Обычно в КИС выделяют основные  подсистемы, играющие существенную роль.

          В качестве таких подсистем могут быть :

1. информационно-справочные системы, в том числе гипертекстовые и геоинформационные;
2. система управления документооборотом;
3. система поддержки принятия решений;
4. система обработки транзакций (действия по изменению информации в базах данных).

Но  все это базируется на системе  документооборота.

      Документы — это основные информационные ресурсы  любой организации, и работа с  ними требует правильной постановки. Горы макулатуры, длительный поиск  нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала — вот далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно тормозить, а иногда даже парализовать работу организации. Поэтому эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления и без его автоматизации в современном высокотехнологичном мире не обойтись. Вместе с тем требования к автоматизации бизнес-процессов растут. Сегодня уже не актуальна автоматизация отдельных участков работы подразделений, ведь это приводит к необходимости применения на рабочем месте разрозненных программных продуктов. Поэтому сегодня корпоративные информационные системы без подситемы электронного документооборота будут малоэффективны.

      «Документооборот» является одним из модулей корпоративной  информационной системы. Подсистема «Документооборот» соответствует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» и предназначена для автоматизации ведения делопроизводства, т.е. обеспечивает надлежащее документирование деятельности организации при максимальном сокращении бумажного документооборота. 

      1.3. Электронный документооборот

      Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им, поэтому автоматизация документооборота становится одной из приоритетных задач любого предприятия.

      Во  многом от организации документооборота и работы с информационными ресурсами  зависит эффективность работы предприятия. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

      Необходимость внедрения  СЭД предприятия возникает, когда становится очевидным, что движение документов объективно отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им.

      Внедрение Системы электронного документооборота (СЭД) призвано решить определенный ряд  проблем, который в той или  иной степени характерен для предприятий  с  технологией  «бумажного документооборота».  
Автоматизация документооборота (внедрение СЭД) позволит осуществить: 

• формализацию, оптимизацию, автоматизацию бизнес-процессов организации;
• повышение эффективности управления за счет увеличения прозрачности деятельности в организации, контроля исполнения документов;
• исключение отклонения от утвержденного бизнес-процесса по прохождению различных типов документов;
• структурированное хранение и быстрый удобный доступ к информации;
• автоматизированное получение отчетов, аналитической информации для принятия оперативных решений;
• сокращение непроизводительных затрат времени и материальных ресурсов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• существенное сокращение доли бумажных документов (экономия материалов и ресурсов при хранении и\или утилизации). 

      Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария [17].

      Системы документооборота внедряются для решения  определенных задач, стоящих перед  организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;
• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [1].

      Переход на электронный документооборот – это крайне важный шаг на пути развития малого бизнеса в России. Поскольку электронный документооборот позволит существенно упростить регистрацию и дальнейшее ведение своего дела. Электронный документооборот- это не просто важнейший шаг в модернизацию, но и «упрощение жизни малому бизнесу». Известно, что многие ведомства запрашивают от малого бизнеса выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или из Единого реестра индивидуальных предпринимателей. С введением электронного документооборота эти справки налоговая будет предоставлять сама, что позволит экономить время предпринимателей и ускорит процесс ведения своего дела.

      Рынок электронного документооборота в России очень велик и развивается  быстрыми темпами.

      По итогам 2010 года в числе лидеров российского рынка оставались следующие компании: «Электронные офисные системы» с продуктом «Дело», Cognitive Technololgies с продуктом «Евфрат», Microsoft с СЭД-продуктом на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2010, «Галактика» с продуктом Directum, «АйТи» с продуктом «Босс-Референт», «1С» с продуктом «1С: Документооборот», DocsVision. Понятно, что это не все системы электронного документооборота, представленные на нашем рынке, но именно эти игроки были наиболее активны в уходящем году. Причём они работали и с государственными заказчиками, и с частными компаниями. Всего же на нашем рынке представлено свыше 30 различных систем документооборота. В целом объём рынка СЭД в стране в этом году составил порядка $75-100 млн., и учитывая, что падение рынка в результате кризиса 2008 года составило 20-30 %, можно говорить о том, что рынок откатился на позиции 2007 – начала 2008 года, то есть фактически был «съеден» докризисный рост рынка в 30 % [1].

      Особенностью сегодняшнего российского рынка является то, что, выделились основные игроки: если раньше рынок был разрозненным, то сейчас четко и понятно очертился круг основных действующих лиц. Более того, наблюдается попытка к консолидации рынка и игроков, совместно обсуждаются вопросы выработки единых требований  и  стандартов. 

      По сегодняшнему состоянию можно сказать, что Российский рынок СЭД 2011 года демонстрирует устойчивый рост на протяжении всего периода своего развития. Даже в кризисный период было зафиксировано большое количество проектов по внедрению систем электронного документооборота, что было связано, в частности, с быстротой окупаемости этих внедрений и наглядным эффектом для бизнеса.

      В последние годы усилились позиции  российских СЭД, в том числе благодаря  привлечению отечественных компаний к реализации государственных программ, связанных с автоматизацией документооборота в органах законодательной и исполнительной власти. Одновременно изменилось соотношение между «коробочными» и «заказными» системами в пользу последних [5].

      Западные СЭД-продукты остались востребованы в крупном бизнесе, где выше нагрузки на систему и больше пользователей. При этом они постепенно выравниваются с российскими по цене, а решения российских разработчиков становятся более совершенными по функциональности и производительности.

      Специалисты ведущих компаний специализирующихся на СЭД прогнозируют, что рынок будет развиваться в сторону ЕСМ-систем, будет происходить его дальнейшая консолидация, интеграция с социальными медиа. Что касается зарубежного рынка, то на нем все более сильные позиции занимает ПО с открытыми форматами, и все сильнее становится позиция Microsoft и продуктов на базе MOSS.

      Несмотря  на констатируемый многими аналитиками  «бум» на «облачные вычисления», применение подобных технологий в ECM-отрасли находится сегодня на самой начальной стадии как во всем мире, так и в России, где спрос на облачные СЭД еще невелик, и они сохраняют статус интересного и, возможно, перспективного направления развития рынка.

      Еще одним трендом развития мирового рынка документооборота эксперты считают растущую популярность аутсорсинга. Примеры такого рода проектов можно найти и в нашей стране, однако здесь они скорее исключение, чем правило. Аутсорсинг документооборота в России находится на стадии зарождения, и ожидать активного развития этого направления можно не раньше, чем через несколько лет.

      Для большей наглядности представим функциональные возможности некоторых лидеров данного рынка, а именно 1С: Документооборот, Босс-референт и Directum. Результаты занесем в таблицу 1.

      Таблица1

      Функциональные  возможности СЭД

      Продолжение таблицы 1

      Рассматривая  приведенную таблицу, видно что  по основным функциям таким, как разграничение прав доступа, ручная регистрация входящих документов, редактирование, хранение, поиск документов , представленные СЭД сходны. А по «не основным» функциям таким, как регистрация документов по средствам штрих-кодирования и систем потокового сканирования, возможность подписывать документы  электронно-цифровой подписью, web-доступ к информационной базе, обмен документами между сторонними организациями по средствам программы, СЭД отличаются.

      Если  говорить о примерах внедрения рассмотренных СЭД, то:

1. система 1С:Документооборот в основном внедряется в сферах: производство, предоставление услуг, торговля, ЖКХ, медицина;
2. система Босс-Референт внедряется в сферах: производство, строительство, торговля (в том числе нефте-продуктами), в госсекторе (росприроднадзор), страховые компании;
3. система Directum : в сфере услуг (газовая транспортировка), торговля (нефтепродуктами), электротехника и микроэлектроника, строительство и банковский сектор [6].

1.4.Электронная отчетность

      Современные системы электронного документооборота обязательно должны включать такую функциональную возможность как, формирование отчетности, для предоставления в контролирующие органы по средствам сети интернет, в электронном виде.

      Поэтому компаниям у которых внедрена система «Документооборота» можно отправлять отчетность по каналам связи, что позволяет существенно сократить время.