Совершенствование КИС ООО «Аис» на базе системы электронного документооборота

      Требования  Федеральной Налоговой Службы РФ к годовым и квартальным отчетам  являются очень жесткими: документы  должны быть заполнены верно и  поданы точно в обозначенный срок. Поэтому во время подготовки этих отчетов бухгалтера забывают про все на свете и с головой погружаются в свои отчетные записи. Казалось бы, в этом нет ничего сложного — но это мнение человека со стороны, и только сами работники бухгалтерии представляют, насколько сложно может быть правильно подготовить необходимую документацию.

      Термин «электронная отчетность» подразумевает, что налоговая отчетность компании будет передана не в бумажном, а в электронном виде и доставлена на место назначения по сети Интернет. Данный тип передачи файлов совершенно безопасен (обычно именно это, в первую очередь, интересует всех, кто еще более подробно не знаком с системой электронной отчетности) - Ваша информация будет передана во время прохождения по электронным каналам в максимально зашифрованном виде. Электронная финансовая отчетность делает возможность утечки и потери информации невозможной.

      В настоящее время можно без  преувеличений сказать, что электронная  отчетность — это система будущего, причем будущего достаточно недалекого, ведь активный переход предприятий на электронную отчетность ощущается уже сейчас. Электронная сдача отчетности — это успешный шаг в успешное будущее для любой компании.

      Основой электронной отчетности является проработанная система с подтвержденной законодательной базой, а именно:

• приказ МНС РФ № БГ-3-32/169 от 2 апреля 2002 года
• Методические рекомендации по организации защищенного документооборота.

      За  счет этого, а также благодаря  индивидуальной электронно-цифровой подписи, сдача отчетности в электронном виде имеет необходимую юридическую силу.

      Электронная отчетность предоставляет ряд существенных преимуществ:

      • экономия рабочего времени - Отпадает необходимость посещения налогоплательщиками налоговых инспекций. Вся информация практически в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика; 
             • отсутствие дублирования - Представление бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не требует дублирования этих документов на бумажных носителях;

      • избежание ошибок - При формировании информации с использованием средств выходного контроля налогоплательщику предоставляется возможность ее подготовки и формирования в стандартном формате, с контролем правильности заполнения полей форм отчетности. При этом осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы;

      • гарантия оперативного обновления форматов представления информации в электронном виде - В случае изменения форм налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности, иных документов или введения новых форм отчетности, налогоплательщик до установленного срока представления информации автоматически получает возможность обновления новых версий форматов ее представления в электронном виде;

      • возможность получения информационной выписки- отправив информацию в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, налогоплательщик имеет возможность получить информационную выписку о выполнении обязательств перед бюджетом разных уровней (распечатки по налогам), которая также передается по каналам связи в зашифрованном виде налоговой инспекцией через оператора связи;

      • оперативное информирование - Налогоплательщик имеет возможность получения по электронной почте общедоступной информации от налоговых органов: сведения об изменении налогового законодательства, изменение бюджетных счетов, нормативных актов и т.п.;

      • подтверждение доставки отчетности - После отправки информации в налоговый орган, налогоплательщику гарантировано получение подтверждения ее получения, имеющего в спорных ситуациях юридическую силу;

      • конфиденциальность Система представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предполагает защиту информации, содержащейся в направленных документах, от просмотра и корректировки;

      • повышение оперативности обработки информации, исключение технических ошибок - Отчетность, направленная в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи проходит входной контроль и разносится по лицевым счетам [18].

      На данный момент электронная отчетность становится все более популярной и постепенно набирает обороты: ее с удовольствием и большой пользой для своих компаний охотно используют и бизнесмены, и бухгалтера. Электронная отчетность позволяет забыть об утомительных поездках по налоговым и пенсионным фондам, а также службам статистики и другим подобным организациям.

      Теперь электронная сдача налоговой отчетности  — это прекрасная возможность сдавать правильно и верно заполненные документы точно в срок в надлежащие органы.

      На сегодняшний день на российском рынке данных программных решений лидирующие позиции занимают компании: Тензор с продуктом «СБиС++», Такском с продуктом «Референт» и компания Контур-экстерн с «Эльба» .

      Оценить долю рынка данных компаний очень сложно так, как не понятно кого считать клиентом. Компания может купить лицензию на одного абонента, а может не на одного, или же вообще приобрести так называемую уполномочку и отправлять отчетность за тысячи абонентов.

      В связи с этим все операторы говорят разные цифры о своих клиентах. Сами госорганы статистики не дают, за исключением ФСС. По данным за 9 месяцев 2010 год СБИС++ (27%) уверенно занимает 2-ое место, почти в два раза отставая от Контура (42%) и в 2 раза опережая идущего 3-им Такском (11%) [4].

      Подведем  итоги по первой главе.

      Сейчас  имеется тенденция по информатизации малого бизнеса. Но при внедрении КИС возникает проблема из-за отсутствия электронного документооборота.

      В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Следовательно бизнес- процессы такой компании не совершенны. В такой ситуации многие руководители считают, что внедрив какую- либо информационную систему, работа компании станет более эффективной и проблемы решатся сами собой, но это далеко не так. Все же перед внедрением информационной системы, необходимо реализовать систему электронного документооборота, таким образом разобраться с документами и исключить не нужные действия. Потому что если на предприятии реализован электронный документооборот ,то сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.

      Если  компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP и позволит получить первые реальные результаты существенно раньше за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом.

        СЭД по определению имеет глобальный  характер для предприятия и  устанавливается практически на  всех компьютерах сотрудников  - ведь с документами работают  все. Поэтому внедрение СЭД  позволяет осуществить как глобальную  первичную автоматизацию предприятия, так и подготовку всего персонала к работе с информационными системами - и то и другое крайне важно для последующего внедрения ERP.

      Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться.

      В настоящее время происходит совершенствование законодательной базы, регулирующей обмен электронными документами, что свидетельствует о внимании государства к сегменту СЭД и способствует развитию данных решений. Недаром интерес к СЭД стали проявлять не только крупные компании, но и небольшой бизнес, ведь повышение эффективности управления важно для любого предприятия, а СЭД является инструментом достижения этой цели. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 2. Внедрение системы электронного документооборота в ООО «Ардис»

      2. 1. Технико-экономическая характеристика ООО «Ардис»

      Объектом  управления является- ООО «Ардис».

      Фирма «Ардис» предоставляем клиентам полный спектр услуг: от внедрения, обучения до сопровождения на всем протяжении сотрудничества с компанией.

      Основные  виды деятельности:

      -автоматизация бизнеса на базе «1С:Предприятие»;

      -решение бизнес-задач:

         -постановка и автоматизация управления;

         -внедрение CRM-технологий;

         -автоматизация документооборота;

         -обучение.

      -поддержка и сопровождение автоматизированных систем  учета.

       За более чем за 5-летний опыт работы компании ее специалисты приобрели неоценимый опыт реализации внедрений на предприятиях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Заказчиками компании являются: ОАО "ТГК 6", МУП "Ивгортеплоэнерго", Департаменты администрации Ивановской области,  ОАО "Стройиндустрия - Холдинг", Ивановский филиал ООО "Энергобаланс", Торговая сеть "КАК-РАЗ", ОАО "Ивэнергоремонт" и многие другие.

      2.1.2. Анализ организационной структуры ООО «Ардис»

      Схематически  организационная структура ООО «Ардис» и механизм управления и координации его деятельности представлены на рисунке 1.

      Директор  ООО «Ардис» руководит деятельностью  всех четырех отделов.

      Документооборот ООО «Ардис» представлен на рисунке 2. 

        

      Рисунок 1. Организационная структура ООО «Ардис»

      

       Рисунок 2. Документооборот в ООО  «Ардис» 

      Рассмотрим  функции основных отделов.

      Функции бухгалтерии:

      1)налоговое представительство:

         -заключение договоров;

         -создание отчетов в ИФНС и ПФР;

         -выставление документов (счета, акты и приходные кассовые ордена);

      2)проведение расчетов с контрагентами по  системе клиент-банк, в этом случае защита информации происходит по средствам электронно-цифровой подписи;

      3)начисление и выплата аванса и заработной платы сотрудникам;

      4)отчеты в контролирующие органы;

      5)предоставление бухгалтерских услуг;

      Юридический отдел:

      1)решение спорных вопросов;

      2)проверка правильности заключения договоров;

      Отдел продаж:

1)рекламная деятельность;