Создание списков и баз данных в среде MS Office

      Содержание

1. Теоретическая часть

1. Состав пакета MS Office.…………………………………………….………………....…3

2. Основные понятия баз данных

1. Базы данных и системы управления базами данных……………………...…4
2. Состав СУБД……………………………………………………………………5
3. Объекты базы данных……………………………………………………….…6
4. Свойства полей базы данных…………………………………………………..7
5. Типы данных……………………………………………………………………8

3. Создание списков в Microsoft Word ……………………....……….………………….....9
4. Создание баз данных в Microsoft Exсel..………………………………………....……..13
5. Создание баз данных в Microsoft Access …………………….....................................…16

                    Заключение………………………………….........................................................................22

2. Практическая часть……………….……………………………………….......……23
1. Алгоритм решения задачи……………………………………………….………24
2. Руководство пользователя……………………………………………………….30
3. Блок-схема по решению задачи…………………………………………………31

                   Список использованной литературы…………………………...….……………….....…..32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I. Теоретическая часть

      1. Состав пакета MS Office

            Офисный пакет (office suite) – набор взаимосвязанных компьютерных программ, предназначенных для удовлетворения запросов офисных работников. Наибольшая доля рынка этих программных продуктов принадлежит корпорации Microsoft (MS). Сегодня MS Office – основной офисный пакет, собственные форматы которого стали стандартом де-факто, а названия Word и Excel для многих превратились в синонимы понятий «текстовый процессор» и «табличный процессор». Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.

            MS Office состоит из следующих частей:

            Microsoft Office Word – программа, предназначенная для создания, оформления и редактирования различных текстовых документов: служебных писем, списков, актов, отчетов, нормативных документов табличного вида Microsoft Office Excel – табличный процессор, который является средством, позволяющим использовать для расчетов электронных таблицы данных, а также строить различные виды графиков и диаграмм. При изменении  исходных данных пересчет таблиц происходит автоматически. Excel обеспечивает взаимодействие со всеми программными продуктами, входящими в Microsoft Office.

            Microsoft Office Access – система управления базами данных (СУБД) предназначена для создания баз данных, необходимых индивидуальным пользователям и подразделениям. Кроме того, данная компонента MS Office предоставляет клиентам удобный интерфейс для доступа к более масштабным серверным хранилищам информации (например, Microsoft SQL Server), которыми раньше могли воспользоваться только  профессиональные администраторы баз данных. Access предлагает пользователям с любым уровнем подготовки удобные средства поиска, управления и обмена данными.

            Microsoft Office PowerPoint – программа, предназначенная для создания демонстрационных материалов, позволяющих во время выступления в аудитории пользоваться визуальными и звуковыми средствами.

            Microsoft Office Outlook – программа, предназначенная для управления перепиской и личными сведениями, которая облегчает работу с сообщениями, организацию встреч, контактов [1, С.215-216].

             Так же в пакет MS Office входят  приложения Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Info Path 2003, Microsoft Office One Note 2003.

      2. Основные понятия баз данных

      2.1. Базы данных и системы управления базами данных.

      Список — набор  строк таблицы, содержащий связанные  данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. [2, c. 201]

      Одной из функций компьютера является обеспечение хранения информации. Одной из форм такого хранения является банк данных. Банк данных — это современная форма организации хранения и доступа к информации. Это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных. Банк данных — это сложная система, включающая в себя все обеспечивающие подсистемы, необходимые для функционирования любой системы автоматизированной обработки данных. [3, c. 32]

      Компонентами банка  данных являются: база данных; система управления базой данных; вычислительная система (операционная система и технические средства); администратор базы данных (группа специалистов, без которых невозможно функционирование и развитие базы данных); словарь данных; обслуживающий персонал.

      Среди перечисленных  компонентов основными являются база данных и система управления базой данных (СУБД). База данных — это файл специального формата, содержащий определенным образом структурированную информацию. Это — совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач. [4, c. 76] 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.2. Состав СУБД.

      Язык  описания данных (ЯОД) – средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается  структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.

      Язык  манипулирования данными (ЯМД) –  язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение. В MS Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Использую SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Тем самым Access значительно упрощает задачу обработки данных.

      Для различных СУБД реализация этих уровней  языков может быть различной. В одних  случаях ЯОД и ЯМД требует  составления пользователем программы  полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных  СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы – генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.3. Объекты базы данных.

        В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы:

      Таблицы.

      Таблицы - это основные объекты любой базы данных. В них хранятся все данные, имеющиеся в базе, а так же таблицы  хранят и саму структуру базы (поля, их свойства и т.д.).

      Запросы.

      Запросы служат для фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи. С помощью запросов можно выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах.

      Форма.

      Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую  на набор данных. Бланк-форма позволяет  упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет  ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к БД. В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.

      Отчеты.

      По  своим свойствам и структуре  отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

      Макросы и модули.

      Эти категории объектов предназначены  как для автоматизации повторяющихся  операций при работе с СУБД, так  и для создания новых функций  путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

      2.4. Свойства полей базы данных.

      Поля  базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

      Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

      Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

      Размер  поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

      Формат  поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

      Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

      Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

      Значение  по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

      Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

      Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

      Обязательное  поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

      Пустые  строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

      Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.  

2.5. Типы данных.

      Таблицы баз данных, как правило, допускают  работу с гораздо большим количеством  разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.