Создание списков и баз данных в среде MS Office

      Создание  запросов. Возможны разные виды запросов: запрос на выборку; запрос с параметрами; перекрестный запрос; запрос SOL; запрос на изменения.

      Запрос  на выборку является простым, а потому наиболее часто используемым видом  запроса. Другим удобным средством  создания запросов является запрос по образцу. Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки тех полей таблицы, на которых основывается запрос. Строки нижней панели определяют структуру получаемой на основании запроса результирующей таблицы. В строке бланка Условие отбора записывается критерий, по которому производится выбор записей.

      Создание  запросов в режиме Конструктора —  это ручной способ создания запроса:

• открыть вкладку Запросы диалогового окна <База данных> и щелкнуть кнопку «Создать»;
• в диалоговом окне <Новый запрос> выбрать позицию Конструктор;
• выбрать таблицы базы данных, на основании которых будет построен запрос. Это производится в диалоговом окне <Добавление таблицы>, где отражены все имеющиеся в базе данных таблицы;
• занести выбранные таблицы в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком по кнопке «Добавить».

            Таким образом, в  рамках данного раздела мы кратко рассмотрели создание списков и  баз данных в среде MS Office. Преимущество работы с приложениями этой среды заключаются в простоте, удобстве и мощности создаваемых списков и баз данных.  
 
 
 

      Заключение

      Проанализировав характеристики области применения Microsoft Access, Microsoft Excel  можно выделить следующие структуры: 

• применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.);
• при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий);
• в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот);
• в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.);
• в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

      Это сферы использования СУБД Microsoft Access, хотя их конкретных реализаций может быть неизмеримо много, как и областей применения информационных технологий в целом.

      Microsoft Access, Microsoft Excel  – хорошее решение для предприятий, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей. Разработкой этого продукта Microsoft занималась более 7 лет, более 2,5 миллионов специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

      Таким образом, можно сделать вывод  о простоте, удобстве, эффективности, надёжности хранения, редактировании и добавления данных в списки и  базы данных при помощи среды MS Office. 
 
 
 
 

      II. Практическая часть

Вариант 25

1. Построить таблицы по приведенным ниже данным (табл. 1 – 3).
2. Выполнить расчет исходящих остатков вкладов.
3. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования ведомости остатков вкладов с начисленными процентами.
4. Результаты вычислений представить в графическом виде.

Таблица 1

      Операционный  дневник

 

      Таблица 2

      Остаток вклада с начисленным процентом

 
 
 

      Таблица 3

      Процентная  ставка

 

      Алгоритм  решения задачи:

1. Войдем в программу MS Excel.
2. Создадим книгу с именем Дневник.

                    3. Переименуем Лист 1 в Расчет вклада.

                    4. Создадим и заполним таблицу Операционный дневник исходными данными.

Рис. 3.1 Таблица Операционный дневник.

5. Аналогичным образом: переименовать Лист 2 и Лист 3 в листы с именами Остаток вклада с нач. процентом и Процентная ставка и заполним таблицы данными. 

Рис. 3.2 Таблица Остаток вклада с нач. процентом.

Рис. 3.3 Таблица Процентная ставка. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Рассчитаем  Остаток исходящий в первой таблице. В ячейку F3=C3+D3-E3. Остальные ячейки заполняем при помощи маркера, для этого выделяем ячейку F3 и тянет вниз за правый угол.

Рис. 3.4 Вычесление исходящего остатка с помощью  формулы.

7. Произведём расчёт остатка вклада с начисленным процентом. Для этого воспользуемся возможностью организации межтабличных связей и на основе построенных ранее таблиц проведём необходимые расчёты, используя встроенную функцию ВПР. Для того чтобы рассчитать «Остаток вклада с начисленным процентом» нужно из Остатка исходящего вычесть произведение Остатка исходящего на Процент по вкладу.

Для этого  в ячейку С2 таблицы «Остаток вклада с нач. процентом» введем формулу  ='Расчет вклада'!F3+'Расчет вклада'!F3*ВПР(B2;ставка;2;1)/100

Рис. 3.5 Вычесление остатка вклада с нач. процентом с помощью формулы.

8. Построим диаграмму по данным из таблицы «Остаток вклада с начисленным процентом». Для этого войдем в меню Вставка/Диаграммы. Появляется окно мастера диаграмм. Выбираем первый пункт списка Стандартных диаграмм. Гистограмма пусть в данном случае будет круговой. Нажимаем кнопку Далее.

Рис 3.6 Полученная диаграмма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Руководство пользователя 
 

1. Запустите файл Вклады.xls с помощью Microsoft Office Excel.
2. Книга данных состоит из 4 листов:
• Расчет вклада
• Остаток вклада с нач. процентом
• Процентная ставка
• Диаграмма
3. На листе Расчет вклада можете увидеть остаток входящий, приход, расход и, исходя из них выполнить расчет исходящий остатков вкладов, используя формулу F3=C3+D3-E3.
4. На листе Остаток вклада с нач. процентом можете увидеть остаток вклада с нач. процентом, исходя из вида вклада ( до востребования, праздничный, срочный), которые вы можете увидеть на листе Процентная ставка.
5. На листе Процентная ставка можете видеть и менять процентные ставки, в зависимости от вида вклада.
6. Лист Диаграмма графически отображает Остаток вклада с начисленным процентом. Исходя из размера полукруга, можете сделать вывод о разнице между величинами остатков вкладов с начисленным процентом .
7. Данные в таблице Вклады.xls связаны и в случае изменения входных данных будут меняться конечные расчеты.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Блок  схема по решению задачи 

 

 
 
 

Где:

• i-вид вклада;
• Bi-остаток входящий; тыс.руб;
• Pi-приход; тыс.руб;
• Ri-расход; тыс.руб;
• Ki-остаток исходящий, тыс.руб;
• Ai-остаток вклада с нач. процентом;
• Vi-процентная ставка в зависимости от вида вклада.

 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы. 

      

1. Информатика в экономике: Учеб. пособие/ Под . ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. – М.: Вузовский учебник, 2008. – 478 с.
2. Зелинская Т.Я. «Сборник прикладных задач по информатике для средних учебных заведений: Учебное пособие». – Тула: Левша, 2002. – 72 с.
3. Бахтиярова Л.Н., Козлов О.А., Н.С. Корнеев. «Windows. Microsoft Office: практический курс». Учебно-методическое пособие. – М.: ИИО РАО, 2003. – 108 с.
4. Круподеров Р.И. «Теоретические основы информатики». Учебное издание. – М.: РАО, 2000 г. – 105 с.
5. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П, Косарева. – М.: Финансы и статистика, 2005.
6. Усенков Д.Ю. «Microsoft Office в уроках: MS Excel, MS Accsess». – М.: Образование и Информатика, 2004. – 120 с.
7. http://256bit.ru/informat/index1.htm (Электронный учебник по информатике).
8. Б.В.Соболь, А.Б.Гадин, Ю.Панов, Е.В. Рашидова «Информатика: учебник» - Феникс,2009.
9.   Информатика. Базовый курс: Учебник для ВУЗов/Под редакцией Симонович С.В – Питер, 2010.
10. Степанов А.: Информатика: Учебник для вузов. 6-е изд. - Питер, 2010.
11. Окулов С. М.: Учебник по информатике – БИНОМ,2009.
12. Столяр С. Е., Владыкин А. А.: Учебник по информатике – БИНОМ,2010.