1. Влияние внешних и внутренних факторов на формирование и функционирование организации (предприятия, учреждения).

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Ленинградский государственный университет имени  А. С. Пушкина 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО  ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ  ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

Тема: 1. Влияние внешних и внутренних факторов на формирование и функционирование организации .2 «Место и роль службы документационного обеспечения управления в структуре управления. Организация делопроизводства в организации (предприятии, учреждении)».3.Организация труда делопроизводительного персонала. Делопроизводительная этика.

                                                  (Вариант №8) 
 
 
 

                 Специальность «МО» 3 (6)

                                                                   Выполнила:  СУШКОВА Е.А.                                          Проверил_______________ 
 

Санкт-Петербург

2012 

Содержание

    Ответ на вопрос  №1 «Влияние внешних и внутренних факторов на формирование и функционирование организации (предприятия, учреждения). Их влияние на организацию делопроизводства в организации». 

1. Факторы внешней  среды организации………………………………………..3 стр.

1.2 Факторы внутренней среды организации…………………………………….6 стр

   Ответ на вопрос  №2 «Место и роль службы документационного обеспечения управления в структуре управления. Организация делопроизводства в организации (предприятии, учреждении)».

1. Понятие документационного обеспечения управления и его роль…….….8 стр.

2. Служба  документационного обеспечении управления.……………….…..14 стр.

  Ответ на вопрос №3 Организация труда делопроизводительного персонала. Делопроизводительная этика.

 3.1. Условия труда…………………………………………………………………16стр.

 3.2. Содержательность работ……………………………………………………..18стр.

3.3. Делопроизводительная этика…………………………………………………19стр. 

Список литературы…………………………………………………………………24стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.  «Влияние внешних и внутренних факторов на формирование и функционирование организации (предприятия, учреждения). Их влияние на организацию делопроизводства в организации»

1.1. Факторы внешней  среды организации.

  Внешняя среда  организации - это условия и факторы, возникающие независимо от ее деятельности и оказывающие существенное воздействие на нее. Кроме того, они способствуют функционированию, выживанию и эффективности ее работы. Внешняя среда обусловлена внешними факторами влияния. Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия и т. д. Внешние факторы подразделяют на факторы прямого и косвенного воздействия.

  К факторам прямого  воздействия относят поставщиков ресурсов, потребителей, конкурентов, трудовые ресурсы, государство, профсоюзы, акционеров (если предприятие является акционерным обществом), которые оказывают непосредственное влияние на деятельность организации. Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации или средой задач. К ней относятся: 
  Поставщики - обеспечивают поступление необходимых для функционирования организации видов ресурсов , основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков. Выбор поставщиков определяется ценами на их продукцию, ее качеством, местом расположения поставщика, а также договорными условиями. 
Трудовые ресурсы - важный элемент внутренней среды организации. При проектировании нового предприятия обязательно оценивается наличие и доступность рабочей силы нужной квалификации на местном рынке труда. Состояние рынка труда определяется наличием определенных классов работников, деятельностью учебных заведений (их количеством в регионе, профилем обучения, качеством подготовки), деятельностью профсоюзов и бирж труда, кадровых агентств.  
 
  Законы и государственные органы - каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может осуществлять свою хозяйственную деятельность и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к законам страны, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении  бизнеса.                                                                                                                                                                              Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое - через законодательные акты и деятельность местных органов власти. Например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Однако, есть и положительные примеры взаимодействия органов власти и фирм. 
 
  Потребители-  первой группой влияния в рыночной среде являются потребители. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия производителя для удовлетворения своих потребностей.  
Анализ потребителей, как компонента непосредственного окружения организации, в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься, на какой объем продаж может рассчитывать организация, и в какой мере покупатели привержены продукту, на сколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое. Влияние каждого потребителя сильно отражается на деятельности предприятия, так как именно потребитель осуществляет «голосование рублем» за товар или услугу предприятия. С другой стороны, только совокупное воздействие большей части потребителей может оказывать серьезное воздействие на достижение предприятием рыночной цели. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос. Потребительское поведение нужно изучать с целью снижения его негативного влияния и использования возможностей, которое оно предоставляет. Но важно не забывать, что предприятие должно самостоятельно активно формировать потребности и предпочтения потребителей, их ценностные ориентиры, для решения своих рыночных  задач. 
 
  Конкуренты - под конкурентной средой фирмы понимают совокупностью субъектов и факторов рынка, влияющих на отношение между производителем (продавцом) и потребителем продукции. 
Влияние на организацию такого фактора как конкуренция проявляется во многих аспектах управления. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать, и какую цену можно запросить. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические  нововведения.  
  Среда косвенного воздействии к факторам косвенного воздействия относят факторы, которые не оказывают непосредственного влияния на деятельность организации, но их следует учитывать для выработки правильной стратегии. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании чаще опираются, прежде всего, на прогнозы. Обычно выделяют четыре основных факторов макросреды: технологические, социально-культурные, экономические и законодательно-правовые.  
Технология - это совокупность средств, процессов, операций, с помощью которых входящие в производство элементы преобразуются в выходящие. 
Технологические изменения включают в себя научные и технические нововведения в отдельной отрасли и в обществе в целом. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора, она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.  
  Состояние экономической среды - экономические изменения отражают общую экономическую ситуацию в стране или регионе, в котором работает компания. Экономические факторы являются наиболее существенными, поскольку текущее и прогнозируемое состояние экономики может негативно влиять на стратегические цели организации. Такие показатели, как темп инфляции, стабильность национальной валюты, международный платежный баланс, налоговая ставка, покупательская способность населения, динамика ВНП, ВВП, уровень безработицы, процентные ставки, а также основные тенденции изменения структуры отраслей и организационных форм хозяйствования, должны постоянно диагностироваться и оцениваться. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для организации.   Социально-культурные факторы - деятельность предприятия проходит в обществе. В процессе этой деятельности предприятие устанавливает взаимоотношения с различными элементами структуры общества, что обуславливает влияние на предприятие факторов социальной и культурной среды. К социально-культурным факторам макросреды относят демографические характеристики, нормы, обычаи и жизненные ценности страны, в которой оперирует организация. Социально-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т.д.  В первую очередь рассматривается демографическая ситуация, в рамках которой учитываются географическое распределение и плотность населения, половозрастная структура, социальная стратификация общества, национальная однородность, уровень образования населения, уровень доходов. Эти показатели воздействуют на спрос и покупательские привычки населения; позволяют оценить перспективы обеспеченности рабочей силой и качественные характеристики рынкатруда. 
Большое влияние на деятельность фирм оказывают факторы системы общественных норм: социального поведения и культурной среды. Эти факторы включают общественные ценности и принятые принципы поведения (к примеру, отношение к работе, проведение свободного времени) социальные ожидания. Важными вопросами в настоящее время являются преобладающее в обществе отношение к предпринимательству, роль женщин и национальных меньшинств в обществе, изменение социальных установок менеджеров, движение в защиту интересов потребителей. Наблюдение изменений, происходящих в системе общественных норм, а также прогнозирование последствий, очень важны для принятия решений в менеджменте. 
  Законодательно-политические факторы - в основе этого фактора лежат федеральные и местные законодательные акты, а также политические действия, направленные на установление контроля над деятельностью компании. Политическая составляющая внешней среды должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. В изучение политической обстановки входит выяснение того, какие программы воплощают в жизнь различные партии, отношение правительства к различным отраслям экономики и регионам страны и т. д. 
  Международные изменения - под международными изменениями внешней среды понимают происходящие за пределами страны происхождения компании события и возможности развития бизнеса компании в других странах. Из международной среды появляются новые конкуренты, покупатели и поставщики, она же формирует новые технологические и социальные тенденции. Процесс глобализации охватывает сейчас все больше стран. Поэтому даже фирмы, ориентирующиеся только на внутренний рынок, вынуждены мыслить в международном масштабе, оценивая потенциал и угрозы внешней международной среды. Значение внутриполитического фактора дополняется международным в силу интеграции экономик различных стран. Глобальная среда представляет своего рода «игровое поле», на котором постоянно меняются правила игры и игроки, причем заранее предсказать изменения невозможно.

1.2   Факторы внутренней среды организации

   Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в рамках организации, которая определяет технические и организационные условия работы организации и является результатом управленческих решений. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.                   Организация анализирует внутреннюю среду с целью выявления слабых и сильных сторон ее деятельности. Это необходимо потому, что организация не может воспользоваться внешними возможностями без наличия определенного внутреннего потенциала. При этом ей необходимо знать свои слабые места, которые могут усугубить внешнюю угрозу и опасность. Внутренняя среда организаций включает в себя следующие основные элементы: 
Производство: объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности; экология производства; контроль качества; патенты, торговые марки и т.д.                                                   Персонал: структура, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников, найм, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками и т.п.                          Организация управления: организационная структура, методы управления, уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства, престиж и имидж предприятия, распределение прав и ответственности; иерархию подчинения. 
Маркетинг охватывает все процессы, связанные с планированием производства и реализацией продукции, такие как: производимые товары, доля рынка, каналы распределения и сбыта продукции, маркетинговый бюджет и его исполнение, маркетинговые планы и программы, стимулирование сбыта, реклама, ценообразование. 
Финансы - это показатель, который позволяет увидеть всю производственно-хозяйственную деятельность предприятия. Финансовый анализ позволяет вскрыть и оценить источники проблем на качественном и количественном уровне. 
Культура и имидж предприятия: факторы, которые создают образ предприятия; высокий имидж предприятия позволяет привлечь работников высокой квалификации, стимулировать потребителей к покупке товаров и т.п.  
  Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть также и источником проблем  и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.                                                                                              

  Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Поэтому взаимодействие организации со средой должно поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

2 «Место и роль службы документационного обеспечения управления в структуре управления. Организация делопроизводства в организации (предприятии, учреждении)»

2.1 Понятие документационного  обеспечения управления  и его роль

  Залог  обоснованного и эффективного  управленческого решения, продуктивной  и целесообразной деятельности - своевременность получения и  достаточность информации.        

Информация  – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и  т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и  во времени является документ, а  деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления. 
 
  Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

  В  современных условиях значительного  роста объемов информации, увеличения  номенклатуры выпускаемой продукции,  расширения международных экономических  связей, роль организации процесса  создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением  значительно возросла. Повысилась  значимость единого порядка составления  документов и работы с ними, возросла необходимость составления  на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

  Документационное  обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию работы с документами  в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с  созданием документов называется  документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

  Документационное  обеспечение управления является  основополагающей технологией менеджмента,  основной целью которого является  обеспечение руководства информацией  о состоянии дел на предприятии  для принятия обоснованных управленческих  решений и контроле их выполнения.

  Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. 
 
  Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

  Общеизвестно, что любое управленческое решение  основывается на информации, основными  критериями которой являются: своевременность,  объективность, многоаспектность, достаточность  по объему.  Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.                                             Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления. 
 
Неправильно составленный или не вовремя полученный  и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами. 
 
  Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.