Программа MS Access

Министерство здравоохранения и социального развития РФ

Волгоградский государственный медицинский университет

Кафедра математики и информатики 
 
 
 
 
 
 
 
 

ТЕМА  РЕФЕРАТА

Программа MS Access 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                        Выполнил

                                                                        студент I курса

                                                                        факультета социальной работы 

                                                                        и клинической психологии, 

                                                                        отделения клинической психологии                                                                

                                                                        гр. 101 б

                                                                                                                                                    

                                                                        

                                                                        Проверил

                                                                        Преподаватель кафедры

                                                                        «Математики и информатики»

                                                                                     
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Волгоград 2011

Оглавление:

1. Введение……………………………………………………………...2

2. Основная  часть…………………………………………………….3-5

1. Таблицы...………………………..…………………………………...3

2. Запросы.…………………………………………………………........3

3. Формы…………………………………………………………….......4

4. Отчёты………………………………………………………………..4

5. Страницы……………………………………………………………..5

6. Макросы……………………………………………………………...5

7. Модули……………………………………………………………….5

3. Заключение………………………………………………………......6

4. Список  используемой литературы…………………………………7

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Статья  I.  

Введение: 

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003). 
 
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. 
 
К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных. 
  
• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. 
  
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики. 
  
• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

 

В данной работе рассмотрим общие понятия  приложения Access и описание его возможностей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Статья  II.  

    Раздел 2.01 Таблицы 

Таблицы — это  основной объект баз данных. Их назначение — хранение информации. Любой другой объект баз данных предназначен для  того или иного взаимодействия с  таблицами. В базе данных Access могут  содержаться тысячи таблиц, а число  записей в каждой таблице ограничено скорее размером свободного пространства на жестком диске, чем чем-либо еще.  

СОВЕТ.   Чтобы получить дополнительные сведения о характеристиках Access, таких как максимальный размер базы данных или максимальное число записей в таблице, щелкните поле Введите вопрос, находящееся с правого края строки меню, введите характеристики Access и нажмите клавишу ВВОД.

Каждый объект Access имеет, по меньшей мере, два режима отображения. С таблицами чаще всего работают в режиме таблицы, в котором можно просматривать и изменять данные таблицы, и в режиме конструктора, в котором можно просматривать и изменять структуру таблицы. Для переключения режимов таблицы и конструктора используется кнопка Вид. Можно также нажать стрелку, расположенную справа от кнопки Вид, и выбрать режим из раскрывающегося списка.

В режиме таблицы  данные распределены по столбцам (полям) и строкам (записям).

Если у двух таблиц есть общие поля, можно внедрить одну таблицу в другую. Такая внедренная таблица, которая называется подтаблица, позволяет видеть информацию в нескольких таблицах одновременно.

В режиме таблицы отображаются данные, хранящиеся в таблице, а в режиме конструктора — отображается структура таблицы. 

     Раздел 2.02 Запросы 

ЗАПРОС  – это объект, который позволяет  пользователю получить данные из одной  или несколько таблиц.

Один из способов поиска данных в базе данных Access —  создание запросов. Запросы позволяют  находить информацию и просматривать, изменять или анализировать ее самыми различными способами. Результаты выполнения запросов можно также использовать для работы с другими объектами Access.

Запрос — это то же самое, что вопрос. Например, можно задать вопрос: «У каких записей таблицы "Клиенты" в поле "Почтовый индекс" стоит значение "98052"?». При выполнении запроса (то же самое, что задавание вопроса) Access просматривает все записи указанных таблиц, находит те, что соответствуют указанному критерию, и выводит их в виде таблицы.

Чтобы в Access можно  было получить ответы на задаваемые вопросы, запросы должны иметь определенную структуру. Каждому типу вопроса  соответствует определенный тип  запроса. Основные типы запросов: на выборку, перекрестный и на параметр. Реже встречаются запросы на действие, на автоподстановку значений и SQL. Access содержит мастер, который помогает создавать стандартные запросы. Специфические запросы создаются вручную в бланке запроса в режиме конструктора. 

    Раздел 2.03 Формы 

ФОРМЫ – это объект, предназначенный  для просмотра, ввода и редактирования записей базы данных.

Таблицы Access —  это массивы «сырой» информации. Если вы создаете таблицу, которую будете использовать только вы, удобнее, вероятно, будет работать непосредственно  с таблицами. Если же вы создаете базу данных, которую будут просматривать  и редактировать люди, не очень  с ней знакомые (а, может быть, и не желающие знакомиться особенно близко), работы с таблицей будет очень много. Решить эту проблему помогут формы. Они «проведут» пользователей по вашей базе данных, упростят для них ввод, извлечение, отображение и печать информации.

Форма — это, по сути, окно, в котором размещаются элементы управления, которые будут предоставлять пользователям данные или принимать данные от них. В Access предусмотрена панель элементов, содержащая многие стандартные элементы управления Windows, такие как надписи, текстовые поля, кнопки параметров и флажки. Немного сноровки — и вы сможете создавать с помощью этих элементов управления формы, которые будут выглядеть и работать во многом так же, как диалоговые окна во всех программах Windows.

Формы используются для редактирования записей исходных таблиц и ввода новых записей. Так же, как таблицы и запросы, формы можно просматривать в  различных режимах. Наиболее часто  используются следующие три: режим формы, в котором вводятся данные; режим таблицы, который выглядит, в основном, как таблица; и режим конструктора, в котором, работая с элементами формы, можно изменять ее внешний вид и функциональность. 

    Раздел 2.04 Отчёты 

ОТЧЁТ – это объект, предназначенный  для создания документа, который  впоследствии может бать распечатан либо включён в документ другого  приложения.

В отчетах данные из таблиц отображаются в логично организованном виде и в формате, который позволяет легко получать к ним доступ либо на компьютере, либо на бумаге. Отчет может содержать информацию из нескольких таблиц и запросов, результаты расчетов на основе информации базы данных и элементы форматирования, такие как заголовки, примечания и названия.

Отчеты можно  просматривать в трех режимах: в  режиме конструктора, в котором структуру  отчета можно менять точно так  же, как структуру формы; в режиме предварительного просмотра, в котором отчет отображается точно в том виде, как он будет выглядеть на печати; и в режиме просмотра образца, в котором также видно, как будет выглядеть каждый элемент, но не столь подробно, как в режиме предварительного просмотра. 
 
 

    Раздел 2.05 Страницы 

СТРАНИЦЫ  – это объект, представляющий собой  специальный тип Web-страниц, предназначенный  для просмотра и работы через  Интернет или интрасеть с данными.

Чтобы информацию из баз данных можно было получать и работать с ней по внутренней сети или через Интернет, создаются страницы, известные также как страницы доступа к данным. Работа со страницей доступа к данным через Интернет во многом схожа с работой с самой таблицей или формой в Access — пользователи могут работать с данными в таблицах, выполнять запросы и вводить данные в формы.

Хотя публикация информации из базы данных в Интернете  кажется задачей довольно сложной, в Access есть мастер, который сделает  за вас значительную часть работы по созданию страниц доступа к  данным. Созданную в мастере страницу можно использовать в том виде, как она получилась, а можно  внести в нее изменения в режиме конструктора. 

    Раздел 2.06 Макросы 

МАКРОС  – это объект, представляющий собой  последовательность макрокоманд для  автоматизации наиболее часто выполняемых  действий при работе с базой.

Макросы позволяют Access реагировать на событие, например нажатие кнопки, открытие формы или обновление записи. Макросы могут оказаться очень полезными, если с вашей базой данных будут работать люди, разбирающиеся в Access хуже вас. Например, для выполнения стандартных действий с базой данных — открытия и закрытия форм или печати отчетов — можно создать специальные кнопки или кнопочные формы. А чтобы гарантировать, что совершать некие действия все будут одинаково, можно сгруппировать несколько команд меню, которые будут выполняться при нажатии кнопки. 

    Раздел 2.07 Модули 

МОДУЛЬ  – это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий  программисту более полный контроль, чем макрос.

Модули предоставляют более широкие возможности, чем макросы, и представляют собой программы на языке VBA (Microsoft Visual Basic for Applications). VBA — язык программирования высокого уровня, разработанный корпорацией Майкрософт для создания приложений для Windows. Общий набор инструкций VBA используется со всеми программами пакета Office System, но у каждой программы есть собственный набор. В то время как с помощью макроса можно автоматизировать от четырех до шести десятков действий, VBA содержит сотни команд, и его можно бесконечно расширять, присоединяя дополнительные модули сторонних производителей. С помощью VBA можно выполнять задачи, которые не под силу макросу, например открытие таблицы Excel и извлечение специфических данных.