть экранной формы документа «Приобретение основных средств за плату». Указывают стоимость объекта – 892611,87 руб. и количество – 1. остальные графы заполняются автоматически. При проведении документа автоматически формируются проводки с кредита счета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)», объекты аналитического учета Автоцентр "КАМАЗ" ООО и Накладная №12 от 23.04.2009 в дебет счетов 08.4 «Приобретение отдельных объектов основных средств», объект аналитичсекого учета А/М КАМАЗ - 6717Х945ВА на сумму 892611,87 руб. и 19.1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств» , объекты аналитического учета - Автоцентр "КАМАЗ" ООО и Поступление ОС000001 (23.04.2009) на сумму 160670,14 руб..

     Спроектируем  документ Акт приема – передачи основных средств. Для этого в меню «Документы» выбирают пункт «Учет ОС», а в нем – подпункт «Ввод в эксплуатацию ОС» и открывают экранную форму документа. На закладке «Основные средства» в реквизите «Объект внеоборотных активов» открывают справочник «Объект внеоборотных активов». В этом справочнике двойным щелчком мыши выбирают объект аналитического учета: А/М КАМАЗ - 6717Х945ВА. Затем переходят в табличную часть и щелчком «переносят» его в строку табличной части документа. При внесении объекта в справочник «Основные средства» ему автоматически присваивается инвентарный номер. Для определения суммы расходов, учтенных по объекту внеоборотных активов, документ записывают, а затем нажимают на кнопку «Показать». Затем по кнопке «Акт ОС-1» распечатывают форму акта, а экранную форму закрывают, но не проводят.

     В процессе определения расположения реквизитов и показателей в документе следует учитывать их назначения в процессе обработки. Любой документ при этом условно делится на 3 зоны:

     1 зона (верхняя) - общая зона документа.  Она содержит постоянные справочные и группировочные реквизиты и показатели, характерные для всего документа в целом.

     2 зона (содержательная) – содержит постоянные справочные, группировочные и переменные реквизиты и показатели, характерные для одной документостроки.

     3 зона (зона подписи) – предусматривает  подписи руководящих и ответственных лиц, и соответственно количество строк для этих подписей.

     Выбор формата первичного документа определяется содержанием и составом реквизитов и показателей, формой их расположения [14, с.48]. 

Таблица 2.2.1 

Описание  реквизитов первичного документа «Акт приема - передачи ОС»

      

 
 

     При определении величины бланка необходимо учесть размеры всех граф по ширине и длине. Ширина бланка складывается из суммы размеров всех граф, толщины вертикальных линий (0,5 мм для тонких и 2,2 мм для утолщенных линий) и боковых полей (левое – 16 мм, правое – 8 мм).

     Размеры граф определяются с учетом максимальной значности реквизита (показателя) и нормы записи одного знака ширина бланка (Т) рассчитывается по формуле:

     Т=3(или 4 мм) х (З_общ + К) + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л. + 16 + 8, где

• 3(или 4 мм) – норма площади на запись одного знака, мм
• З_общ. – максимальная значность всех реквизитов документостроки, мм
• К – количество граф в документостроке (или еще один дополнительный знак в графе размером 3 или 4 мм для свободы записи значений в графу)
• 16 и 8 –ширины левого и правого полей, мм
• Т_т.л. – количество тонких линий (до 0,5 мм)
• Т_ут.л. – количество утолщенных линий (до2,2 мм)

Рассчитаем  ширину документа:

Т=3 х (76+12)+14х0,5+2,2*0+16+8=295 мм.

     Длина бланка определяется по формуле:

     Д = 20 + 8 + 8 + 6 х К_ш. + 9 х К_стр. + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л., где

     -   20 – длина верхнего заголовка  документа (наименование документа), мм

• 8 и 8 – длина верхнего и нижнего полей, мм
• К_ш. – максимальное количество строк в наименованиях заголовков граф (в «шапке» документа)
• 6 – высота каждой строки в «шапке», мм
• К_стр. – количество документострок в бланке документа
• 9 – высота каждой документостроки, мм

     Так как документ акта приемки-передачи на 3-х листах, требуется определить длину по всем трем листам:

1. Лист 1  Д=20+8+8+6*8+9*13+0,5*14=208 мм.
2. Лист 2 Д=20+8+8+6*4+9*16+0,5*10=209 мм.
3. Лист 3  Д=20+8+8+6*2+9*17+0,5*10=206 мм.

         На принятый к  учету объект ОС открывают инвентарную  карточку. Для этого в программе 1С:Бухгалтерия открывают справочник «Основные средства» (в меню «Справочник»-пункт «Внеоборотные активы»-подпункт «Основные средства»). Строку с наименованием объекта выделяют курсором и нажимают на кнопку «Инвентарная карточка ОС-6». Документ состоит из двух листов, один лист составлен в формате А4 книжный, второй – в формате А4 альбомный. Описание реквизитов представлено в таблице 2.2.2.