Компьютеризация управления оборотными средствами предприятия и оптимизация их использования

       Быстро  переместится к нужному пункту главного меню или подменю  можно, нажав буквенную клавишу, соответствующую первой буквы названия данного пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п», а в пункте «Отчетность» — «т».

       Нужный  пункт меню или подменю можно  быстро выбрать и без клавиатуры - однократным щелчком мыши.

       Технология  обработки информации по учету кассовых операций предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:

       1. настройка системы;

       2. обработка справочников;

       3. обработка приходящих документов;

       4. получение отчетов и справок;

       5. печатание платежных документов;

       6. сервисные функции и архив.

       Настройка системы проводится на конкретное предприятие -проставляются реквизиты предприятия ОАО «Мацестинский чай» (наименование предприятия, расчетный счет, адрес и др.), наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных машинограмм.

       Справочники (база данных учета) подразделяются на:

       •   справочники балансовых счетов;

       •   справочники подразделений;

       •   справочники сотрудников;

       •   справочники наименований платежных документов;

       •   справочники назначения платежей.

       Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки  информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток  денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.

       Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другиедокументы по счету 50).

       Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

       Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее  окно с использованием функциональных клавиш.

       После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.¹⁰

       Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.

       Таким   образом,    производится    автоматизация   учета   кассовых операций на предприятия ОАО «Мацестинский чай».

       В результате автоматизированной обработки  информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

       Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.

       В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные  требования, инкассовое поручение. При  этом реквизиты по организациям в  полном объеме должны быть заполнены  в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

       В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

        Заключение

       Каждое  предприятие, начиная свою деятельность, должно располагать определённой денежной суммой. Оборотные средства предприятий призваны обеспечивать непрерывное их движение на всех стадиях кругооборота с тем, чтобы удовлетворять потребности производства в денежных и материальных ресурсах, обеспечивать своевременность и полноту расчетов, повышать эффективность использования оборотных средств.

       Проблема  эффективного хозяйствования торговых предприятий включает лучшее использование  их фондов, и в первую очередь - оборотных средств. Наличие у предприятия достаточных оборотных средств является необходимой предпосылкой для его нормального функционирования в условиях рыночной экономики.

       Интенсивное усложнение и увеличение масштабов  промышленного производства, развитие экономико-математических методов управления, внедрение ЭВМ во все сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объёмом памяти, послужили основой для разработки автоматизированных систем управления предприятием, которые качественно изменили формулу управления, значительно повысили его эффективность.

       Компьютеризация в учете оборотных средств на сегодняшний день приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

       Автоматизация управления оборотными средствами на предприятии значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.

       Мы  выяснили, что следующие факторы  могут влиять на эффективность использования  оборотных средств: по широте влияния  и степени управляемости, по влиянию на величину оборотных средств, по зависимости от деятельности предприятия, общеэкономические факторы, экономико-организационные факторы, факторы, повышающие величину оборотных средств, факторы, способствующие снижению оборотных средств, конечно же связанные с техническим прогрессом, в нашем случае компьютеризацией оборотных средств предприятия.

       При работе над этой дипломной работой была использована программа фирмы «1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно - сальдовой ведомости, главной книги, шахматного оборотного баланса и многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п.), но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии.

       Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке  информации - важнейшая технико-экономическая  задача, которая требует ускоренного  развития индустрии информатики. При  этом возникают новые, еще не устоявшиеся в научной литературе понятия «информационная экономика», «информационные ресурсы» и т. д.

       В течение всей предшествующей XX веку истории развития человеческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило,   относилась к категории непроизводственных затрат.

       В конце XX века впервые в истории  человечества основным предметом труда в общественном производстве промышленно развитых стран становится информация. Возникли тенденции неуклонного перекачивания трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название «информационный кризис».

       По  данным ЮНЕСКО, в настоящее время  уже более половины всего занятого населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие в процессе производства и распространения информации.

       Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управления при обработке информации вручную.

       В заключении необходимо отметить, что  программа «1С Бухгалтерия», но нашему мнению, является одной из самой лучших и удобных бухгалтерских программ. Но, как и все программы, она имеет некоторые недостатки. Если данная программа настроена для работы на данном предприятии, то она очень удобна в пользовании, а если нет, то далеко не каждый сможет «набить» ее первичными данными. Поэтому очень часто приходится вызывать программиста, который настроит для предприятия программу.

       Подводя итог всему вышесказанному, мы можем  утверждать, что каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, внедрение системы компьютеризации управления оборотными средствами, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.