Принципи функціонування та можливості прикладного програмного забезпечення в організації підприємницької діяльності

РОЗДІЛ II.

      Принципи  функціонування та можливості прикладного програмного  забезпечення  на прикладі ФГ «Зенченко» 
 

      2.1. Основні програми  використовуємі за  напрямком роботи  підприємства 

      В даний час підприємства усіх форм власності стають все більш автоматизованим. Найпоширенішою системою автоматизації обліку є програмні продукти фірми - «1С» («1С: Бухгалтерія», «1С: Підприємство», «1С: Торгівля + Склад», «1С: Зарплата + Кадри» тощо).

      Система програм фірми «1С» надає широкі можливості ведення автоматизованого обліку на підприємствах, в організаціях, незалежно від їх виду діяльності та форми власності, з різним рівнем складності обліку. Також вона дозволяє організувати ефективний бухгалтерський, кадровий, оперативний торговий, складський і виробничий облік, розрахунок заробітної плати, а також податковий облік.

      Отже  саме програму "1С: Торгівля і Склад", призначену для обліку будь-яких видів торгових операцій, використовують в ФГ «Зенченко».   

      Програма  дозволяє:

      - Автоматизувати облік в оптовій  і роздрібній торгівлі;

      - Вести облік складських операцій;

      - Формувати всі необхідні первинні  документи, в т.ч рахунки-фактури,  книги продажів і покупок, вести  облік імпортних товарів в  розрізі ВМД;

      - Вести взаємопов'язаний облік  заявок покупців і замовлень  постачальникам з можливістю резервування на момент планованої відвантаження з урахуванням очікуваних надходжень ;

      - Відстежувати стан взаєморозрахунків  з контрагентами ;

      - Вести взаєморозрахунки з іноземними  постачальниками, враховувати мита  і збори;

      - Вести облік грошових коштів, товарних кредитів і товарів на реалізації;

      - Отримувати найрізноманітнішу звітну  і аналітичну інформацію про  рух товарів і грошей.  

      Особливості складського обліку в системі "1С: Підприємство": 1С: Торгівля і склад ":

1. Робота з розподіленими інформаційними базами

      Основне призначення засобів роботи з  розподіленими інформаційними базами - організація єдиної системи автоматизованого обліку на підприємствах, що мають територіально  видалені об'єкти: філії, склади, магазини, пункти прийому замовлень і інші подібні підрозділи, не пов'язані локальною мережею:

      - Ведення необмеженої кількості  автономно працюючих інформаційних  баз 

      - Повна або вибіркова синхронізація  даних 

      - Настроювання складу даних, які  синхронізуються 

      - Довільний порядок і спосіб передачі змін

      Використання  коштів управління розподіленими інформаційними базами не обмежує дії користувачів системи. Всі зміни даних система  відслідковує автоматично і передає  їх відповідно до описаних правилами  синхронізації.

      2.Надійність і безпека

      "1С:  Торгівля і склад" містить  засоби забезпечення збереження  і несуперечності інформації:

      - Можливість заборони користувачам "прямого" видалення інформації 

      - Спеціальний режим видалення  даних з контролем перехресних  посилань 

      - Можливість заборони користувачам редагувати дані за минулі звітні періоди

      - Встановлення заборони на редагування  друкарських форм документів 

      - "Замикання" системи користувачем  при тимчасовому припиненні роботи.

      3.Гнучкість і настроюваність

      "1С:  Торгівля і склад" може бути  адаптована до будь-яких особливостей обліку на конкретній базі. До складу системи входить Конфігуратор, який дозволяє при необхідності настроїти всі основні елементи системи:

      - Редагувати існуючі і створювати  нові необхідні документи будь-якої  структури 

      - Змінювати екранні і друковані форми документів

      - Створювати журнали для роботи  з документами і довільно перерозподіляти  документи по журналах для  ефективної роботи з ними 

      - Редагувати існуючі і створювати  нові довідники довільної структури 

      - Редагувати властивості довідників:

      - Змінювати склад реквізитів,

      - Кількість рівнів,

      - Тип коду,

      - Діапазон перевірки унікальності  коду 

      - Створювати регістри для обліку  коштів у будь-яких необхідних  розрізах 

      - Створювати будь-які додаткові  звіти і процедури обробки інформації

      - Описувати поведінку елементів  системи на вбудованій мові.  
 
 
 

      2.2. Аналіз досвіду  використання спеціалізованих  програм в організації  та управлінні  підприємства 

      На  сьогоднішній день після тривалого користування  програмою для автоматизації підприємства  «1С: Торгівля і склад» вдалося виявити її переваги та недоліки в користуванні. 

      Розглянемо  основні переваги та недоліки «1С: Торгівля і склад». До переваг даної програми можна віднести наступне:

      1. За допомогою «1С: Торгівля і склад» можна вести всі існуючі види торгівельного та складського обліку.

      2. На сьогоднішній день «1С: Торгівля і склад» є однією з найбільш універсальних складських програм, яка може використовуватися в різних організаціях. Дана програма заснована на платформі «1С: Підприємство», яку можна модифікувати під потреби конкретного бізнесу. Подібна гнучкість «1С: Торгівля і склад» дозволяє вирішувати з її допомогою безліч різних завдань.

      3. «1С: Торгівля і склад» пристосована під українське законодавство і дозволяє легко підлаштовуватися під закони та вимоги чиновників, які постійно змінюються в нашій країні. Розробники «1С» стежать за всіма змінами у податковому законодавстві та оперативно оновлюють форми звітності в програмі.

      4. Програма «1С: Торгівля і склад» (особливо її остання версія - «1С: Торгівля і склад 8 ») володіє високою продуктивністю, що дає можливість вирішувати з її допомогою найскладніші завдання.

      5. Спільно з «1С: Торгівля і склад» можна використовувати MS SQL Server.  

      На  жаль, «1С: Торгівля і склад» володіє і поряд недоліків, до яких можна віднести наступне:

      1. У переважній більшості випадків, щоб «1С: Торгівля і склад» вирішувала всі поставлені перед нею завдання, програму доводиться допрацьовувати. Кожне підприємство унікальне, тому для ефективної його роботи, як правило, потрібні індивідуальні рішення по автоматизації бізнес-процесів (у тому числі і з автоматизації ведення бухгалтерського, податкового, складського обліку).

      2. При переході на «1С: Торгівля і склад» з іншої програми можуть виникнути серйозні труднощі при перенесенні інформації з однієї бази даних в іншу (значну частину інформації нерідко доводиться переносити вручну).

      3. В «1С: Торгівля і склад» ускладнений пошук помилок, зроблених під час обробки документів.

      4. Програма «1С: Торгівля і склад» досить складна в освоєнні і вимагає спеціального навчання користувачів.

      Отже, якщо оцінювати «1С: Торгівля і склад» об'єктивно, то її не можна назвати ні поганою, ні хорошою. Для деяких організацій «1С: Торгівля і склад» є ідеальним варіантом, повністю задовольняє їхні вимоги, які пред'являються до автоматизації бухгалтерського обліку. А для деяких компаній ця програма не підходить, оскільки не здатна повною мірою вирішити поставлені перед нею завдання. Тому, перш ніж починати працювати з «1С: Торгівля і склад», необхідно оцінити всі її переваги і недоліки і, враховуючи їх, приймати остаточне рішення про вибір комп'ютерної бухгалтерської програми.  
 
 
 
 
 
 
 

      2.3. Вибір ППЗ для  оптимальної роботи  підприємства. 

        Ми розглянули принципи функціонування та основні можливості програми яка використовуються на підприємстві ФГ «Зенченко». Об’єктивно оцінили і прийшли до висновку що, для деяких організацій «1С: Торгівля і склад» є ідеальним варіантом, повністю задовольняє їхні вимоги, які пред'являються до автоматизації бухгалтерського обліку, а для деяких компаній ця програма не підходить, оскільки не здатна повною мірою вирішити поставлені перед нею завдання.

      На  мою думку саме ФГ «Зенченко» підпадає під другу категорію де «1С: Торгівля і склад» не повністю задовольняє вимогам підприємства і багато компонентів є надлишковими.

      Так як ФГ «Зенченко » - невелике за обсягом  підприємство, то з метою позбутися недоліків в «1С: Торгівля і склад» ми  пропонуємо використовувати нову програму розроблену на основі MS Access, призначену для автоматизації роботи складу фермерського господарства. 

      Найголовніша  перевага даної програми є  тому, що вона досить проста в освоєнні і не вимагає спеціального навчання користувачів, витрачання коштів на ліцензії та спеціалізованих програмістів.

      Короткий  огляд даного програмного  продукту

      Наша  база даних створена так, що вона з  легкістю доступна не тільки програмісту  або людині, яка добре розбирається в комп'ютерах, а й простому користувачеві. Двічі натискаємо на базу даних і  бачимо головну форму, на якій розташована безліч кнопочок, що відповідають за функції, зазначені на них. Зліва на формі вказані кнопки, що відповідають за таблиці. При натисканні на них у нас випадають таблички, де можна додавати або видаляти компоненти, що також робиться за допомогою кнопок. Також ми можемо побачити на головній формі запити на кнопках, також натискаємо їх, де в слідстві бачимо об'єднані деякі таблиці. Нижче можна відкрити звіти про покупки і продажі, що є дуже зручним при роботі. Справа внизу розташовані кнопочки про програму, де можна подивитися, хто створив програму, а також кнопки друку звітів, що є простим у друкуванні звітів на папері. Якщо необхідно переглянути таблиці не в головній формі, а просто так, внести якісь зміни, то відкриваємо їх у режимі таблиць в базі даних і змінюємо те, що потрібно.

      Дизайн  нашої програми розроблений на основі поняття  "діалогових вікнах". Існує головне вікно, або так  звана "Головна форма" . Відкривши  її, користувачеві пропонуються наступні дії (рис. 2.1):

• додати постачальника товарів;
• додати покупця товарів;
• додати товар;
• додати міста;
• переглянути запити;
• переглянути таблиці;
• переглянути звіти.

Рис. 2.1 Головне вікно програми

      Існують також пов'язані з нею форми:

• Форма на додавання міста (рис 2.2):

Рис 2.2 - Додавання міста 

• Форма на додавання постачальника (рис. 2.3):

Рис 2.3 - Додавання постачальника