Создание серийных документов в Word

Лабораторная работа №3

Создание серийных документов в Word

Слияние документов – операция, предусматривающая включение в основной документ информации из базы данных (таблицы).

Для выполнения операции слияния необходимо иметь:

    основной документ, содержащий постоянную информацию;

    документ-источник для хранения переменной информации. Он должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей.

Создание источника данных

1.       Загрузите Word.

2.       Создайте таблицу с полями:

3.       Поместите курсор в последнюю ячейку таблицы. Для добавления строки нажмите  клавишу <Tab>.

4.       Внесите в таблицу 10 записей.

5.       Сохраните файл в свой рабочий каталог под именем Источник.doc.

6.       Закройте файл.

Использование базы данных в основном документе

ЗАДАНИЕ 1. Создать документ «Поздравления с днем рождения».

Вариант 1. Использование Мастера слияния

1.       Создайте новый документ Word.

2.       Откройте вкладку Рассылки.

3.       Выполните команду Начать слияние \Пошаговый мастер слияния (рис.1)

4.       В окне Слияние в разделе Выбор типа документа выберите Каталог.

5.       В нижней части окна нажмите кнопку Далее. Открытие документа (рис.2).

6.       В разделе Выбор документа выберите Текущий документ.

7.       Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.

8.       В разделе Выбор получателей выберите Использование списка.

9.       В разделе Существующий список нажмите кнопку Обзор…

10.   Выберите файл Источник.doc. Нажмите кнопку Открыть.

11.   В нижней части окна Получатели слияния в разделе Уточнить список получателей выберите Сортировка…

12.   В окне Отбор записей из раскрывающегося списка Сортировать по полю… выберите Дата рождения – по возрастанию.

13.   Нажмите кнопку Далее. Разработка каталога.

14.   В разделе Настройка каталога выберите Другие элементы…

15.   В окне Вставка поля слияния выберите поля в следующем порядке:

1)   Дата_ рождения,

2)   Фамилия,

3)   Имя,

4)   Дом_ телефон.

16.  
Вставьте между полями знаки табуляции

17.   В конце строки нажмите <Enter>.

18.   Нажмите кнопку Далее. Просмотр каталога.

19.   Самостоятельно изучите назначение кнопок в верхней части окна Слияние.

20.   Нажмите кнопку Далее. Завершение слияния.

21.   Для вывода всех записей на одной странице в верхней части окна Слияние выберите Слияние \В новый документ…

22.   В окне Составные новые документы выберите Все.

23.   Сохраните файл под именем Поздравления с днем рождения.doc.

Вариант 2. Непосредственное создание основного документа

1.       Создайте новый документ Word.

2.       Сохраните его под именем Поздравления с днем рождения_2.doc.

3.       Откройте вкладку Рассылки.

4.       Выполните команду  Начать слияние\Каталог.

5.       Нажмите кнопку Выбрать получателей \Использовать существующий список.

6.       Для сортировки записей по дате рождения воспользуйтесь кнопкой Изменить список получателей.

7.       Для вставки полей используйте кнопку Вставить поле слияния.

8.       Нажмите кнопку Просмотр результатов. Перемещайтесь по записям с помощью кнопок перехода.

9.       Для объединения записей каталога нажмите кнопку Найти и объединить (рис.3). Выберите Изменить отдельные документы.

10.   В окне Составные новые документы выберите Все.

11.   Сохраните файл.

ЗАДАНИЕ 2. Создайте письмо следующего содержания:

г. Город

Уважаемый (ая) Фамилия  Имя.

Сообщаем Вам, что Вы зачислены на 1 курс Факультет факультета ВГПУ.

Председатель приемной комиссии                                                       Иванов И.И.