Место информатики в процессах управления

 

 

Ведомость учета изготовленных  деталей за март 2006 г.

Код станка	Количество выпущенных деталей, шт.	Количество бракованных деталей, шт.	% брака
1	2700	42
2	2720	35
3	3140	39
4	3200	26
Итого

 

Рис.8. Данные о выпуске  бракованной продукции по месяцам

 

 

ООО “Красный Октябрь”

 

Сводная ведомость учета  качества изготавливаемой продукции

Код станка	Количество выпущенных деталей, шт.	Количество бракованных  деталей, шт.	% брака
1
2
3
4
Итого

 

Главный технолог__________________

 

Рис.9. Сводные данные о выпуске бракованной продукции  за квартал

 

2.2. Описание алгоритма решения  задачи

1. Запустить табличный процессор МS Excel.
2. Создать книгу с именем ООО “Красный Октябрь”.
3. Лист 1 переименовать в лист с названием “Ведомости учета”.
4. На рабочем листе Ведомости учета MS Excel создать таблицу базовой ведомости учета.
5. Заполнить таблицу базовой ведомости затрат исходными данными.

6. Произвести необходимые  расчеты и построить графики.

 

Алгоритм решения задачи

1. Ввод данных

Ввести данные можно  непосредственно в активную ячейку, либо набрав их в строке формул и нажав клавишу Enter . Если текст не помещается в активной ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку. Если не помещается чиcло - ячейка заполняется символами "#".

Для удобства представления  данных в Excel применяются различные  форматы ячеек (числовой, денежный, финансовый, процентный, дата, время и т.д.). Формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке.

Присвоить формат ячейке или блоку ячеек, предварительно выделив их, можно с помощью команды Ячейки из меню Формат или нажав правую кнопку мыши и выбрав команду Формат ячеек....

В понятие формат ячейки входят также её шрифт (тип, размер, цвет используемого шрифта), выравнивание (расположение текста в ячейке по вертикали и горизонтали), границы (толщина и цвет линий обрамления), вид (узор и цвет заполнения), защита (установка ограниченного доступа и пароля), которые задаются в диалоговом окне Формат ячеек или с помощью кнопок на панели инструментов.

2. Ввод формул

Помимо различных типов  данных ячейки таблицы Excel могут содержать  формулы . Любая формула в Excel начинается со знака «=» !

В формулах допустимо  использование следующих операторов: вычитание (-), деление(/), умножение (*), возведение в степень (^), <, >, <>(не равно), => (больше или равно), <= (меньше или равно) и, так называемых операторов связи - диапазон (:), объединение (;) и объединение текстов (& ).

Формулы могут содержать  ссылки не только на ячейки, но и блоки  ячеек, например =А1:А4+С1:С4, что равносильно формуле =А1+А2+АЗ+ А4+С1+С2+СЗ+С4. Кроме того, в формулах можно использовать функции.

Кнопка Автосумма (значок ? ) стандартной панели инструментов облегчает использование функции СУММ . Пусть требуется вычислить сумму чисел в четырёх ячейках для каждого из столбцов А,В,С. Выделите ячейку А5, нажмите кнопку Автосумма , затем Enter. Сумма чисел первого столбца =СУММ(А1:А4) появится в ячейке А5 . Аналогичную операцию можно повторить для столбцов В и С.

Однако удобнее применить  следующий прием: выделите ячейку А5 с записанной функцией =СУММ(А1:А4) , установите указатель мыши на маркер в нижнем правом углу ячейки (указатель примет форму жирного плюса) и, удерживая левую кнопку мыши, растяните рамку на соседние ячейки В5 и С5 вправо. После того, как левая кнопка мыши будет отпущена, в ячейках В5 и С5 появятся результаты суммирования. Обратите внимание, что в ячейке В5 будет находиться формула = СУММ(В1:В4), а в ячейке С5 – формула

= СУММ (С1:С4), т.е. адреса ячеек автоматически изменились.

Такой вид адресации  ячеек называется относительной адресацией . Для того, чтобы при копировании адреса ячеек, входящих в формулы не менялись, необходимо использовать абсолютную адресацию. Формула суммирования ячеек в столбце А с абсолютной адресацией будет выглядеть так:

=СУММ($А$1:$А$4) и при копировании в ячейки В5 и С5 эта формула не изменится. Если убрать знак $ перед буквой столбца ( А) или цифрой строки, то соответствующий элемент будет адресоваться относительно, т.е. изменяться при копировании.

Предположим, что в  ячейке А6 необходимо вычислить, какой процент составляет число в ячейке А1 от общей суммы в ячейке А5. Это можно сделать двумя способами:

1. В ячейку А6 введите формулу=А1/А5*100

2. В ячейку А6 введите формулу = А1/А5 и присвойте ячейке А6 формат Процентный командой меню Формат\Ячейки . При этом результат вычислений будет умножен на 100 и рядом с ним появится выведен знак %.

После того, как таблица  создана, ее необходимо отформатировать. Выделив таблицу и воспользовавшись командой Автоформат из меню Формат , можно выбрать один из готовых форматов для таблицы Excel. Можно отформатировать таблицу самостоятельно, последовательно применяя различные форматы к ячейкам и блокам ячеек, в том числе размер, цвет и тип шрифта, толщину и цвет рамок и отдельных линий, заливки ячеек и др.

В Excel может быть открыто  несколько файлов рабочих книг одновременно, которые накладываются друг на друга. Переход из одного окна в другое осуществляется с помощью меню Окно. Так .например, в окне рабочей книги EXCEL-1.xls можно выделить и скопировать в буфер фрагмент текста «Задание », а затем, переключившись в окно своей рабочей книги, вставить его в нужном месте рабочего листа, чтобы при выполнении задания все его пункты были на этом же листе.

3. Создание фирменного бланка и печать рабочего листа

Для подготовки рабочего листа к печати используется команда Параметры Страницы из меню Файл. В открывшемся диалоговом окне во вкладках Поля и Размер бумаги следует задать поля страницы, размер и ориентацию листа, а во вкладке Колонтитулы создать колонтитул, (т.е. фрагмент листа с текстом и\или картинкой, выводимым на каждой странице) с указанием номера страницы и авторов отчета. Окно Параметры страницы можно также вызвать из меню Вид командой Колонтитулы ). При оформлении отчёта в виде бланка фирмы можно с помощью команды меню Вставка\Рисунок\ Картинки вставить в лист подходящий рисунок – знак фирмы, ввести название, адрес и телефоны фирмы.

Печать рабочего листа  выполняется нажатием кнопки Печать на панели инструментов Стандартная, или командой меню Файл\Печать.

4. Создание  сводной таблицы.

Сводные таблицы являются одним из наиболее мощных средств MicroSoft Excel по анализу баз данных, помещенных в таблицы или списки. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, она дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации. Создавая сводную таблицу, пользователь задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах. Допускается также задание поля страницы, которое позволяет работать со сводной таблицей как со стопкой листов. 

Сводные таблицы удобны при анализе данных по нескольким причинам:

-     позволяют создавать обобщающие таблицы, которые предоставляют возможность группировки однотипных данных, подведения итогов, нахождения статических характеристик записей;

-     легко преобразуются;

-     разрешают выполнять автоматический отбор информации;

-     на основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменением сводной таблицы.

Вернуться к началу страницы

Рассмотрим пошаговое  описание процесса создания сводной  таблицы, изображенной на рисунке "Пример сводной таблицы", на примере таблицы "Поставка товаров". Для этого необходимо:

1. Выбрать команду Данные|Сводная таблица. На экране появится окно Мастера сводных таблиц, шаг 1 (рис. 1. Мастер сводных таблиц, шаг 1). Заметим, что количество шагов в мастере зависит от версии: в Excel 2000 их три, а в Excel 97 - четыре. Первый и второй шаги в этих версиях совпадают, а третий в Excel 2000 подобен четвертому в Excel 97, но в его окне имеется кнопка Макет…, которая вызывает окно, аналогичное третьему шагу в Excel 97. Кроме того, в Excel 2000 имеется возможность построения сводной таблицы непосредственно на рабочем листе. Мы будем рассматривать технологию работы в Excel 2000.

Рис.1. Мастер сводных таблиц, шаг 1 

2. В первом окне  Мастера сводных таблиц под  заголовком "Создать таблицу на основе данных, находящихся:" надо указать источник данных для создания сводной таблицы. Возможны четыре источника данных, которые выбираются при помощи переключателей. Мы будем рассматривать только первый вариант: построение сводной таблицы на основании списка расположенного на рабочем листе.

Кроме того, при помощи переключателей под заголовком "Вид  создаваемого отчета:" можно задать вид сводной таблицы: просто сводная таблица или сводная диаграмма со сводной таблицей. В нашем случае выберем «сводная таблица» и нажмем кнопку "Далее". 

3. На экране появится  второе окно Мастера сводных  таблиц. На этом шаге необходимо  указать диапазон, содержащий данные, по которым будет строиться сводная таблица. Если источник данных находится в другой рабочей книге, то необходимо воспользоваться кнопкой "Обзор".

Если перед выбором  команды Данные|Сводная текущая ячейка находилась в списке и список оформлен в соответствии с правилами, перечисленными выше, Excel выделит весь список и сам сформирует диапазон ячеек. В противном случае необходимо его задать самостоятельно.

Итак, после ввода ссылки на диапазон данных следует нажать кнопку "Далее". На экране появится третье окно Мастера сводных таблиц (рис.2. Мастер сводных таблиц, шаг 3).

Рис.2. Мастер сводных таблиц, шаг 3

Для того чтобы поместить в сводной таблице в строках (столбцах) значения поля, необходимо перетащить кнопку выбранного поля в соответствующую область макета. В нашем случае по строкам будут размещаться сведения о товарах, а по столбцам – о фирмах. Поэтому отбуксируем поле "Товар" в область заголовков строк, а поле "Фирма" - в область заголовков столбцов.

Далее необходимо выбрать  поле, содержащее данные, по которым нужно подвести итоги, и отбуксировать соответствующую кнопку в область "Данные". В нашем случае итоги будут подводиться по полю "Количество". Excel самостоятельно выбирает функцию подведения итогов - "Сумма". Для того чтобы изменить функцию подведения итогов, необходимо дважды щелкнуть по кнопке "Сумма по полю Количество", расположенной в области "Данные". На экране отобразится окно "Вычисление поля сводной таблицы" (рис.3. Окно вычисления поля сводной таблицы).

Рис.3. Окно вычисления поля сводной таблицы

В списке "Операция" перечислены допустимые операции: "Сумма", "Кол-во значений", "Среднее", "Максимум", "Минимум" и т. д. Раскрывающая кнопка "Дополнительно>>" позволяет расширить множество допустимых операций, а кнопка "Формат…" - выбрать формат отображения данных. После выбора функции следует нажать кнопку "ОК". Произойдет возврат в окно "Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет".

Размещение поля в  области "Страница" позволяет  работать со сводной таблицей, как со стопкой листов.

Итак, в окне "Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет" создана структура будущей сводной таблицы  Нажатие на кнопку "ОК" вернет нас к третьему окну Мастера сводных таблиц.

Теперь можно позаботиться о параметрах сводной таблицы. Как правило, те значения параметров, которые установлены по умолчанию, и являются оптимальными, и их не надо изменять. Но для того, чтобы лучше разобраться с тем, как настраивается сводная таблица, нажмите кнопку "Параметры". На экране отобразится окно "Параметры сводной таблицы" (рис.4. Параметры сводной таблицы).

Рис.4. Параметры сводной таблицы

В окне, под полем "Имя", в которое вводится имя сводной  таблицы, находятся две группы параметров - "Формат" и "Данные". Из группы "Формат" отметим только флажки "общая сумма по столбцам" и "общая сумма по строкам", которые определяют, надо ли подводить итоги по строкам и столбцам. Нажав кнопку "ОК", вернемся вновь к третьему шагу Мастера сводных таблиц.