Компьютеризация управления оборотными средствами предприятия и оптимизация их использования

       Компьютерные  системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным  аспектам финансового состояния  предприятия, необходимую руководству  для принятия текущих решений  по управлению предприятием.

       К такой информации, в частности, относится:

• состояние расчетного и валютного счета;
• дебиторская и кредиторская задолженность;
• состояние кредитных линий и т.п.

       Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, все это повышает информационные возможности предприятия ОАО «Мацестинский чай».

       Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность этому предприятию сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое можно использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

       Существует несколько  путей получения программного продукта:

1. Разработка собственными силами;
2. Заключение договора с профессиональной организацией на разработку программного продукта;
3. Копирование готового программного продукта у другого пользователя;
4. Приобретение готового программного продукта.

       Первый  вариант связан с необходимостью содержать в штате высококвалифицированных  программистов, что делает полученный в итоге программный продукт  крайне дорогостоящим.

       Второй  вариант имеет сходный недостаток — большую цену, поскольку исполнение единичного заказа связано с высокой себестоимостью продукта для специализированной компьютерной фирмы (они обычно выпускают тиражируемые программные продукты). Кроме того, при этом варианте вряд ли удастся найти серьезную фирму исполнителя (крупные предприятия этой отрасли просто не возьмутся за такой заказ), а мелкие фирмы не в состоянии обеспечить надлежащую гибкость программного продукта и его последующее сопровождение.

       Третий  вариант помимо нарушения авторских прав фирмы -изготовителя программного продукта ограничен тем, что в этом случае Вы будете лишены технической поддержки со стороны разработчика, которая предоставляется только официальным пользователям.

       Поэтому с точки зрения экономии средств и времени, а также эффективности использования программного продукта наиболее приемлемым оказывается четвертый вариант. В связи с этим ОАО «Мацестинский чай» приобрело программы автоматизации бухгалтерского учета у разработчика, обеспечивающего необходимый сервис и обновление программы по мере создания новых ее версий.

       Выбор предприятия из множества программных продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке обусловлен теми целями, которые ставит предприятие перед собой, автоматизируя учет.

       В начале 90-х годов началось зарождение отечественного рынка экономических программ. Эти программы начали рассматриваться как продукт, товар, стали доступны небольшим фирмам, бухгалтериям. Тогда же в основном формируются юридически самостоятельные коллективы разработчиков. Некоторые из них стали теперь преуспевающими, известными на всю страну компаниями.

       В настоящее время первый этап развития рынка бухгалтерских программ практически завершен. Сегодня уже сложно попасть в число лидеров, не имея мощного инвестора, организованной команды разработчиков, менеджеров, маркетологов и сети поддержки. Многие пользователи уже понимают разницу между надежной, мощной, устойчивой в финансовом отношении фирмой-разработчиком и разработчиком-одиночкой (пусть даже гениальным), между фирменным отработанным «коробочным» продуктом с хорошей документацией, гарантированной поддержкой в самых дальних регионах и постоянно дорабатываемой кустарной узко профильной разработкой местного значения:

• «Финансы без проблем» (фирма «Хакерт-дизайн», город Мариуполь);
• «Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», город Москва);
• «Бухгалтерия малого предприятия» (фирма «Фор», город Москва).

       Вторая  группа программ позволяет охватить значительно больший круг функций  и по существу создать полностью  автоматизированную бухгалтерию.

       Программы первой группы позволяют рассчитать и распечатать оборотно-шахматный  баланс, оборотные ведомости по счетам, баланс предприятия и приложения к нему. Имеется также возможность  формировать справки произвольной структуры с помощью встроенного генератора отчетов.

       Характерный представитель второй группы программных  средств - программа «Бухгалтерия без проблем», которая состоит из двух модулей «Управленческий учет» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности».

       Первый  модуль предназначен для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, готовой продукции, расчетов по оплате труда. Связь этих участков со сводным учетам происходит путем  передачи записей в один сводный  файл.

       Второй  модуль обеспечивает аналитический учет по денежным, расчетным, кредитным и другим хозяйственным операциям, а также сводный учет по всем счетам баланса и составление бухгалтерской отчетности.

       Другое  направление использования компьютерной техники в учетной деятельности — использование для автоматизации начальной стадии бухгалтерского учета — первичного учета. Здесь компьютеры применяются для автоматизации труда на складах материальных ценностей и готовой продукции, при учете выработки и заработной платы в подразделениях предприятия.

         Это позволяет исходную информацию без бумажных носителей передавать на дальнейшую обработку, улучшает качество учета и его оперативность. Компьютеры можно успешно использовать для считывания штриховых кодов при организации первичного учета в магазинах, на складах и т.д.

       Однако  полная автоматизация этой стадии учета возможна при условии, что предприятие реализует импортные товары или использует импортные материалы и комплектующие, так как в России производители товаров практически не пользуются штриховыми кодами для своей продукции. На каждом из участков сохраняются общие принципы учетной политики, избранной предприятием и в то же время выполняются специфические для данного участка функции: учет кассовых операций, учет основных средств, учет расчетов с поставщиками, учет расчетов по заработной плате и т.д.

       Разделение  труда и специализация рабочих  мест позволяют бухгалтерам более  качественно и эффективно выполнять  работу на своих участках, но в то же время создают проблемы их взаимодействия, так как обеспечить полную автономность работы невозможно. Пока предприятие обслуживает один бухгалтер, достаточно использовать простую программу бухгалтерского учета, построенную по принципу ведения общего журнала хозяйственных операций. Такая система способна удовлетворить ограниченные информационные потребности небольшой бухгалтерии.

       Как только предприятие начинает расти  и появляется несколько участков учета, обслуживаемых разными работниками  бухгалтерии, появляется необходимость  в системе, поддерживающей информационный обмен между участками учета. В частности, система должна давать возможность отражать хозяйственные операции, зарегистрированные одним бухгалтером в учетных регистрах других участков. Базовая поставка системы настроена на следующие участки:

• денежные средства,
• поставщики,
• покупатели,
• дебиторы и кредиторы,
• готовая продукция и товары,
• затраты,
• основные средства,
• расчетно-финансовые операции,
• отчетность

       При необходимости можно перенастроить  систему, изменив этот состав участков. ⁸

       Информационная целостность системы определяется единой системой классификации и обновления нормативно-справочной базы, а также наличием проводок, общих для двух различных участков. В соответствии с принципом двойной записи всякая хозяйственная операция воздействует на два и более счета, которые могут принадлежать различным участкам. Поэтому ввод данных на одном участке вызывает появление соответствующей записи на счетах смежных участков.

       На  каждом рабочем месте предприятия отражается только та часть информации, которая имеет отношение к работе данного бухгалтера, определяемая его правами доступа.

       Права доступа устанавливает главный  бухгалтер. В системе существует три уровня доступа:

• возможность ввода данных
• возможность корректировки данных
• возможность просмотра данных

       Дополнительно для разграничения доступа используется система паролей. Благодаря этой системе на одном компьютере - рабочем месте могут работать лица, имеющие разные права доступа.

       При вводе характеристик хозяйственной  операции сальдо и обороты пересчитываются только по тому счету, который относится к данному участку. Запись на корреспондирующем счете будет отложена до тех пор, пока ее не подтвердит бухгалтер того участка, к которому относится корреспондирующий счет. Бухгалтер смежного участка может, как подтвердить, так и опровергнуть введенную на другом участке проводку.

       Проводки, введенные на одном участке, но отвергнутые  или отложенные на другом именуются  спорными. Бухгалтер, ответственный  за сводный учет, может получить их полный перечень для разрешения спора. Баланс предприятия формируется только после подтверждения всех проводок.

       Бесспорным  лидером па сегодня по известности  и тиражу продаж является фирма «1С». Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте. На предприятии ОАО «Мацестинский чай» учет кассовых операций полностью автоматизирован с помощью разработки крупнейшего в нашей стране программного разработчика «1С Бухгалтерия» программы «1С Бухгалтерия - Проф 6.0».

       Начать  работать с «1С: Бухгалтерией» можно  практически сразу после ее установки на компьютер даже без предварительного ознакомления с документацией. Освоение базовых возможностей программы - процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматки,  оборотного баланса и многих других - вполне по силам даже самому неподготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру.

       Но  мере накопления опыта и изучения документации у бухгалтера возникает  естественное желание «заставить» компьютер выполнять и другие действия - вести не только стоимостной, но и натуральный учет, рассчитывать износ основных средств, калькулировать себестоимость, выполняв переоценку валютных средств, формировать отчетность, более полно учитывать особенности принятой в его организации учетной политики. Своеобразие ведения отдельных учетных операций в организациях различного профиля настолько велико, что нет и не может быть компьютерной программы, которая могла бы удовлетворить все необходимые потребности. Это тем более невозможно в современных российских условиях, при не устоявшемся законодательстве. Заранее заложить все варианты расчетов в компьютерную программу нельзя. В этой ситуации практически все разработчики программ для автоматизации бухгалтерского учета вынуждены идти на то, чтобы предоставить пользователю средства настройки программ, использование которых дало бы возможность последнему гибко приспосабливав их к собственной учетной специфике и перенастраивать при изменении «правил игры» государством. Бухгалтерские программные продукты фирмы «1С», особенно так называемая профессиональная версия «1С: Бухгалтерия» и специализированная программа расчета кассовых операций, в достаточной мере обладают такими возможностями

       Наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспособить программу к автоматическому выполнению массовых расчетов на ОАО «Мацестинский чай», зависящих как от специфики конкретного раздела учета, так и от особенностей учетной политики предприятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п., но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов.