Совершенствование КИС ООО «Аис» на базе системы электронного документооборота

• традиционные финансовые методы, предполагающие определение таких показателей как чистый приведенный доход (NPV), экономическая привлекательность (EVA), совокупная стоимость владения (TCO) и другие ;
• качественные методы оценки, основными из которых являются система сбалансированных показателей, информационная экономика;
• вероятностные методы оценки: справедливая цена опционов, прикладная информационная экономика и др. [16,с.4].

 

2.4.1. Расчет совокупной стоимости владения системой электронного документооборота «Босс-Референт»

     Совокупная  стоимость владения (TCO)- это методика, предназначенная для определения затрат на информационные системы , рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы. Модель TCO позволяет сократить затраты и повысить эффективность вложений информационные технологии [13].

     В оценке эффективности будем использовать модель расчета и анализа TCO от Gartner Group. Совокупная стоимость владения ИС состоит из фиксированных и текущих затрат.

     К фиксированным затратам относят:

• стоимость первоначальной покупки ПО;
• разработка и внедрение проекта.

     К текущим затратам относят:

• управление системой;
• техническая поддержка
• обучение;
• помощь и дополнительные настройки;
• futz-фактор [14].

     Модель  от Gartner Group предлагает следующие весовые  доли каждой из приведенных выше статей расходов по отношению к совокупной стоимости.

     1) капитальные вложения-21%;

     2) управление системой-12%;

     3) техническая поддержка и обновление-21%;

     4) активность пользователя-46%.

     Под "управлением системой" здесь  подразумеваются затраты на администрирование  серверов и других компонентов вычислительного  комплекса, а вот стоимость обеспечения  работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Так как эта категория затрат имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости, рассмотрим подробнее, что в нее входит:

     1) прямая помощь и дополнительные настройки-11%;

     2) неформальное обучение-12%;

     3) разработка приложений-14%;

     4) работа с данными-15%;

     5) формальное обучение-18%;

     6) futz-фактор-30%.

     Исходя  из предполагаемой структуры затрат можно рассчитать совокупную стоимость  владения СЭД «Босс-Референт» для  ООО «Ардис» (табл. 4). Капитальные вложения складываются только из стоимости программного обеспечения и заработной платы специалиста по внедрению (их необходимо двое чтобы успеть закончить внедрение за один месяц), потому что «Ардис» уже располагает необходимым серверным оборудованием, кабельными сетями и аппаратным обеспечением. Стоимость лицензии на одно рабочее место составляет 6700 руб., нам необходимо на десять рабочих мест. Заработная плата одного специалиста составляет 30000 рублей в месяц при восьми часовой работе 5 дней в неделю. Внедрение системы будет осуществлять компания «АйТи», потому что данная компания является генеральным партнером компании «БОСС-Референт» и предоставляют услуги по внедрению системы электронного документооборота,  сопровождению  созданных  решений обучению пользователей. 

     Таблица 4

     Совокупная  стоимость владения СЭД «Босс-Референт» для ООО «Ардис»

             Таким образом, стоимость владения системой за первый год составит 604 760,8 руб., за второй – 477 760,8руб. Общая стоимость владения за два года составляет 1 082 521,6 рублей.

      Полученная величина очень большая для компании, относящейся к малому бизнесу, даже если учитывать, что она рассчитана на два года. Модель совокупной стоимости владения позволяет увидеть структуру затрат на внедрение информационного продукта. Из таблицы 2 видно, что большая часть затрат приходится на текущие затраты, а именно на Futz-фактор. Учитывая это необходимо искать возможности снижения совокупной стоимости владения, а именно можно потратить больше средств на обучение персонала, в следствии чего сократится значение futz-фактора (так как будет возникать меньше сбоев в работе от воздействия человеческого фактора). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Сегодня в процессе хозяйственной деятельности образуется большое количество документов, которые необходимо где-то хранить, обрабатывать информацию заключенную в них, принимать решения на основе полученных документов, а так же получать оперативный доступ к ним, по мере необходимости. Именно поэтому для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Все это способны сделать современные СЭД. За счет, внедренной в компании СЭД, произойдет сокращение издержек:

• финансовые;
• временные.

Произойдет  изменение и некоторых других параметров:

• улучшается качество обслуживания;
• улучшается управляемость компанией;
• более быстрое и качественное принятие решения и другие.

     В курсовой работе мы провели технико-экономическую характеристику ООО «Ардис», выявили структуру фирмы, схему информационных потоков организации. Нашли недостатки предыдущей системы управления, выбрали из ряда СЭД наиболее подходящую для нашего предприятия – провели сравнительный анализ существующих на рынке систем, и выбрали подходящую на основе требований ООО «Ардис».

     В курсовой работе мы решили задачи поставленные перед нами с помощью системы электронного документооборота «Босс-Референт». Можно выделить из них основные это:

     -регистрация входящих и исходящих документов;

     -просмотр  и редактирование документов;

     -централизованное  безопасное хранение документов;

     -оперативный  доступ к документам с учетом  прав пользователей;

     -подписывать  документы электронно-цифровой подписью;

     -контроль версий документов;

     -полнотекстовый  поиск документов по их содержанию;

     -коллективная  работа пользователей с возможностью  согласования, утверждения и контроля  исполнения документов;

     -маршрутизация  документов, настраиваемая по каждому  виду документов в отдельности;

     -автоматизированная  загрузка документов из электронной  почты, со сканера и факса;

     -учет  и контроль рабочего времени  сотрудников;

     -web-доступ к информационной базе.

     При рассмотрении эффективности внедрения  системы электронного документооборота «Босс-Референт», было выявлено что совокупная стоимость владения составит 1 082 521,6 рублей, это очень большая сумма для компании относящейся к малому бизнесу. Но, несмотря на этот недостаток, ООО «Ардис» не может отказаться от внедрения данной системы. Поэтому необходимо искать пути снижения TCO. Примером снижения стоимости совокупного владения может служить: более жесткое разграничение прав доступа пользователей к тем или иным данным и бизнес-процессам, увеличение затрат на обучение персонала, что поможет снизить величину futz-фактора.

     Внедренная  система электронного документооборота со временем окупится, несмотря на высокую  стоимость совокупного владения системой. Так как в малом бизнесе конкуренция велика как нигде, поэтому не следует жалеть деньги на внедрение перспективных систем. С ее помощью компания сможет не только сократить потребление различных ресурсов, но и сохранять конкурентные преимущества за счет современных функциональных возможностей системы «Босс-Референт».

      СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..................1

1. Глава. Особенности КИС для малого бизнеса.
1. Виды и роль ИТ для малого бизнеса……………………..………...3
2. Особенности КИС для малого бизнеса ……………………….…...7

      1.3    Электронный документооборот ……………………………….….11

      1.4    Электронная отчетность ……………………………………….…..18

2.   Глава. Внедрение системы электронного документооборота в ООО «Ардис»
1. Технико-экономическая характеристика ООО «Ардис»..………24

        2.1.2      Анализ организационной структура ООО «Ардис».….........24

             2.1.3     Особенности системы управления ООО «Ардис»…………..26

2.     Необходимость и выбор системы электронного документооборота для ООО «Ардис»………………...…………..……….…...29
3. Этапы внедрения СЭД «Босс-Референт»………………….…..….38
4. Эффективность внедрения СЭД «Босс-Референт» в ООО «Ардис»…………………………………………………………………...….…..42

         2.4.1 Расчет совокупной стоимости владения СЭД «Босс-Референт»……………………………………………………………..….……....42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………...…..............46

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………48 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ВВЕДЕНИЕ 

      Развитие человеческой цивилизации сопровождается интенсивным увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации.

      Потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 40% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 60%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.