1. Влияние внешних и внутренних факторов на формирование и функционирование организации (предприятия, учреждения).

Основные  задачи ДОУ:

1.    Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2.    Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. 
 
  Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

  При  централизованной форме все операции  по обработке документов сосредоточиваются  в едином центре- канцелярии, общем  отделе или у секретаря

Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

  При  смешанной форме операции выполняют  централизованно (прием, регистрация)  и децентрализовано (хранение, формирование  дел). Форму организации делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма). 

Понятие о документах

  Для  нормального функционирования и  развития любой организации необходимо  постоянно владеть как оперативной,  так и стратегической информацией  в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

  Управленческий  процесс по своей сути сводится  к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию  информации с целью выработки  управленческого решения. 
Информация может быть устной и документированной. Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. 
Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функции документов

  Функция  документа есть его целевое  назначение, присущее ему независимо  от того осознана эта функция  автором или нет. Любой документ  обладает определенными функциями,  выяснение которых важно для  определения цели создания документа,  для его классификации и изучения  роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо  функцию. Документ многофункционален,  т.е. содержит в себе различные  функции, которые с течением  времени меняют свое доминирующее  значение. Выделяются функции общие  и специальные. 

Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

Специальные - управленческая, правовая, функция  исторического источника, функция  учета.  
  Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно  подразделить на:

- ретроспективную  (относящуюся к прошлому);

- оперативную  (текущую);

- перспективную  (относящуюся к будущему);

  Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам;  носителям и проч.

Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

  Социальная  функция тоже присуща многим  документам, т. к. создаются они  для удовлетворения различных  потребностей как общества в  целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения  них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем  может не только стимулировать  их развитие социальных процессов,  но и тормозить.

  Коммуникативная  функция выполняет задачу передачи  информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи  не могут поддерживаться. Можно  выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная  функция: 

1) документы,  ориентированные в одном направлении  (законы, указы, распоряжения, приказы,  инструкции, жалобы, докладные записки  и др.);

2) документы  двустороннего действия (деловая  и личная переписка, договорные

документы и т.д.).

  Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные  традиции, эстетические нормы, ритуалы,  принятые в обществе (кинофильм,  фотография, научно-технический документ  и др.).

  Управленческая  функция выполняется официальными  документами, которые специально  созданы для целей и в процессе  управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты  и др.).

  Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.  
  В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)  
  Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.  
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

  Целью  классификации документов является  повышение оперативности работы  аппарата управления и ответственности  исполнителей. Первичная классификация  документов обеспечивает их быстрый  поиск, повышает оперативность  работы с ними, ускоряет исполнение  и контроль.

  Классификация  документов - необходимое условие  для проведения работ по их  унификации, являющейся важной предпосылкой  документационного обеспечения  автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается  в установлении единого комплекса  видов и разновидностей для  аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов  и единых правил их составления,  оформления и создания трафаретных  текстов. 
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По  содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

По  наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По  видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. 
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По  месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. 
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По  происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По  степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. 
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. 
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. 
 
2.2  Служба документационного обеспечении управления

  Службой  документационного обеспечения  управления является организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу  с документами. Своевременная  обработка и передача на разные  уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления  функций являются главными задачами  данной службы.  

Основные  операции, проводимые СДОУ:

• Учётно-справочная работа и регистрация документов.
• Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
• Проверка соблюдения стандартов на документы.
• Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
• Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
• Контроль за исполнением документов.
• Использование, формирование, оформление, хранение дел.

 
  К организации труда работников  СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ  под единым руководством. Централизация  разрешает обеспечить оперативное  выполнение документационных работ,  образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.