Совершенствование КИС ООО «Аис» на базе системы электронного документооборота

      Глава1. Особенности КИС для малого бизнеса. Необходимость внедрения системы электронного документооборота

1. Виды и роль ИТ для малого бизнеса

      В настоящее время ни одна компания не может обойтись без информационных технологий, даже если эта компания относится не к крупному, а к малому бизнесу.

      В малых компаниях все сферы бизнеса достаточно насыщены и постоянно происходят какие-либо изменения, которые необходимо учитывать в деятельности компании, поэтому без использования ИТ, деятельность не возможна.

      Средства взаимодействия с клиентами такие, как электронная почта, телефония и интернет-портал,  являются необходимым условием для ведения бизнеса так как, малый бизнес как никто другой не зависит от своих контрагентов. Небольшие предприятия сектора среднего и малого бизнеса вынуждены мгновенно отвечать на изменения рыночной ситуации, а это невозможно без высокой степени управляемости бизнесом. 

      Ниже  представлены ИТ системы, которые требуются на первых этапах развития компаний малого бизнеса.

     1. Электронная почта – основной канал связи на сегодняшний день. В качестве почтового сервера проще всего (и к тому же бесплатно) можно использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество – у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество – возможность доступа компанийк электронной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора. 
            2. Бухгалтерия –минимум один компьютер с Windows и лицензия на 1С (если планируется использование данного программного продукта)

     3. Документооборот (Системы Электронного  Документооборота) – в самом просто варианте можно использовать возможности все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот. В результате значительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и  принтеры. 
            4. Офисные пакеты – чаще всего используют Microsoft Office. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения – на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть.

        5. CRM и/или ERP системы – далеко не все понимают их необходимость, особенно на этапе старт-апа.

      Далеко не всегда продуманная и «лицензионно» чистая информационная система предприятия обязательно должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Использовав, например, вышеперечисленные решения, компания не только экономит бюджет и снижает юридические риски, но и закладывает прочный фундамент для дальнейшего развития [10].

      В основе выбора каких-либо технологий или внедрений всегда лежат определенные факторы. И если для крупного бизнеса такими факторами являются решения проблем в масштабах всей компании, то для малого и среднего бизнеса на первый план выходит ценовой вопрос. Причем для ИТ-компании должны предоставлять не только качественный продукт по достаточно низким ценам, но и учитывать стоимость его внедрения и последующей поддержки. Немаловажной является простота установки, а также использования таких программ, поскольку небольшие компании, как правило, не имеют в своем штате подобных специалистов.

        На сегодняшний день выделяют три важнейшие базовые роли ИТ для любого малого бизнеса:

      Первая и самая главная роль: производительность труда ваших сотрудников.

      Главное в любом бизнесе – это люди. Люди используют в производстве, или торговле, или услугах. В их число входят и основные ИТ инструменты – компьютеры, программы, интернет.

       Вторая  роль: влияние на себестоимость ваших товаров, продукции, услуг. ИТ должны не просто тратить деньги на самих себя, но снижать себестоимость конечного продукта через автоматизацию. По сути, это уже производительность труда не отдельно взятых сотрудников, а производительность и эффективность всего бизнеса в целом.

         Третья : безопасность оборота и хранения деловой информации. 
Это самая неочевидная роль ИТ в бизнесе, особенно в малом. Но реальность деловой жизни такова, что любая деловая информация, накопленная в процессе производства, торговли или обслуживания, стоит сегодня намного дороже, чем конечный продукт. А значит затраты на обеспечение безопасности этой информации средствами ИТ – ничто, по сравнению с ее потерей.  
         Существует и четвертая роль ИТ: увеличение стоимости бизнеса через коммуникации.

      Здесь речь идет конечно же о наличии у бизнеса таких базовых ИТ ресурсов, которые являются по сути маркетинговыми инструментами: интернет-сайт, блог компании, страницы в социальных сетях, колл-центр, интернет-магазин и прочие. Есть мнение, что в следующую пятилетку эти инструменты станут наиважнейшими для любого бизнеса. 
При использовании ИТ в компании все перечисленные роли дают существенные преимущества для развития.

      ИТ должны обеспечивать рост бизнеса, или как минимум не сдерживать его. Многие компании, которые на этапе развития не уделяли должного внимания ИТ, столкнулись с тем, что когда бизнес стал расти большими темпами, они стали не в состоянии обработать ил обслужить столько клиентов. В этот момент обычно ищут толкового ИТ менеджера, с бизнес мышлением. Процесс поиска не всегда быстрый, а время идет, и каждый день компания теряет деньги. Когда ИТ менеджер приходит, он сталкивается с множеством трудностей. Ведь всегда проще строить с нуля, чем перестраивать существующее. Тут сразу возникает много проблем, как взаимоотношения с бизнесом (с другими департаментами) так взаимоотношения  внутри  команды. 
          Таким образом, даже если бизнес не так велик, ИТ необходимо строить правильно сразу [6].

      В настоящее время наиболее верным решением будет комплексная автоматизация, а не кусочная как было принято раньше в малом бизнесе.

      Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной  из важнейших составляющих успешного  развития бизнеса. Если эта система  выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

• разобщенность управленческих и информационных технологий;
• несоответствие систем планирования и контроля;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах) [2].

      Комплексная автоматизация в сегодняшних условиях может дать руководителю инструмент управления для повышения эффективности бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в целом, в отличие от кусочной.

2. Особенности КИС для малого бизнеса

      Изначально КИС разрабатывались для крупных предприятий, но сегодня, в рыночных условиях, малому бизнесу требуется комплексная автоматизация из-за постоянного изменения рыночной конъюнктуры, законодательства и частой корректировки бизнес-процессов, в следствии чего необходимо гибкое управление предприятием. Поэтому сегодня на рынке КИС существуют программные продукты для малых компаний.

      Корпоративная информационная система (КИС) – это такая информационная система, которая охватывает всю деятельность предприятия или организации, пронизывает основные бизнес-процессы и организует единое информационное пространство [8, с.8].

      Корпоративная информационная система дает:

1. оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде;
2. создание единого информационного пространства для всех уровней управления;
3. упрощение регистрации данных и их обработку;
4. избавление от двойной регистрации одних и тех же данных;
5. регистрации информации там где она появляется, а не там где она стала нужна;
6. снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления [15].

      Сегодня рынок корпоративных информационных систем представлен большим количеством решений  для малого бизнеса. Ко всем этим решениям выдвигают ряд требований:

       1.    Наличие функциональных возможностей для организации хранения, учета и раздельного доступа к электронным документам любых типов, ведению архива и контроля  задач. 
             2.    Необходимость поддержки раздельной работы над проектами, отсутствие необходимости в интеграции с системами бухгалтерского учета. 
              3.   Возможность удаленного доступа, предпочтительно использование т.н. «тонкого клиента», например веб-браузера.

      Очевидно, что с одной стороны, почти  любая «тяжелая» ERP-система покрывает все перечисленные потребности и решает задачу автоматизации, а с другой, избыточность таких решений в малом бизнесе и их высокая стоимость делает применение «тяжелых» систем экономически и организационно неоправданным .

       «Тяжелые» КИС неприменимы в данных условиях.  
             Рассмотрим классы более простых программных продуктов, которые могут использоваться  для  решения задач по управлению работой в небольшой  фирме: 
          1.   Системы управления проектами– Project Management Systems/Software.  
         2.   Системы учета отношений с заказчиками (управление продажами) – Customer Relations  Management  
          3.   Системы групповой работы над информацией (wiki-проекты, дискуссионные  платформы. 
        4.    Малые системы автоматизации документооборота и управления предприятиями (ERP, ECM – Enterprise Content Management, BPM — Business Processes  Management). 
       5.    Специальные заказные системы.

      Рассмотрим  преимущества и недостатки каждой из групп систем применительно к поставленной задаче. Среди перечисленных только группа 5 покрывает полностью покрывает описанную потребность.

      PM-системы  позволяют задокументировать сложившееся  разделение обязанностей, назначить  задачи и получить отчетность  по их выполнению. Многие системы такого рода имеют веб-доступ, позволяют вести связанную переписку, интегрируясь, например с MS Exchange и почтовыми службами, но не решают главной задачи — ведение динамично меняющегося проекта, каждому шагу которого сопоставляется много разных файлов и документов, оперативное управление. Наиболее сильные черты таких систем: формирование отчетов, расчет критического пути, построение диаграмм Гантта, планирование ресурсов и рабочего времени, в наименьшей степени востребованы малым бизнесом Внедрение такой системы оправданно только доработке системы с качественным веб-модулем.

      CRM-системы  хороши для учета прямых телефонных  или личных продаж, при большой  текучке кадров, высокой дисциплинированности  сотрудников и отлаженном бизнес-процессе  продажи. Системы такого рода в основном решают задачи управления маркетингом, продажами и клиентским обслуживанием, но не командной работы над проектом . На наш взгляд, этот класс систем не имеет перспектив внедрения для решения всех поставленних задач.

      Wiki-проекты, дискуссионные платформы хорошо решают задачи групповой работы над документами, обладают всеми преимуществами средств удаленной работы, однако почти не имеют поддержки других задач, актуальных  для  малого  бизнеса. 
Системы управления документооборотом, предприятием, ресурсами (СЭД, ERP,  BPM). Системы такого рода решают задачу наилучшим образом, но требуют специальной жесткой постановки задач: формализации всех сценариев прохождения документа, прописывания ролей, статусов и атрибутов, обеспечивают сбор отчетности, поддерживают напоминания. Цена внедрения любой коробочной системы будет очень высока, а экономический эффект заметен не сразу. Также практически не распространены качественные веб-ориентированные системы.

      Можно сделать следующие выводы:

      1.    Малый бизнес имеет существенные особенности и отличия от крупных компаний, которые задают специфические потребности в автоматизации и корпоративных информационных системах, отличные от потребностей крупных предприятий и не позволяют  эффективно применять  «тяжелые»  КИС.  
              2.    Среди «малых» КИС можно выделить ряд наиболее перспективных для применения в малом бизнесе: системы класса BPM, CRM, средства групповой работы с информацией [9,с.37].