Создание списков и баз данных в среде MS Office

      Фильтрация  с помощью Расширенного фильтра.

      Расширенный фильтр требует большей работы, чем  Автофильтр, но и предоставляемые  им возможности шире. Для использования расширенного фильтра необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей базы данных. Не требуется включать все заголовки и повторять их порядок. Кроме того, диапазон критериев должен включать хотя бы одну строку под строкой заголовков, содержащую условия. После подготовки диапазона критериев надо выполнить команду Данные > Фильтр > Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно "Расширенный фильтр". В этом окне в группе "Обработка" необходимо выбрать одну из опций: "Фильтровать список на месте" или "Скопировать результат на новое место". Указать адрес исходного диапазона и адрес диапазона критериев и нажать кнопку ОК. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Создание  баз данных в Microsoft Access

         База данных Access  представляет собой одну из наиболее популярных систем управления базами данных, позволяющую создавать базы данных, вводить в них данные и при необходимости редактировать их, осуществлять поиск и отбор необходимых данных на основе заданного критерия, формировать требуемые отчеты.

            База данных Access состоит  из совокупности объектов: таблиц, форм, запросов и отчетов. В каждой базе данных содержится одна или несколько  таблиц. Каждая таблица представляет собой набор упорядоченных  данных по определенной системе. В отличие от таблиц Excel в таблицах Access каждый столбец представляет собой поле, которое является категорией информации, в то время как каждая строка содержит отдельную запись, хранящую всю информацию по определенному вопросу. В приложении Access каждое поле может содержать только один тип данных. Пользователь сам может определить поля для хранения текста, чисел , денежных сумм или гиперссылок для связи с Web – страницами или другими документами. Access также включает специальный тип поля – объект OLE, позволяющий вводить объекты (рисунки, анимацию, звук, видеоклипы ) из других, представленных в среде Windows, программ.

      В Access используются реляционные базы данных, в которые входят несколько таблиц и между ними устанавливаются связи. Эти связи позволяют ввести  данные в одну таблицу и связать их с записью в другой таблице через идентификатор. Хранение данных в связанных таблицах имеет ряд преимуществ: отпадает необходимость многократного ввода одних и тех же данных в большое число записей, объем базы данных становится меньше, уменьшается количество ошибок при вводе, упрощается процедура обновления данных. Для просмотра связей между таблицами конкретного приложения в Access используется команда Схема из меню Сервис.

         Работа с базой данных подразделяется на две фазы: фазу конструирования базы данных и фазу управления данными. В большинстве случаев фаза конструирования выполняется в режиме конструктора; при этом возможно применение как режима конструктора таблицы, так и режима конструктора формы. После завершения фазы конструирования появляется возможность использовать различные объекты базы данных для управления реальными данными, т.е. становится возможным ввод данных, их редактирование, формирование запросов в базе данных с целью извлечения части данных, создание отчетов и др. При работе с различными объектами базы данных в процессе конструирования и использования этих объектов пользователь переходит из одного режима в другой, при этом меню в панели инструментов  также изменяются в соответствии с выполняемыми задачами.

      Для создания базы данных в MS Access, запустим эту программу. После запуска программы и создания новой базы данных появляется главное окно системы, из которого открываются таблицы, формы и другие элементы базы данных.

      Элементы  окна: Строка заголовка — выводит имя открытой базы данных; кнопки «Создать», «Открыть», «Конструктор» и другие — открывают объект в определенном окне или режиме; кнопки объектов — выводят список объектов, которые могут быть открыты или изменены; список объектов — выводит список объектов, выбираемых пользователем. [6, c. 206]

      Рабочая область окна содержит разделы, соответствующие  типам объектов, которые может содержать база данных. Назовем основные объекты.

      Создание  базы данных начинается с создания первой таблицы. Таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица хранит сведения по одному конкретному вопросу, и в ней сохранятся записи, содержащие сведения определенного типа. Это может быть, к примеру, список сотрудников предприятия. Каждая Таблица базы данных может быть представлена в разных режимах: режим Таблицы позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы; режим Конструктор позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц; режим Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу с помощью мастера; режим Импорт таблиц позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных; режим Связь с таблицами позволяет создать таблицы, связанные с таблицами из внешних файлов.

      Формы - это специальные объекты, предназначенные  для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов. Форма представляет собой специальный  электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Формы состоят из разделов, а каждый раздел содержит соответствующие элементы управления. Настройка свойств элемента управления осуществляется с помощью программы — Мастера. Наборщик вводит данные в поля формы, и они автоматически заносятся в таблицы базы данных. Сотрудники могут работать с разными формами, но из всех форм данные, при необходимости, будут поступать в одну таблицу. Применение форм позволяет избежать ввода данных непосредственно в таблицы и тем самым — многочисленных ошибок ввода.

      Запросы - это специальные структуры, предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц. Запрос - это требование к базе данных предоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этого используются соответствующе инструменты запроса. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную часть информации, которая необходима в данный момент.

      В результате работы запроса (запрос на выборку) образуется результирующая таблица. Базовая таблица при этом не изменяется. При создании более сложных запросов (запрос на изменения) автоматически создаются новые таблицы или изменяются уже существующие. Запросы можно создавать автоматически, с помощью Мастера и вручную. Отчёты - это объекты базы данных, предназначенные для вывода данных и их печати. Отчет выводит на печать информацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовой называется исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация. Отчеты обеспечивают создание не экранного, а бумажного документа. Как и формы, отчеты состоят из разделов (заголовка отчета, области данных, верхнего и нижнего колонтитула, примечания), а разделы содержат соответствующие элементы управления.

      Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован, по каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы — «Создать», «Конструктор», «Открыть». Важным средством, облегчающим работу с Access, являются Мастера — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. [3, c. 17]

      Перечисленные объекты базы данных создаются разработчиком базы, а пользователь использует их в готовом виде без вмешательства в их структуру.

      Конструктор — это специальный элемент  управления, позволяющий создавать объекты базы данных вручную. Мастер — это специальная программа, которая руководит пользователем при выполнении им определенной операции. Такое руководство осуществляется через последовательность диалоговых окон, в каждом из которых пользователь указывает необходимые параметры. Мастер, по завершению работы с одним окном диалога, обеспечивает переход к следующему окну. После выбора всех необходимых параметров Мастер выполняет соответствующие операции автоматически. При работе с мастером вопросов пользователю важно научиться давать правильные ответы на поставленные вопросы. В этом состоит определенная сложность в работе начинающего пользователя.

      Создание  таблиц в режиме Мастера — это  полуавтоматическая форма разработки документа. При этом способе предлагаются образцы таблиц, каждая из которых содержит соответствующий набор полей. После выбора образцов полей Мастер автоматически создаст требуемую таблицу.

      Для работы с Мастером необходимо:

      В результате выполненных действий создается  структура таблицы, в строке заголовка которой указывается ее название. Имена полей таблицы представлены в виде заголовков столбцов. Далее приступают к заполнению полей таблицы данными. [6, c. 218]

      Создание  формы в режиме автоформы —  это автоматическая форма разработки документа. Автоформами называются полностью автоматизированные средства разработки документа. Существуют три вида автоформ — в столбец, ленточные и табличные. Первая: форма отражает все поля одной записи и удобна для ввода и кор-ректировки данных. Ленточная автоформа одновременно отражает группу записей, ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по виду не отличается от таблицы, на базе которой он создана.

      Для создания формы в режиме автоформы:

      Для того чтобы создать автоформу  с помощью Мастера необходимо:

      В нижней части окна формы находится  строка состояния. В ней отражаются общее число записей и номер  текущей записи. Имеются кнопки, предназначенные для перемещения между записями.

      Автоматическое  создание отчетов:

      Создание  отчетов с помощью Мастера: