Создание списков и баз данных в среде MS Office

      Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

      Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

      Поле  Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

      Дата/время  – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

      Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

      Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

      Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

      Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

      Мастер  подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка. 
 
 
 
 
 

      Создание  списков в Microsoft Word

            Многоцелевой  текстовый  редактор MS Word (текстовый процессор) с одной стороны, достаточно доступен в освоении, а с другой – является профессиональной системой, предназначенной для разработки сложных документов, включая подготовку бюллетеней и книг с графическими материалами, списков и др.

            При оформлении нумерованных списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в  строку, автоматически пронумеровать  нельзя. Для создания простейшего нумерованного списка надо выделить нумеруемые абзацы и нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию à панели инструментов à Форматирование. Для оформления нумерованного списка нужно выполнить команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке «Нумерованный» диалогового окна Список (рис. 1.1) выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

        
Рис. 1.1.  Выбор вида нумерованного списка во вкладке "Нумерованный" диалогового окна "Список"

      Каждый  вариант оформления нумерованного  списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Параметры списка можно изменять. Для этого во вкладке «Нумерованный» диалогового окна Список (см. рис. 1.1) нужно выбрать какой-либо вариант оформления и нажать кнопку «Изменить». После этого появится диалоговое окно «Изменение нумерованного списка». В раскрывающемся списке «Нумерация» можно выбрать требуемый вид нумерации. В счетчике «Начать с» можно установить начальный номер нумерации. В раскрывающемся списке «Положение номера» можно выбрать вид выравнивания номеров, а в счетчике «На» - положение номеров относительно левого поля. В счетчике «Табуляция» после можно установить позицию табуляции, устанавливающей отступ первой строки абзаца от номера. В счетчике «Отступ» можно установить отступ абзаца от левого поля. В поле «Формат номера» можно к номерам добавить какой-либо текст. Текст можно вводить как перед номером, так и после него. Обычно номера имеют те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Если требуется изменить параметры шрифта номеров, надо нажать кнопку «Шрифт» и затем во вкладках «Шрифт» и «Интервал», а при особом желании и во вкладке «Анимация», диалогового окна «Шрифт» установить требуемые параметры шрифта.

            Оформление маркированных  списков.

      При оформлении маркированных списков  следует иметь в виду, что элементом  списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, отметить маркерами  нельзя. Для создания простейшего  маркированного списка выделите абзацы и нажмите кнопку Маркированный список по умолчанию à панели инструментов à Форматирование  
Для оформления маркированного списка выполнить команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Маркированный диалогового окна Список (рис. 1.2) выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

        
Рис. 1.2.  Выбор вида маркированного списка во вкладке "Маркированный" диалогового окна "Список"

      Каждый  вариант оформления маркированного списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Параметры оформляемого списка можно изменять. Для этого во вкладке Маркированный диалогового окна Список (см. рис. 1.2) следует выбрать какой-либо вариант оформления и нажать кнопку Изменить. После этого появится диалоговое окно Изменение маркированного списка.

      Для создания многоуровневого списка текст  документа должен быть соответствующим  образом подготовлен. Если необходимо применить многоуровневый список к заголовкам документа, эти заголовки должны быть оформлены соответствующими стилями. Если необходимо применить многоуровневый список к обычному тексту, абзацы, оформляемые с использованием списка, должны различаться отступами слева. Чем ниже уровень текста, тем больше должен быть отступ первой строки или отступ слева для всего абзаца. Разница в отступах должна быть не менее 0,32 см. Чем больший отступ имеет абзац, тем ниже будет его уровень. Отступы можно назначить до применения многоуровневого списка или после его установки. Для оформления многоуровневого списка подготовленный текст выделяют, а затем выполняют команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Многоуровневый диалогового окна Список (рис. 1.3) надо выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

        
Рис. 1.3.  Выбор вида многоуровневого списка во вкладке "Многоуровневый" диалогового окна "Список"

      Первоначально список не имеет уровней. Для понижения уровня списка надо выделить абзац (абзацы) и нажать кнопку «Увеличить отступ» панели Форматирование, для повышения уровня - кнопку «Уменьшить отступ». В зависимости от того, что было выбрано, текст будет оформлен маркерами или нумерацией. Так же, как и при оформлении других списков, каждый вариант оформления многоуровневого списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Кроме этого, некоторые виды многоуровневых списков задают нумеруемому тексту стили заголовков. Для дальнейшего применения последнего из использовавшихся вариантов оформления многоуровневого списка, независимо от того, какой многоуровневый список был применен (маркированный, нумерованный или комбинированный), можно нажать кнопку «Нумерованный список по умолчанию» à панели инструментов à Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления многоуровневого списка. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку «Нумерованный список по умолчанию». Оформление будет снято. После установки всех изменений в диалоговом окне «Изменение маркированного списка» необходимо нажать кнопку ОК. Список будет оформлен с указанными параметрами, а во вкладке «Маркированный» диалогового окна «Список» вместо измененного появится новый вариант списка. Для восстановления исходных параметров оформления списка во вкладке «Маркированный» диалогового окна «Список»  следует нажать кнопку «Сброс». Для дальнейшего применения последнего из использовавшихся вариантов оформления маркированного списка можно нажать кнопку «Маркированный список по умолчанию» à панели инструментов à Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления маркированным списком. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку «Маркированный список по умолчанию». Оформление будет снято [5, С. 197-199]. 
 
 
 
 
 
 
 

      Создание  баз данных в Microsoft Exсel

      Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных  данных на листе Excel. Если объявить некоторый  диапазон ячеек списком, то данными  этого списка можно управлять  и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. [6]

      При создании списка Excel процесс распознавания  и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств. [7, c. 199]

      В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, данные в списке, должны быть организованы в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:

• верхняя строка списка должна содержать заголовки (поля), описывающие информацию, содержащуюся в данном столбце;
• каждый отдельный список должен создаваться на отдельном листе;
• каждый столбец должен содержать информацию одного типа;
• следует стараться не располагать данные, не относящиеся к списку, на листе со списком, но если в этом есть необходимость, между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец;
• перед внесением изменений в список убедиться в том, что все скрытые строки и столбцы отображены.

      Покажем на рисунке 2.1 структуру стандартного списка.

1. К каждому  столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.
2. Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список.

     3.Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка

В список можно добавить строку итогов.                           Рис. 2.1 Структура списка

3. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.
4. Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

                   Преимущества списков:

      Сортировка  и фильтрация списков.   Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию. Обеспечение целостности данных.    Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных.  Форматирование объектов списка.    Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа. [4, c. 208]

      Для того, чтобы создать списков MS Excel для начала, следует выделить диапазон ячеек. Далее «Меню-Данные-Список-Создать список». После этого можно приступить к оформлению списка и его заполнению. В качестве примера (рис. 2.2) я создала список с данными о работниках фирмы «ННН» и заполнила его первую строчку. Для того чтобы новые данные в конце списка форматировались так же, как и предыдущие строки, а формулы копировались в новую строку, необходимо:

1. выполнить в строке меню команды Сервис\Параметры\ вкладка Правка;
2. установить флажок Расширять форматы и формулы в списках.

    Рис. 2.2 Пример создания списка

      Чтобы с помощью формы данных найти  необходимые записи: выделить любую  ячейку базы данных. Выполнить команду  Данные> Форма. Откроется форма данных, здесь нажать кнопку Критерии. Произойдет очистка полей и изменение некоторых кнопок. Перейти к полю, которое будет участвовать в определении критерия, и ввести критерий. Нажать кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи, удовлетворяющей введенному критерию.

      С помощью средства «Автофильтр» можно оставить на рабочем листе только те записи базы данных, которые удовлетворяют определенным условиям. Для этого надо выполнить команду Данные > Фильтр > Автофильтр. После выполнения этой команды справа от имени каждого поля фильтруемой базы данных появится кнопка со стрелкой. Щелчком по этой кнопке открывается список, который содержит следующие критерии: Все, Первые 10, Условие, Точное, Пустые, Непустые. После установки нужного критерия все записи, которые не удовлетворяют критерию, будут скрыты. Критерии можно устанавливать для нескольких полей.