Совершенствование КИС ООО «Аис» на базе системы электронного документооборота

2)прием звонков от контрагентов;

3)продажа программных продуктов;

4)координация сотрудников информационного отдела с контрагентами;

5)выставление документов;

      Информационный  отдел:

      1)информационно-консультационные услуги;

      2)обновление программных продуктов;

      3)внедрение, сопровождение программных продуктов 1С;

      4)техническая поддержка.

      5)информационно-технологическое сопровождение. 

      2.1.3. Особенности система управления ООО «Ардис»

      Система управления (СУ)- совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между  ними, а так же процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

      В ООО «Ардис» можно выделить два  способа доведения поручений  от руководства до исполнителей.

      Первый  вариант: каждый понедельник проводится планерка, на которой со всеми работниками  обсуждаются текущие дела, произошедшие изменения и раздаются поручения от директора- работникам.

      Далее подчиненные исполняют свои обязанности. Если рассматривать бухгалтерию, то бухгалтер выполняет действия по созданию и редактированию документов в программе 1С:Предприятие, системе клиент-банк и др.. Директор же в свою очередь может контролировать выполнение текущих дел и состояние компании, за счет отражения остатков денежных средств на расчетных счетах организации, отражения списка дебиторов и кредиторов, а также списка реестра оплат от клиентов.

      Если  рассматривать менеджера, то выполняя свои обязанности он делает координирует деятельность программистов с клиентами. Программисты сами выставляют счета и акты выполненных работ и заносят их на подпись в бухгалтерию. А также менеджер делает необходимые заявки на оплату, которые отражаются в программе и бухгалтер видя их оплачивает, соответственно только утвержденные директором. Директор периодически смотрит в программе рабочий стол, где отражаются основные моменты, в том числе не утвержденные заявки и принимает решение которые необходимо оплатить, помечая их как «утверждено». Описанное выше представлено на рисунке 3.

      Второй вариант существует только потому, что директор не часто бывает в офисе. Он заключается в следующем: по мере выполнения своих текущих дел программисты, юрист, менеджер и бухгалтерия выполняют свои текущие дела , они создают документы, а так же как было написано выше,создают заявки на оплату. Директор заходит в программу удаленно, контролируя состояние дел и утверждая заявки на оплату. Бухгалтер видя новый статус заявки, делает платежное поручение и оплачивает по системе клиент-банк. Все совершенные действия отражаются в программе, поэтому все пользователи могут следить за выполнением дел фирмы (рисунок 4). 

      

      

      

        
 
 

        

      

      

      

      

      

      

      

        
 

      Рис.3 Система управления ООО «Ардис» 
 

        

        

      

      

        

      

      

        

      Рис.4 Система управления ООО «Ардис» (вариант второй) 

      Проанализировав схему на рисунке 4, можно сделать следующие выводы.

      Существующая  система управления позволяет избежать дублирующей информации, оперативно получать информацию, позволяет сократить  потребление ресурсов (временных, не стоит ходить из кабинета в кабинет; материальных- экономия бумаги, а следовательно и места), дает возможность быстрого поиска нужного документа и контроля выполнения текущих задач.

      Но  при работе с документами возникает ряд проблем.

      Невозможно обмениваться документами между сторонними организациями. Это серьезная проблема так, как компания имеет довольно много контрагентов, с которыми необходимо обмениваться документами. Отсутствует возможность: подписывать документы прямо в программе с помощью электронно-цифровой подписи, регистрации документов прямо с факса и отправка по факсу из программы, не распечатывая, это значительно сократило бы время работы менеджера, отсутствие web-доступа к информационной базе, это необходимо прежде всего руководителю и программистам которые часто находятся не в офисе, а у клиента, в связи с этим им приходится заранее либо потом выставлять документы и ехать подписывать их.

      Для решения проблем необходимо усовершенствовать существующую систему электронного документооборота. 

      2.2. Необходимость и выбор системы электронного документооборота для ООО «Ардис»

      Современные СЭД имеют широкие возможности. На их основе можно выделить задачи, необходимые ООО «Ардис», для решения ежедневных задач:

• регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; поддержка ЭЦП;
• сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов;
• создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений;
• просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов;
• гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; сроки согласования; напоминания и оповещения;
• работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры);
• организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах;
• сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов;

• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

• создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов;
• веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами;
• исполнение поручений;контроль исполнения; согласование; поиск;
• ЭЦП – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет) [19].

      Перечисленные выше возможности прежде всего помогут снизить издержки:

              1)финансовые: в следствии потери или несвоевременного предоставления документов, компания может понести денежные потери;

             2)временные: СЭД позволяет снизить временные затраты на поиск документов, согласование, утверждение, документы заносятся один раз, а потом используются по мере необходимости;

3. повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность;
4. увеличивается скорость реагирования на запрос;
5. возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени;
6. обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды;
7. увеличивается скорость распространения информации по компании;
8. изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений;
9. улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом;

               10)более быстрое и качественное принятие решений;

               11)обеспечение соответствия существующим правилам и законам;

               12)повышение привлекательности для инвестиций.

      А так же позволит снизить влияние человеческого фактора.

      Проанализируем  рынок СЭД, учитывая потребности системы управления  ООО «Ардис».  Для начала определим крупнейших поставщиков СЭД по итогам 2010 года.

      Компания  ЭОС занимает лидирующее положение  на рынке СЭД и ECM- систем. По количеству внедрений на территории России у  ЭОС первое место и 30% рынка, у  ближайшего конкурента компания 25% -.DIRECTUM. Ситуация на рынке СЭД представлена ниже на рисунке 5.

        

      Рис.5 Структура российского рынка СЭД в 2010г. 

     Выберем три компании, находящихся в первой пятерке поставщиков. Этими компаниями будут: Directum и Босс-референт, так как мы рассматривали их функциональные возможности в первой главе (таблица 1) и они подходят под потребности ООО «Ардис»,и компанию ЭОС с программным продуктом «Дело», как одного из лидеров российского рынка.

     Рассмотрим  каждую поподробнее.

     1.DIRECTUM

      DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

      Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный  цикл управления документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

      Работа  в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

      Опора на российские стандарты в сфере  делопроизводства, постоянное совершенствование  технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

      На  базе системы DIRECTUM также разрабатывается  широкий набор бизнес-решений. Каждое бизнес-решение направлено на охват конкретной бизнес-задачи и достижение заданного бизнес-эффекта в минимальные сроки и с минимальными начальными инвестициями.

      Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM (рисунок 6):

1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (офисные приложения, графические и медиаматериалы, чертежи и пр.), версии и ЭЦП, поддержка жизненного цикла документов, назначение прав доступа, ведение истории работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск.
2. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов, выдача заданий и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
3. Канцелярия. Полное соответствие ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации, рассылка и контроль местонахождения бумажных документов, организация обмена электронными документами с ЭЦП между организациями.
4. Управление договорами. Регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов, ведение реестров документов, обеспечение оперативной работы с ними (поиск, подписание, анализ и т.д.).
5. Управление совещаниями и заседаниями. Подготовка и проведение совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, в т.ч. внешних, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания.
6. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц, истории встреч, звонков и переписки с клиентами, сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий, анализ их эффективности.
7. Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в государственных организациях и на крупных предприятиях.
8. Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC). Так же существует специальное решение для малого бизнеса.