Для
этого необходимо чёткое организационное
построение СДОУ, предпочтение более
рациональной формы работы с
документами: все учреждения делятся
на 4 категории в зависимости от
объёма документооборота (количество
документов, обрабатываемых учреждением
за год) в учреждении первой,
второй и третьей категорий.
Обработку документов должна
осуществлять канцелярия, а в
учреждениях 4 категории – секретариат.
Для целесообразной организации рабочих
мест и предоставления благоприятных
условий труда могут быть использованы
методические рекомендации по научной
организации труда инженерно технических
работников и служащих.
Производительность и качество
труда, работоспособность человека, его
здоровье зависят от организации рабочего
места, обеспечения благоприятных условий
труда.
Выделяют следующие функции служб документационного
обеспечения управления:
1. Контроль за своевременным применением
документов, проверка сроков выполнения
структурными подразделениями устных
поручений руководителя; информирование
руководства о процессе исполнения документа
и поручения.
2. Предварительный разбор и подготовка
к документационному руководству поступающей
корреспонденции по наиболее значимым
вопросам; организация документационного
обслуживания совещаний, бездокументационное
обслуживание работы руководства являются
функциями секретаря-руководителя и его
заместителей.
3. Зачисление поступающей корреспонденции,
сортировка на регистрирующую и не регистрирующую,
разделение по структурным подразделениям
учреждения; ведение количественный учёт
документов; доставка корреспонденции
в структурные подразделения и адресатам,
отправка исходящей корреспонденции.
4. Хранение, учёт, приём, использование
дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка
дел к передаче в архив; контроль за правильного
формирования, хранения и использования
дел в структурных подразделениях все
это является функциями архива.
5. Приём и учёт предприятий, заявлений,
жалоб граждан; подготовка и передача
на рассмотрение руководству предприятий,
заявлений жалоб на исполнение в структурные
подразделения; контроль за сроками их
исполнения, извещения заявителей о результатах
рассмотрения предложений, заявлений,
жалоб, формирование дел с предложениями,
заявлениями, жалобами и передача их в
архив, анализ и обобщение исполнения,
организация приёма посетителей.
3.Организация
труда делопроизводительного
персонала. Делопроизводительная
этика.
Необходимой
составной частью организации труда
выступает учет. Учет труда служит
необходимой предпосылкой для установления
результативности труда, его оплаты
и материального стимулирования.
Учет труда
и заработной платы является одним
из трудоемких участков бухгалтерского
учета на предприятиях.
При изучении порядка
учета выполнения работ важно
уяснить задачи учета труда и
заработной платы, познакомиться с
первичными документами: табель, наряд,
лицевой счет. Необходимо знать состав
фонда оплаты труда, порядок расчета
заработной платы по сдельной и повременной
формам, расчет доплат за работу в сверхурочное
время, в ночные часы, за выполнение
государственных и общественных
обязанностей, за работу в праздничные
дни, а также оплату основных и
дополнительных отпусков, выходного
пособия, льготных часов подростков,
за время болезни.
Далее следует
изучить удержания из заработной
платы (обязательные, принудительные,
добровольные), уметь рассчитывать
налог на доходы физических лиц. В
ходе изучения темы необходимо знать
порядок заполнения расчетно-платежной
ведомости.
Учет с рабочими
и служащими ведется на счете
70 "Расчеты с персоналом по оплате
труда".
Кроме этого, надо
изучить разделы Трудового кодекса
РФ: 4 "Рабочее время", 5 "Время
отдыха" и 6 "Оплата и нормирование
труда", в которых рассматриваются
вопросы продолжительности и
режима рабочего времени, порядок расчета
отпускных, заработной платы, норм труда.
При изучении данной
темы необходимо знать особенности
оплаты труда работников предприятий
связи.
3.1.
Условия труда
Условия труда -
это совокупность факторов внешней
среды, оказывающих влияние на работоспособность
и здоровье человека в процессе труда.
На работника в производственной
среде воздействует большое количество
внешних факторов, которые по своему
происхождению могут быть разделены
на две группы. Первая включает в себя
факторы, не зависящие от особенностей
производства, среди них геогра-фо-климатических,
которые обусловлены географическим районом
и климатической зоной размещения предприятия,
и социально-экономические. Последние
зависят от социально-экономического
строя общества и определяют положение
трудящегося в обществе в целом. Они находят
свое выражение в трудовом законодательстве,
в совокупности социальных благ и гарантий.
Вторая группа
включает в себя факторы, зависящие
от особенностей производства и его
коллектива. Эти факторы формируются,
с одной стороны, под воздействием
особенностей техники, технологии, экономики
и организации производства (производственно-технические),
а, с другой - под воздействием особенностей
трудового коллектива (социально-психологические).
Группа производственно-технических
факторов наиболее обширна. В нее
входят:
- технико-технологические
факторы - особенности техники
и технологии, уровень механизации
и автоматизации труда, степень
оснащенности рабочих мест, режим
труда и отдыха. Под воздействием
этих факторов формируются физическая
тяжесть труда, характеризуемая
объемом физической работы и
статической нагрузкой за смену,
и нервно-психическая напряженность,
определяемая объемом перерабатываемой
информации, интенсивностью внимания,
напряженностью анализаторно-мыслительной
деятельности, степенью монотонности
труда, темпом работы;
- санитарно-гигиенические
факторы - температура, влажность,
скорость движения воздуха в
рабочем помещении; уровни шума,
вибрации, запыленности, загазованности,
излучений; освещенность, контакт
частей тела работника с водой,
машинным маслом, токсичными веществами,
общее состояние производственных
помещений;
- факторы безопасности,
гарантирующие защиту работнике"
от механических повреждений,
поражений током, от химического
и радиационного загрязнения;
- инженерно-психологические
факторы - комфортность на рабочих
местах, совершенство конструкции
и планировки техники, органов
управления и средств контроля
за ходом технологического процесса,
удобство обслуживания машин
и механизмов;
- эстетические
факторы - архитектурно-планировочные
решения интерьера и экстерьера,
эстетически выразительная форма
и цвет средств труда, спецодежды,
соответствующее оформление зон
отдыха и пр.;
- хозяйственно-бытовые
факторы - организация внутрисменного
питания работников; наличие и
состояние бытовок, умывальников,
душевых, туалетов; организация стирки,
химчистки и ремонта спецодежды,
уборки помещений и территории
и т.д.
Социально-психологические
факторы - социально-демографическая
структура коллектива, совокупность
интересов, ценностных ориентации работников,
стиль руководства в подразделениях
и на предприятии в целом, масштаб
и характер деятельности общественных
организаций. Эти факторы формируют
морально-психологический климат в
коллективе.
Таким образом,
на человека и его работоспособность
воздействует большая и сложная
совокупность факторов, которые необходимо
учитывать, чтобы создать наиболее
благоприятную обстановку для высокопроизводительного
труда, что и является одной из
задач его организации.
3.2.
Содержательность работ
Содержательность
работ - это относительная степень
того влияния, которое рабочий может
оказать на саму работу и рабочую
среду. Сюда относятся такие факторы,
как самостоятельность в планировании
и выполнении работы, определении
ритма работы и участие в принятии
решений. Работа лаборанта не будет
считаться содержательной, если она
сводится лишь к установке оборудования,
загрузке химикатов и уборке лаборатории.
Если же лаборант может заказывать
химикаты и оборудование, проводить
некоторые эксперименты и готовить
отчеты о результатах работ, то содержательность
будет высокой.
Работу можно
реорганизовать, изменив ее объем
или содержательность. укрупнение работы
относится к совершенствованию
организации за счет увеличения ее
объема. Обогащение ее содержания предусматривает
изменения за счет повышения содержательности.
Так, например, укрупнение технологических
операций Специализация на участках
обработки банковских документов стала
столь же утомляющей, интенсивной
и монотонной, как и на конвейерах
по сборке автомобилей. Кристина Щезняк
проработала 17 лет на участке по
оформлению чеков, выполняя снова и
снова одни и те же операции. Сейчас
она работает на компьютерном терминале
в "модульной ячейке", выполняя
все необходимые операции по обработке
чеков, поступающих от компаний и
фирм, приобретающих услуги и товары
у клиентов этого банка. Щезняк сейчас
обрабатывает чеки, поступающие по
почте, заносит их через компьютер
в счета клиентов, информирует
клиентов по телефону о состоянии
их счетов, высылает им по почте необходимые
данные. В этой автоматизированной
системе каждый служащий обрабатывает
порядка 50 чеков в час, т.е. производительность
поднялась почти на 40%. "Мне
это нравится, - говорит Щезняк, -
потому что сейчас я обрабатываю
весь пакет от начала и до конца. Гораздо
лучше чувствовать себя частью целого.
Служащим тоже нужны перемены в их жизни".
Добившись определенных
результатов в обеспечении эффективной
занятости, совершенствования оплаты
труда, улучшения условий труда,
необходимо приступить к изучению и
применению методов индивидуального
обогащения труда на основе изменения
его ритма, графиков рабочего времени,
внутрипроизводственной ротации персонала,
новых методов стимулирования труда.
3.3.Делопроизводительная
этика
В соответствии
с рекомендациями Государственной
системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), одобренной 27 апреля
1988 г. коллегией Главархива СССР, приказом
Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, документационное
обеспечение управления в организации
осуществляется специальной службой,
действующей на правах самостоятельного
структурного подразделения, подчиненного
непосредственно руководителю организации.
Службы, занимающиеся документационным
обеспечением управления, в различных
организациях могут отличаться по названиям:
служба делопроизводства, канцелярия,
управление делами, общий отдел, организационный
отдел и т.д. Несмотря на разницу
в названиях, все службы делопроизводства
объединяет общность задач. Основными
задачами службы делопроизводства является
внедрение единого порядка работы
с документами в организации,
ее филиалах и структурных подразделениях
(в том числе с электронными
документами) в соответствии с действующими
нормативами, совершенствование форм
и методов работы с документами.
В состав службы делопроизводства могут
включаться другие структурные подразделения:
экспедиция, секретариат, курьерская служба,
группа регистрации и контроля, протокольная
группа, копировально-множительное бюро,
архив и др. Основа организации
труда работников службы делопроизводства
— четкое определение и разграничение
присущих ей функций между подразделениями
внутри службы делопроизводства и исполнителями,
иными словами для организации
документооборота. Разделение функций
отражается в организационно-правовых
документах — в положении о
службе делопроизводства и ее подразделениях
(если они существуют) и должностных
инструкциях работников службы делопроизводства.
Положение о службе делопроизводства
разрабатывает руководитель службы
или структурного подразделения
внутри службы и утверждает руководитель
организации. В свою очередь, Положение
о структурном подразделении
службы делопроизводства (например, об
экспедиции, секретариате, курьерской
службе, группе регистрации и контроля,
протокольной группе, копировально-множительном
бюро, архиве и т.д.) разрабатывает руководитель
этого подразделения совместно с руководителем
службы делопроизводства. Утверждает
его руководитель службы делопроизводства.
Положение о службе ДОУ или ее структурном
подразделении обычно состоит из следующих
разделов: общие положения, основные задачи,
функции, обязанности, права, взаимоотношения
и связи, организация работы, ответственность.
Положение визи- руется руководителем
службы персонала, юридическим отделом
организации, а также заместителем руководителя
организации, курирующим работу службы
ДОУ. Примерное положение о службе ДОУ.
Отдельно по той же схеме разрабатывается
положение о руководителе службы ДОУ и
положение о руководителе структурного
подразделения в составе службы ДОУ. Примерное
положение о руководителе службы ДОУ .
Должностная инструкция определяет организационно-правовое
положение работника в структурном подразделении
и обеспечивает условия его эффективной
работы. Должностная инструкция разрабатывается
для каждого работника службы ДОУ на основе
должностных инструкций для отдельных
категорий работников с учетом требований
действующих нормативных актов. В соответствии
с рекомендациями ГСДОУ должностная инструкция
работника службы делопроизводства может
состоять из следующих разделов: общие
положения, функции, обязанности, права
работников, взаимоотношения (связи по
должности), ответственность работника,
оценка работы. В общих положениях устанавливаются
следующие основные задачи работника,
например: основная задача делопроизводителя
— прием, регистрация входящих и отправка
исходящих документов; порядок замещения
должности, т. е. кем назначается и освобождается
от должности данный работник; профессиональные
требования к работнику (уровень образования,
стаж работы и др.); основные документы
и материалы, которыми обязан руководствоваться
работник в своей деятельности. В разделе
«Функции работника» определяется предмет
ведения или участок работы, закрепленный
за работником, перечень видов работ, из
которых складывается выполнение возложенных
функций; например, регистрация документов
может слагаться из таких работ: заполнение
карточек, ведение картотеки, выдача справок
по телефону и т.д. В разделе «Обязанности
работника» указываются особенности,
связанные с подготовкой документов, получением,
обработкой и выдачей информации; предполагающие
обязательное использование определенных
форм и методов работы (например, периодический
контроль за формированием дел в структурных
подразделениях, проведение инструктажей
и т.д.); требующие соблюдения сроков выполнения
конкретных действий; порядок исполнения
поручений; этические нормы, которые необходимо
соблюдать в коллективе. В разделе «Права
работника» определяются права работника
в ходе реализации порученных ему функций
и выполнения обя- занностей. В разделе
«Взаимоотношения» указываются подразделения
и работники, от которых исполнитель получает
и которым передает информацию, ее структуру
и сроки передачи, кто привлекается к исполнению
тех или иных документов, с кем они согласовывают-
ся и т.д. В разделе «Оценка работы» перечисляются
критерии, позволяющие оценить степень
выполнения работником своих функций
и обязанностей, использования прав и
т.д. Основными критериями являются качество
работы и своевременность ее выполнения.
Качество работы определяется в первую
очередь выполнением обязанностей, возложенных
на работника должностной инструкцией.
Примерные должностные инструкции работников
службы ДОУ .Должностные инструкции утверждает
руководитель службы ДОУ. По мере необходимости,
обычно раз в два-три года, должностная
инструкция пересматривается и корректируется
в соответствии с изменившимися условиями
работы и квалификацией исполнителя. В
службе ДОУ должны работать специалисты
с соответствующим высшим или средним
специальным образованием. Наименования
должностей работников службы ДОУ согласно
ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации
необходимо устанавливать в соответствии
со штатным расписанием. Однако во избежание
будущих осложнений, связанных с возможными
изменениями трудового законодательства
(недаром древние китайцы называли Россию
страной долгих ожиданий и стремительных
перемен), все-таки рекомендуем определять
наименования должностей в штатном расписании
по Общероссийскому классификатору профессий
рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов, тем более что Классификатор
предлагает богатый выбор — разнообразные
наименования должностей сотрудников
служб ДОУ представлены в следующих трех
категориях:
1) руководители
(административный секретарь, ответственный
секретарь коллегии, управляющий
делами, заведующий архивом, заведующий
канцелярией, заведующий копировально-
множительным бюро, заведующий экспедицией,
заведующий машинописным бюро, начальник
отдела по защите информации);
2) специалисты
(документовед, инженер (специалист,
техник) по защите информации, инспектор,
инспектор-делопроизводитель, инспектор
по кадрам, инспектор по контролю
за исполнением поручений);
3) другие
служащие (архивариус, делопроизводитель,
секретарь руководителя, секретарь-машинистка,
секретарь-стенографистка, экспедитор).
Первая ступень карьеры специалиста
в сфере документационного обеспечения
управления — это делопроизводитель,
секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка,
экспедитор или архивариус.
Занимать
эти должности в соответствии
с требованиями к квалификации, представленными
в Квалификационном справочнике
должностей руководителей, специалистов
и других служащих, могут работники
с начальным профессиональным образованием
без предъявления требований к стажу
работы или лица, имеющие среднее
(полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе
без предъявлений требований к стажу
работы.
Специалисты
с высшим образованием могут начать
свое продвижение по службе с должности
секретаря руководителя или документоведа.
Каждая следующая ступень карьеры
предполагает наличие определенного
стажа работы в сфере документационного
обеспечения управления или увеличение
объема профессиональных знаний, полученных
в учебных заведениях или на курсах
повышения квалификации. К примеру,
выпускник вуза, получивший диплом
по специальности «Документоведение»,
после трех лет работы в должности
документоведа может претендовать
на должность документоведа 2-й категории,
а еще через три года работы
— на должность документоведа 1-й
категории. Требования, предъявляемые
к руководителям структурных
подразделений, занимающихся ДОУ, также
определяются Квалификационным справочником
должностей руководителей, специалистов
и других служащих. Однако на практике
руководи- тели организаций при приеме
на работу работников службы ДОУ нередко
руководствуются соображениями, отличающимися
от требований Квалификационного справочника.
В одних организациях эти требования
более строгие, в других — менее.
Нередко руководители организации
«компенсируют» вновь принятому
работнику низкую зарплату звучным
названием должности. Например, единственный
в организации экспедитор (работник,
осуществляющий прием и обработку
входящих и исходящих документов),
даже если у него в подчинении нет
ни одного сотрудника, может именоваться
в приказе о приеме на работу,
в трудовом договоре и в трудовой
книжке «заведующим экспедицией». Следует
отметить, что в последнее время
руководители, понимая, что доверить
документационное обеспечение своей
организации можно только подготовленному
специалисту, все чаще стремятся
сформировать службу ДОУ из профессионально
компетентных работников, не просто обладающих
необходимыми теоретическими и практическими
навыками, но имеющих документы о
получении соответствующей профессиональной
подготовки на курсах повышения квалификации,
в средних специальных и высших
учебных заведениях.