Управление дебиторской задолженностью

     1.2. Управление дебиторской задолженностью 

     Управление  дебиторской задолженностью непосредственно  влияет на прибыльность компании и  определяет дисконтную и кредитную  политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

     К приемам управления дебиторской  задолженностью относятся: учет заказов, оформление счетов и установление характера дебиторской задолженности. Среди подлежащих рассмотрению моментов есть некоторые, требующие особого внимания, например необходимость поиска путей сокращения среднего промежутка времени между завершением операции по продаже товара и выпиской счета-фактуры покупателю. Фирма также должна оценивать возможные издержки, связанные с дебиторской задолженностью, т. е. упущенная выгода от неиспользования средств, вместо их инвестирования.

     Управление  дебиторской задолженностью связано  с двумя видами резервов времени - на выписку счета-фактуры и отправку почтой. Время на выписку счета - это количество дней от отправки товара покупателю и до высылки счета. Очевидно, что компании следует отправлять счета одновременно с товаром. Время почтовой доставки - между подготовкой счет-фактуры и получением его покупателем. Время почтового прохождения документов может быть сокращено за счет децентрализации выписки счета-фактуры и почтовой отправки (используя службу срочных почтовых отправлений для крупных счетов-фактур с вручением в предусмотренные сроки либо предоставляя скидки за авансовые платежи).

     Ключевым  моментом в управлении дебиторской  задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям) которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у компании будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей. С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, компания может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату. Сроки дебиторской задолженности следует либерализировать, если компания хочет избавиться от избыточных товарно-материальных запасов или устаревшей продукции либо если компания хочет работать в отрасли промышленности, товары которой предназначены для сезонных продаж (например, купальные костюмы). Если товар является скоропортящимся, фирме следует должны использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке.

     При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную надежность покупателя можно оценить количественными методами анализ регресса, который рассматривает изменение зависимой: переменной, имеющей место при изменении независимой (информативной) переменной. Этот метод особенно полезен, когда вам требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует тщательно оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если ваша компания продает товары многим покупателям и длительное время не меняет свою кредитную политику.

     Продление кредита влечет за собой дополнительные расходы: административные расходы деятельности кредитного отдела, компьютерной службы, а также комиссионные, выплачиваемые специальным агентствам, определяющим кредитоспособность заемщиков или качество ценных бумаг.

     Имеется много способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и свести к минимуму возможные потери: составление счетов, перепродажу права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

     - Выставление счетов. При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А» могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени и составления.

     Для ускорения взимания платежей можно  направлять счета-фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы.

     - Процесс оценки покупателя. Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя и получать рейтинговую информацию от финансовых консультативных фирм.  Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также предприятию необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих предприятий терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя.

     Необходимо  классифицировать дебиторские задолженности по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему с даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи.

     - Защита страхованием.  Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования.

     - Факторинг. Возможно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.

     В целом управление дебиторской задолженностью включает:

     1) анализ дебиторов; 

     2) анализ реальной стоимости существующей  дебиторской задолженности;

     3) контроль за соотношением дебиторской  и кредиторской задолженности;

     4) разработку политики авансовых  расчетов и предоставления коммерческих кредитов;

     5) оценку и реализацию факторинга.

     Анализ  дебиторов предполагает прежде всего  анализ их платежеспособности с целью  выработки индивидуальных условий  представления коммерческих кредитов и условий факторинговых договоров. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности  могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

     Анализ  дебиторской задолженности и  оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва но сомнительным долгам. Классификация кредиторов представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Классификация кредиторов по срокам задолженности

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Учет дебиторской  задолженности ОАО «Шарм»

     2.1. Характеристика ОАО  «Шарм» 
 

      Открытое  акционерное общество «Шарм» создано в 1999 году на базе приватизированного предприятия по производству и реализации строительных материалов из дерева. ОАО «Шарм» начало стабильно функционировать и постепенно из убыточного предприятия оно превратилось в более или менее платежеспособное предприятие. Продолжая производство и реализацию строительных материалов, ОАО «Шарм» стало понемногу осваивать и другие сферы бизнеса. В частности, был выкуплено здание, находившееся на территории бывшего предприятия, где оборудован лесопильный цех.

      Основной  целью создания ОАО «Шарм» является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли.

      Предметом деятельности ОАО «Шарм» является:

      - производство и реализация стройматериалов, сборно-разборных строений.

      - продажа леса, лесопиление, деревообработка;

• строительство объектов промышленного и гражданского назначения, выполнение строительно-монтажных работ;
• подготовительная работа на строительной площадке;
• возведение несущих и ограждающих конструкций зданий и сооружений,
• консультационные услуги в области строительства и недвижимости.

        В настоящее время наиболее  развито производство и транспортировка  оконных и дверных блоков, от  которого предприятие получает  наибольшую прибыль и подрядные  строительно-восстановительные работы.

     Как видно из приведенного ниже рисунка 1, во главе производственной структуры предприятия ОАО «Шарм» стоит директор предприятия. В его непосредственном подчинении  находятся три заместителя – заместитель по капитальному строительству, главный бухгалтер и главный инженер. В свою очередь каждый из них имеет свою иерархию подчиненных.

      Рисунок 1 -  Производственная структура ОАО  «Шарм» 
 

      Эффективное хозяйствование предполагает постоянное изучение показателей работы предприятия. В процессе оперативного анализа  торговой деятельности изучают и оценивают показатели, которые характеризуют, с одной стороны, результат – прибыль и товарооборот, а с другой, ресурсы и затраты – материально-техническая база, оборотный капитал, трудовые ресурсы, издержки обращения.  Это означает, что аналитическая работа должна базироваться на системе показателей. Основные показатели работы предприятия  ОАО «Шарм» приведены ниже в таблице 2.

Таблица 2 - Основные показатели работы ОАО «Шарм» за 2009-2010гг.