Создание документов с гиперссылками в текстовом редакторе Microsoft Word

                                 ОГЛАВЛЕНИЕ          С. 

Введение

       Word - это приложение Windows, удобный и достаточно простой в использовании инструмент предназначенный для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов.

       Второе  тысячелетие нашей эры образованное человечество провело, перелистывая страницы — от пергаментных и до газетных. Рукописные строчки сменялись печатными, но форма оставалась прежней. Эти белые прямоугольники так прочно вошли в повседневную жизнь, что даже электронные документы по привычке называют Web-страницами. А между тем электронная страница отличается от бумажной примерно так же, как живая птица от чучела. В то время, как бумажная покоится на книжной полке, электронная молниеносно перелетает по сети от одного компьютера к другому. Если на бумажной странице встречается ссылка “см. первоисточник такой-то” или “пишите нам по адресу...”, то приходится рыться на полках в поисках нужного первоисточника или бежать на почту. В современном мире информационных технологий одной из  самых  важных задач является обеспечение удобного и быстрого доступа  к  информации. После добавления в Web-узел новых страниц необходимо подумать о том, как же пользователь будет между ними перемещаться.

       Прекрасным  средством перемещения между  страницами текущего Web-узла, а также на другие узлы являются гиперссылки. Вы щелкнули мышью в определенном месте Web-страницы и, как по волшебству, оказались в нужном месте совсем другой страницы. С помощью гиперссылок можно удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.

       Переход по электронной гиперссылке происходит мгновенно. Наконец, копия электронной страницы ничем не отличается от оригинала. Впрочем, для большинства из пользователей Web-страницы — не новость. Их читал любой, кто хоть раз имел дело с Internet. Многим они встречались и на компакт-дисках, в виде электронных справочников и учебников. Это очень удобно. Мгновенный поиск и копирование, компактное хранение, и краски не поблекнут, и мыши не съедят.

         Новое поколение офисных пакетов,  к которому принадлежит и MS Office, стремится предоставить обычным пользователям возможность создавать Web-документы, не прибегая к помощи программиста или Web-мастера. Быть может, эта новая степень свободы послужит толчком к широкому распространению электронных документов и сделает HTML их единым стандартом.

       Данная  выпускная письменная работа посвящена работе с гиперссылками в текстовом редакторе Word.

1 Общая часть

1. Понятие и назначение гиперссылок

     Гиперссылки можно представить в виде линий  со стрелками, по которым вы перемещаетесь в поисках необходимой информации. Гиперссылка - это текст  или  графическое  изображение,  при  щелчке  по  которому осуществляется переход к файлу, определенному месту в файле,  странице HTML в World Wide Web  или странице  HTML  во  внутренней  сети.  При переходе  между страницами  с   помощью   гиперссылок   создается   и сохраняется хронология просмотра всех страниц.

     Гиперссылки могут использоваться  в  документах  Word  для перехода  к разделам этого же документа или к другим документам,  созданным в Word, Excel, Power Point, Access и иных  приложениях,  а также к документам, расположенным в глобальной сети  Интернет  или в местной  корпоративной сети. При ссылке на файлы Microsoft Office автоматически запускается соответствующая программа и открывается файл, на который указывает ссылка.

     В гиперссылку можно включать как  все графическое изображение, так  и отдельные его части, называемые активными областями. Например, для  получения информации о погоде в  том или ином регионе можно  разместить на странице изображение  карты. Затем на карте создать несколько активных областей, при указании на которые будет появляться сообщение метеослужбы соответствующего региона.

     Гиперссылки, позволяющие одним щелчком мыши переходить к документу, логически  связанному с просматриваемым пользователем  в настоящий момент, но физически находящемуся где угодно, обеспечивают важнейшую функцию Web.

     Гиперссылки связывают в единый информационный ресурс отдельные документы. Кроме  таких ссылок при работе с узлом  Web приходится иметь дело и со скрытыми ссылками, возникающими, например, при вставке в документ Web графических изображений. При перемещении файлов, которые разработчик узла Web предполагает связать в единый информационный ресурс, правильность перехода по ссылкам может нарушаться. Поэтому перед рассмотрением приемов вставки гиперссылок в текстовый документ MS Word необходимо подробнее ознакомиться с видами и примерами гиперссылок, которые могут встречаться в таких документах. Наибольший интерес представляют адреса гиперссылок.

     Адрес гиперссылки — часть, которая определяет ее тип и указывает местоположение цели (того документа, на который следует перейти по гиперссылке). Технически адрес гиперссылки представляет собой путь доступа к файлу (с возможным дополнительным указателем места внутри документа, содержащегося в файле — закладки). Он может представлять собой: относительный путь к файлу, абсолютный путь к файлу, локальный сетевой адрес, адрес в Интернете.

     Относительная гиперссылка определяет местоположение цели относительно документа, содержащего эту ссылку. При этом используется модель файловой системы иерархического вида, состоящей из вложенных друг в друга папок. Абсолютная гиперссылка определяет полный путь доступа к цели.

     Примеры относительных ссылок:

     ..\GotoThisDocument.doc — гиперссылка с таким адресом вызовет переход к документу с именем GotoThisDocument.doc, содержащимся в той же папке, что и документ, в котором содержится эта гиперссылка.

     ..\InFolder\GoHere.htm — при переходе по такой ссылке будет открыт для просмотра документ GoHere.htm, располагающийся в папке InFolder. Папка должна быть вложена в папку, в которой располагается документ, содержащий гиперссылку.

     ..\InFolder\Deeper\GoThere.htm — при переходе по такой ссылке будет открыт для просмотра документ GoHere.htm, располагающийся в папке Deeper, вложенной в папку InFolder. Эта папка должна быть вложена в папку, в которой располагается документ, содержащий гиперссылку.

     ..\Target.html — переход выполняется на документ Target.html, расположенный в папке, в которую непосредственно вложена папка с документом, содержащим гиперссылку.

     ..\..\Target.html — переход выполняется на документ Target.html, находящийся в папке, расположенной в иерархической структуре папок файловой системы сервера Web выше папки с документом, содержащим ссылку, на два уровня.

     При проектировании и построении узла Web следует везде, где возможно, пользоваться именно относительными ссылками. Дело в том, что при перемещении всей структуры папок, содержащих связанные относительными гиперссылками документы узла Web, в новое местоположение (например, в папку Web), такие ссылки сохраняют свою работоспособность. Это существенно упрощает настройку узла Web.

     Примеры абсолютных ссылок:

     www.someone.com/InterestingWeb — переход по такой гиперссылке открывает в окне обозревателя домашнюю страницу Web с именем InterestingWeb, расположенный на сервере Web с именем www.someone.com.

     \\LocalWeb\Employed\Department1.doc — такая гиперссылка устанавливает гипертекстовую связь с документом, находящимся в папке Employed сервера локальной сети с именем LocalWeb.

     D:\TextDocuments\Something.doc — ссылка на текстовый документ Something.doc, расположенный на локальном накопителе D: в папке TextDocuments.

     Основной  недостаток абсолютных ссылок — невозможность перемещения документа, на который они ссылаются, на новое место. Вне зависимости от того, перемещается только один документ, или вся структура папок, абсолютные ссылки утрачивают свою работоспособность — гипертекстовые связи, установленные с их помощью, разрываются. Для восстановления работоспособности абсолютных ссылок их приходится корректировать.

     При сохранении документов MS Word как страниц Web вспомогательные файлы (например, графика), ссылки на них и гиперссылки организуются и проектируются таким образом, чтобы графика отображалась, а гиперссылки работали и после перемещения страниц на сервер Web.

     Если  все файлы графики (графические  маркеры списков, кнопки, текстуры фона, рисунки) и страницы Web, на которые указывают гиперссылки, будут помещены на один сервер Web, гиперссылки следует задавать в виде относительных ссылок, так как использование относительных ссылок упрощает перемещение вспомогательных файлов.

     Гиперссылки на страницы узлов Web, расположенных на других серверах (например, список избранных страниц пользователя в Интернете), задаются абсолютными ссылками, то есть, они указывают на фиксированные расположения файлов.

     При сохранении страниц Web в другой папке ссылки, которые невозможно преобразовать в относительные, остаются абсолютными. После того как страницы Web будут опубликованы в Интернете, их следует просмотреть с помощью обозревателя Web, проверяя, чтобы все рисунки отображались, и все гиперссылки указывали на соответствующие им объекты.

       1.2 Способы создания  гиперссылок

     Гиперссылку можно создать в текстовом  документе MS Word несколькими способами. Основные из них связаны с диалоговым окном Добавление гиперссылки, представленным на рисунке 1.

     Это диалоговое окно открывается командой Вставка Ø Гиперссылка или щелчком на кнопке Добавление гиперссылки панели инструментов MS Word Стандартная.

     В верхней части диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие задать текст, щелчок на котором будет восприниматься как команда перехода по гиперссылке, и текст подсказки, всплывающей при наведении указателя мыши на текст гиперссылки. В верхней части диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие задать текст, щелчок на котором будет восприниматься как команда перехода по гиперссылке, и текст подсказки, всплывающей при наведении указателя мыши на текст гиперссылки.

Рисунок 1 - Диалоговое окно Добавление гиперссылки 

     Если  в момент открытия диалогового окна в текстовом документе будет  выделен фрагмент текста, то он становится текстом гиперссылки. Если в момент открытия диалогового окна будет выделен графический элемент текстового документа, гиперссылка будет связана с ним. В последнем случае текст гиперссылки не определяется.

     Текст подсказки гиперссылки (текстовой  или графической) вводится в единственное текстовое поле вспомогательного диалогового окна, раскрывающегося кнопкой Подсказка. При просмотре документа Web тест подсказки всплывает на экране в момент наведения указателя мыши на область, с которой связана гиперссылка (текст гиперссылки или графическое изображение).

     Остальные элементы управления диалогового окна Добавление гиперссылки предназначены для задания адреса гиперссылки. В левой части окна представлены несколько вариантов задания адреса гиперссылки.

     Для создания гиперссылок на другие файлы  на вашем компьютере, в сети или в Интернет или на элементы текущей книги используйте следующие способы:

• Необходимо ввести или скопировать текст в ячейку или диапазон, а затем преобразовать его в гиперссылку. При этом текст станет синим и подчеркнутым. Для перехода к файлу необходимо щелкнуть этот текст.
• Нужно нарисовать или вставить рисунок, например кнопку, а затем преобразовать его в гиперссылку. Рисунок может быть любым. Для перехода к файлу необходимо щелкнуть этот текст.
• Используйте табличные функции. Например, для определения места перехода по гиперссылке можно использовать значение, введенное в указанную ячейку.
• Для создания гиперссылок необходимо знать адрес файла в сети или Интернете.