Место информатики в процессах управления

обеспечение информационной защиты и безопасности общества и  членов общества (особенно от вредного влияния негативных средств массовой информации, например, рекламы), стабильности и устойчивости существования этого общества;

высокий уровень принятия решений на основе экономических  баз данных, знаний, экспертных систем и других новых технологий и компьютерных систем (уровень позволяющий устранять негативные экономические и социальные факторы);

использование как классических представлений математических моделей социально-экономических систем, так и неклассических, позволяющих, например, учитывать пространственную структуру системы (клеточные автоматы и фракталы), структуру и иерархию в системе (графы и структуры данных), опыт и интуицию (эвристические и экспертные процедуры), а также различные операции моделирования (агрегирование, декомпозиция, линеаризация и др.); применение этих операции по отношению к системам (моделям) должно происходить по функциональным критериям, например, по управлению траекторией системы, управление системой же должно быть конечной целью моделирования, причем по своему характеру оно отличается от управления техническими системами, например, - тем, что при моделировании необходимо динамически переупорядочивать связи в системе (необходима самоорганизация);

учёт системной, структурной  активности и сложности: динамической, вычислительной и структурной, а также внутрисистемной способности социально-экономических систем к саморегулированию, к противостоянию, возмущениям среды, ибо в процессе коэволюции эти системы претерпевают (в соответствии с принципами синергетики) изменения, которые позволяют системе максимизировать контакт с внешней средой в целях поиска более эффективных обратных связей;

учёт того, что методы и технологии информатики становится мощным, а часто и единственным средством установления причинно-следственных связей в системе, определения, описания, изучения систем.

Важное методологическое значение при решении проблем  информатизации имеют некоторые сформулированные в синергетике (школой Пригожина и др.) ключевые законы, среди которых (и применительно к социально-экономическим проблемам информатики) укажем основные:

Для любой открытой системы  информатизации характерна эволюция, необратимость, историчность и логичность процессов развития.

Для любой такой системы  возможно определяющее влияние малых (в пространстве, во времени, по структурированности, информативности) событий и процессов на эволюцию системы.

Для сложных систем характерна множественность путей развития, что не только не исключает, но и предполагает возможности и альтернативность, многовариантность выбора оптимальных из них.

Сложным системам нельзя навязывать пути их развития, а необходимо понять и стимулировать их собственные тенденции развития, т.е. траектория развития системы должна быть близкой к траектории самоуправляемой, саморазвивающейся системы.

Для сложных саморазвивающихся  систем при выборе пути в точках ветвления (бифуркации) траектории развития системы проявляется некая предопределенность, детерминированность хаоса. При этом любые социально-экономические процессы - стохастические и протекают в условиях той или иной степени неопределенности.

Будущее состояние системы  как бы организует, формирует, изменяет наличное ее состояние. Причем в точках бифуркации зависимость настоящего, а следовательно, и будущего от прошлого практически исчезает и порождает принципиальную непредсказуемость эволюции, а следовательно, и необратимость времени.

По мере усложнения организации систем происходит одновременное ускорение процессов развития и понижение уровня их стабильности, а неустойчивость может выступать условием стабильного и динамического саморазвития, происходящего путём уничтожения нежизнеспособных форм; устойчивость и неустойчивость, оформление структур и их разрушение сменяют друг друга. Порядок и хаос возникают и существуют одновременно: один включает в себя другой и вместе работают на одно целое, на возникновение и развитие новой структуры.

В неустойчивой социально-экономической среде микропроцессы (вплоть до действий отдельного человека) могут влиять на макропроцессы в этой среде.

Чем больше, интенсивнее  используются информационные системы  и технологии, то тем больше и интенсивнее они развиваются. Информационные ресурсы могут достигать уровня саморазвития и самосовершенствования. Развитие системы (борьба организации и дезорганизации в системе) связано с накоплением и усложнением информации, её организацией и самоорганизацией. Чем сложнее система, тем более разнообразные и более сложные внутренние (внутрисистемные) информационные процессы приходится актуализировать для того, чтобы система функционировала, развивалась как система. Высшая форма развития системы - развитие, обеспечивающее режим коэволюции системы, человека (общества) и биосферы (природы).

Системно мыслящий и  действующий человек, как правило, умеет прогнозировать и считается с результатами своей деятельности, соизмеряет свои желания (цели) и свои возможности (ресурсы) учитывает интересы окружающей среды, развивает интеллект, вырабатывает верное мировоззрение и правильное поведение в различных средах, включая человеческие. Отсутствие базы для системного, синергетического анализа и целеполагания, планирования ресурсов для достижения поставленной цели, построения алгоритмов их достижения, отсутствия знаний, навыков соединять кванты знаний и умений - основные причины интеллектуального бездействия людей. 

 

1.2. Информационное обеспечение системы поддержки принятия управленческих решений

 

Информационное обеспечение системы поддержки принятия управленческих решений включает в себя сбор и передачу следующей системы информации: финансовой, маркетинговой, внутренней (рис.1).

Рис.1. Структура управления информационной поддержки принятия управленческих решений

Построение информационной системы в наибольшей степени есть функция маркетинга. При отсутствии структурного оформления последней данная функция в тресте выполняется руководством предприятия. Так, обязанности по определению объема, качества и периодичности сбора информации, контроль за использованием информации возлагаются на высшее руководство предприятия.

Для оптимизации деятельности нефтегазостроительные организации должны выполняться следующие принципы маркетинговой системы информации:

- оптимальность построения информационных потоков;

- соответствие объема, качества и периодичности сбора информации стратегиям предприятия;

- распределение функций по обслуживанию информационных потоков в подразделениях;

- удобство предоставления информации.

Информационные потоки по всем системам информации (рис.2) характеризуются преимущественно вертикальным и частично адресным (горизонтальным) распределением информации по мере ее поступления. Преимущества данной информационной системы заключаются в более полном использовании информации и в сокращении сроков принятия решений.

Рис.2. Структура информационных потоков в строительной организации

В качестве недостатков применения данной системы распределения информации можно отметить следующее: сосредоточение большого объема информации на высшем уровне руководства (что действительно имеет место в тресте); менеджеры самостоятельно решают, кому и какая информация может потребоваться; адекватная реакция на информацию не стимулируется, т. е. как для менеджера, входящего в состав аппарата управления треста, передача информации заинтересованной службе соответствующего подразделения является факультативной нагрузкой, так и для заинтересованной службы не обязателен ответ менеджеру; накопление информации при этом не происходит.

Анализ существующих в региональных нефтегазостроительных организациях средств информационного обеспечения проводился по следующим направлениям:

- задачам, направлениям, в которых  они используются;

- частоте их использования;

- видам информационных систем управления (приложение – анкета)

Использование компьютерной техники  необходимо для решения ряда задач:

Рис.3. Использование компьютерной техники для решения задач

Экономические задачи (плановые, учетные, управленческие и т. д.) нуждаются в информации о развитии потребностей экономики, о состоянии объектов управления. Эта информация позволяет проанализировать деятельность объекта за прошедший период, сделать обобщающие выводы и дать прогноз будущей деятельности объекта управления.

На рисунке 4 отражена периодичность использования компьютерной техники руководителями и специалистами.

Рис.4. Периодичность использования компьютерной и другой техники руководителями и специалистами

Предложения по совершенствованию  действующей информационной системы таковы:

- более эффективно организованно использовать существующие современные средства связи и оргтехники

- наращивать мощности и возможности  электронно-вычислительной техники;

- обеспечить систему управления более совершенным оборудованием;

- ограничить объемы передаваемой информации до объемов, необходимых для выполнения определенных задач;

- разрабатывать эффективные способы защиты информации и ее хранения;

- сокращать число форм документов;

- ускорять сбор и обработку информации.

Характерный для современного этапа  развития региональной экономики рост объемов управленческой информации чрезвычайно остро ставит проблему информационной перегрузки управленческого персонала на предприятиях. Проведенное исследование дает основание сделать вывод, что избыточность информации есть следствие не только объективных закономерностей, обусловленных развитием техники и технологии производства, но и результат недостаточного внимания к принципам и методам обработки и выдачи информации.

Анализ информационного обеспечения принятия управленческих решений позволил сделать следующие выводы о наличии положительных и отрицательных тенденций.

Положительные тенденции:

1. Оптимальность построения информационных потоков с подразделениями организаций.

2. Распределение функций по обслуживанию информационных потоков в подразделениях.

3. Удобство передачи и предоставления информации на еженедельных планерках.

4. Применение горизонтальной информационной системы позволяет более полно использовать информацию и сокращать сроки принятия решений.

Отрицательные тенденции:

1. Неэффективное функционирование информационных систем и их недостаточный динамизм по сравнению с изменяющимися условиями производства, что ведет к резкому увеличению вертикальных информационных потоков, форм отчетности и информационной перегрузке верхних уровней управления.

2. Отсутствие четких  критериев, позволяющих однозначно  указать уровневую принадлежность информации.

3. Отсутствие документов, регламентирующих обязанности и ответственность каждого управленческого уровня в части приема, обработки и передачи информации.

4. Отсутствие четкого  хранения архивных данных.

5. Слабая подготовка  должностных лиц всех уровней  в вопросах обработки информации.

6. Спонтанная передача информации через один или несколько уровней.

7. Процессы фиксирования, обработки  и передачи потоков информации происходят частично без использования электронно-вычислительной техники (ЭВТ).

8. Чаще всего ЭВТ выполняет  функции оперативного планирования и укрупненного учета плановых показателей.

9. Большая часть информации не накапливается (при отсутствии информационного центра), а передается в процессе контактов, и, поэтому стратегический банк данных находится не в памяти компьютера, а в сознании менеджера.

Для руководителей и специалистов, занятых в области управления, важнейшей задачей в настоящее время является выработка и проведение в жизнь стратегии использования возможностей современных средств информационного обеспечения во всех сферах управления.

Для достижения поставленной цели в  рамках исследования была  разработана модель резервов повышения эффективности использования информационного обеспечения системы стратегического управления, включающая пять основных блоков (рис.5). Она иллюстрирует схему многоуровневого и многофункционального подхода к управлению информационными ресурсами строительной организации.

Модель иллюстрирует относительно самостоятельный, обособленный элемент каждого блока с характерным для него комплексом мероприятий, которые изложены ниже в виде рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения системы стратегического управления.

Рис.5. Модель резервов повышения эффективности использования информационного обеспечения системы стратегического управления

Следует отметить, что  при применении информационного обеспечения ведущая роль в выборе решений остается за руководителем, а техника и программное обеспечение являются лишь средством для обработки информации.