Компьтерные системы бюджетирования

Бюджетирование требует отработанных каналов взаимодействия, поддержки со стороны вышестоящего руководства, участия различных специалистов и способности прогнозировать.

Основные усилия в ходе бюджетирования следует направлять на поддержку процесса принятия решений и финансовый результат.

Внедрение бюджетирования занимает довольно продолжительно время. В зависимости от размера компании и от желания руководства это от нескольких месяцев до года. Но это не значит, что процесс постановки и совершенствования на этом останавливается, бюджет - процесс непрерывный.

Таким образом, бюджетирование необходимо для получения ясных целей предприятия, представления о потребности в текущих ресурсах и величине будущих. Программа позволит решить эти вопросы, используя анализ отклонений, наладить работу планово-экономических служб и предприятия в целом.

2 Автоматизация бюджетирования на предприятии, проблемы и решения

2.1 Правила выбора автоматизированной информационной ERP системы

Зачастую вопрос автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы решается внедрением единой информационной системы. Системы, автоматизирующие большинство бизнес-процессов предприятия, называются ERP-системами (Enterprise Resource Planning).

Выбор ERP-системы - непростая задача. Выбор системы управления и планирования ресурсов организации и принятие решения о внедрении является сложным процессом по следующим причинам:

                       Высокая стоимость приобретаемого продукта.

                       Большое разнообразие предлагаемых ERP-систем на рынке.

                       Высокая длительность цикла внедрения.

                       Необходимость тщательного анализа и оптимизации бизнес-процессов.

                       Необходимость вовлечения в процесс внедрения большого количества человеческих ресурсов и, что часто является критичным, управленческого звена компании.

                       Необходимость поиска компетентной внедренческой фирмы для реализации проекта или длительный срок подготовки собственных специалистов по внедряемому продукту.

К главным критериям отбора можно отнести - функциональность и стоимость. Еще лет десять назад можно было сказать, что та или иная система не обладает необходимым функционалом. Сейчас в части охвата предметных областей все основные продукты практически равны. Разработчик должен отслеживать тенденции рынка и опережать потребности клиента для того, чтобы вовремя вывести на рынок нужный продукт. [5,c, 7]

Например, сейчас нужно автоматизировать только заработную плату и учет персонала, тогда ERP-система не нужна. Но если завтра нужно будет автоматизировать закупки и продажи, послезавтра - управление производством и бюджетирование, то затраты на процесс интеграции этих решений могут превысить возможности предприятия. Зачастую частичная автоматизация предприятия приводит к значительному возрастанию ручного ввода информации со всеми вытекающими последствиями: большому количеству ошибок и непрозрачности информации. Лидеры рынка автоматизации всегда рекомендуют поблочное внедрение высоко-интегрированных систем, которыми и являются ERP-решения.

Таким образом, обычно выбор делается в пользу интегрированной автоматизированной системы за приемлемые деньги и с учетом специфики предприятия. Кроме того, нужно учитывать удобство использования, т.к. множество различных функций ведут к громоздкости системы и, соответственно, к проблемам при эксплуатации.

Следующий критерий - выбор высококвалифицированной внедренческой команды, прошедшей через несколько успешных проектов.

Возможности выбора

Западные компании отличаются агрессивной маркетинговой политикой, позиционируя свои ERP-системы как продукты, вобравшие в себя весь мировой опыт. Однако решения западных компаний не всегда приемлемы для компаний, работающих на казахстанском рынке, т.к. часто требуют неоправданного реинжиниринга бизнес-процессов под свою модель и больших затрат на их локализацию. Не во всех странах СНГ существуют отделения западных компаний, которые занимаются локализацией своих продуктов под требования меняющегося законодательства. А конфигурация таких систем зачастую заблокирована на изменение для внедренческих компаний.

Поэтому при выборе решения нужно учесть основные параметры системы:

- Интегрируемость. Изменения в одной части системы (например, изменения запасов на складе) должны автоматически изменить показатели в других ее разделах (например, в состоянии дебиторской задолженности).

- Реальная автоматизация. Внедрение системы должно привести к сокращению трудовых и временных затрат.

- Автоматизация реальных бизнес-процессов. Система должна обеспечивать реализацию бизнес-процессов и процедур, которые существуют либо должны существовать.

- Оперативная отчетность. Система должна давать руководителю возможность получать информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных решений.

- Дружественность. Система должна быть легка в обучении и использовании, чтобы рядовой сотрудник мог научиться выполнять свои обязанности с ее помощью за максимально короткое время.

- Простое администрирование и настройка. В системе должна быть заложена возможность без помощи программиста редактировать все необходимые документы, менять их форму и создавать собственные форматы, а также работать с вариантами отчетов.

- Функции контроля. В системе должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму.

- История изменений. Система должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином поле, и какая запись была до этих изменений.

- Доступ и безопасность. В системе должны присутствовать надежная защита данных и функции распределения прав доступа.

- Локализация и поддержка. Система должна поддерживаться разработчиком в части изменения законодательства, стоимость этой поддержки не должна превышать разумных пределов.

Выбор автоматизированной системы обусловлен многими факторами. Это, прежде всего - функциональность такой системы, стоимость и трудозатраты по внедрению такой системы. Однако объективно оценить преимущества той или иной системы очень сложно, потому что, несмотря на достаточно агрессивную маркетинговую компанию многих раздатчиков, информативность, предлагаемых ими материалов не высока. Обычно акцент ставиться либо на невысокую стоимость, что характерно для отечественных разработчиков, либо на перечислении наименований компаний, где система уже внедрена. И в том и другом случаях, как правило, нет возможности получить информацию о том, какой функциональностью обладает система.

Возможности адаптации

Сегодня каждый банк, прошедший через тяжелые кризисные годы, имеет собственную если не долгосрочную, то среднесрочную стратегию. Внедрение новой автоматизированной системы не означает отказ от наработанных методов планирования, а прежде всего сокращение временных и людских затрат на выполнение рутинных операций. Поэтому автоматизированная система бюджетирования должна обладать возможностями ее 100%-ой настройки на принятую схему планирования, а не наоборот. Система должна позволять пользователю использовать как уже заложенные в систему алгоритмы типовых расчетов, так и самому определять собственные.

Поэтому одним из главных свойств автоматизированной системы бюджетирования является эволюционность ее внедрения. Если поставщик, не произведя обследование существующей схемы финансового планирования, предлагает реализовать новую бюджетную модель, это первый признак того, что в будущем можно столкнуться с проблемой развития такой системы.

Как правило, при выборе автоматизированной системы специалист, составляет таблицу с параметрами существующих на рынке решений, сопоставляя затем наличие тех или иных характеристик. Такие характеристики целесообразно разделить на функциональные и технические. Характеристики автоматизированных систем представлены в Приложении 1.

В Приложении 1 приведены лишь необходимые, но недостаточные функциональные характеристики, на которые следует ориентироваться при выборе автоматизированной системы. В такую таблицу полезно включить 2-3 совершенно конкретных алгоритма расчетов, которые используются при составлении бюджета на конкретном предприятии, и проверить возможность их реализации.

Необходимо определить степень открытости данной автоматизированной системы, т.е. возможность ее интеграции с имеющимися в банке автоматизированными системами. Современная автоматизированная система должна не только поддерживать гибко настраиваемый импорт/экспорт фактических данных из учетных систем, но и обладать возможностями отслеживания лимитов по статьям, нормативов и других ключевых показателей и выдавать соответствующие предупреждения.

Немаловажным при взаимодействии учетных автоматизированных систем и системы бюджетирования является технология обновления бюджетных справочников. Если необходима модель бюджета, которая позволяла бы проводить контроль отклонений и анализировать фактические данные, нужно убедиться, что данная система бюджетирования поддерживает синхронное (с учетными системами) обновление бюджетных справочников. Полноценное обновление предполагает хронологический учет всех изменений, таких как добавление, удаление, объединение, дробление, изменение наименований для статей, единиц организационной структуры и т.д.

Открытость системы бюджетирования, однако, имеет определенные границы. Система бюджетирования - это, прежде всего специализированное приложение, реализованное либо разработчиком, либо собственными силами. Необходимо определиться, собираетесь ли Вы приобретать инструмент для самостоятельной разработки автоматизированной системы (например, на основе OLAP-приложения) или готовую систему бюджетирования с возможностью ее гибкой адаптации к специфике бюджета банка. Этот выбор во многом определят затраты времени и степень участия во внедрении ИТ -специалистов банка.

Представленные на рынке системы значительно отличаются по техническим или технологическим характеристикам: от файл-серверных систем до систем с WEB-серверной архитектурой. Однако каждый банк должен сам определить необходимый баланс между функциональностью и новизной технического решения. Однако автоматизированная система должна отвечать наиболее общим техническим требованиям (Приложение 2), предъявляемым к системам бюджетирования.

ERP-система от фирмы 1С

Мировыми лидерами рынка зарубежных программных ERP-продуктов и систем считаются компании SAP и Oracle. Для предприятий Казахстана в 2007 году была выпущена локализованная версия «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Казахстана». Данная версия является комплексным решением и позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия, включая автоматизацию документооборота. В системе используется механизм настройки бизнес-процессов, который позволяет совершать последовательные действия с электронными документами, производить авторизацию и визирование введенных документов, а также их последующую распечатку. Система позволяет создавать напоминания о той или иной задаче, устанавливать лимиты времени на исполнение задач по вводу или визированию документов, отслеживать статус исполнения задач и бизнес-процессов в режиме on-line.

Сроки внедрения ERP-системы

Обычно срок внедрения ERP-системы занимает от 6 месяцев до нескольких лет. Основные факторы, которые влияют на длительность проекта внедрения:

Сложность бизнес-процессов предприятия и, соответственно, большой объем задач и внедряемых модулей и подсистем.

Количество автоматизируемых рабочих мест.

Степень сотрудничества представителей заказчика во внедрении, которое выражается в содействии работе проектной группы.

Степень изменения типовых решений.

Квалификация и опыт внедренческой команды.

Первоначально срок внедрения определяется исполнителем после экспресс-обследования, однако он может быть увеличен в процессе работы после написания детального технического задания.

Стоимость внедрения ERP-системы

Полный бюджет внедрения ERP-системы складывается из следующих составляющих:

1. Выбор системы и консультационные услуги по ее внедрению.

2. Приобретение лицензий производителя на право использования.

3. Модернизация «под систему» существующей IT-инфраструктуры предприятия: приобретение или апгрейд сервера, на котором будет работать система, дооснащение рабочих мест пользователей компьютерами, принтерами, сетью и т.п.

4. Внедрение системы, само по себе являющееся комплексным многозадачным процессом.

5. Обучение пользователей.

6. Сопровождение эксплуатирующейся системы.

7. Развитие системы.

Совокупная стоимость складывается также из стоимости внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новый версий и исправление ошибок в старых.

В таблице 1 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.

Таблица 1. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования