Организация работы выставок и ярмарок

        В среднем, расходы крупных  фирм на участие в выставочных  мероприятиях составляет 15-30 % всех  средств, расходуемых на маркетинговые  коммуникации. Причем для предприятий,  производящих товары индивидуального  потребления, этот показатель  несколько ниже – около 5-10 %, а для производителей средств  производства выше – 30-35 %.

        Типичная структура затрат на  участие в выставке выглядит  приблизительно так:

     арендная  плата – 15-20 %;

     дизайн, изготовление и монтаж экспозиции – 40-50 %;

     демонтаж  экспозиции – 5-10 %;

     расходы на рекламоносители – 10-15 %;

     представительские расходы – 10-20 %.

        После монтажа экспозиции и  официального открытия выставки  наступает самый напряженный  этап работ. выставки, как правило,  скоротечны. На них представлено  множество высококачественных товаров  ближайших конкурентов. Контакт  потребителей и специалистов  с экспозицией фирмы очень  не продолжителен. Все это говорит  о настоятельной необходимости  проведения большой предварительной  работы по налаживанию коммуникаций  с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно: 

     провести  комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

     обеспечить  наличие наружной рекламы фирмы  по пути следования посетителей на выставку;

     заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

     обеспечить  наличие достаточного количества носителей  рекламы у стенда фирмы.

        Особая роль в обеспечении  успеха в выставочной деятельности  фирмы принадлежит стендистам-сотрудникам  фирмы, работающим в публичной  зоне экспозиции, у стенда фирмы.  Помимо высоких требований к  индивидуальным качествам стендиста  (привлекательная внешность, высоки  уровень коммуникабельности) при  отборе кандидатов на эту работу  следует уделить самое серьезное  внимание их профессиональной  компетентности, определенным психологическим  навыкам и, если необходимо, знанию  языка страны-организатора выставки.

        После закрытия выставки, демонтажа  ее экспозиции фирмой должны  быть обязательно проведены итоги  участия в выставке. В первую  очередь, это касается анализа  достижений целей участия, изучения  объективных показателей (количество  посетителей, которые осмотрели  экспозицию фирмы; объем заключенных  контрактов, налаживание новых каналов  распределения и т.д.), анализа  эффективности расходования средств  на участие фирмы в выставке.

        Очень немногие наиболее крупные  фирмы могут позволить себе  самофинансирование собственной  выставки (ярмарки).

        Подытоживая сказанное в данном  разделе, необходимо отметить, что  участие фирмы в работе выставок  является эффективным и мощным  средством формирования маркетинговых  коммуникаций фирм, которые уже  достигли достаточно прочных  позиций на своем рынке. Давно  уже став самостоятельным направлением  коммуникационной деятельности, участие  в выставочной деятельности представляет  собой сложный единый комплекс  приемов и средств таких основных  элементов СМК, как реклама,  коммерческая пропаганда, личная  продажа, стимулирование сбыта. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Классификация выставок 

     Классификация выставок призвана помочь библиотекам  сориентироваться в этой непростой  проблеме, приведенная нами  ниже классификация свидетельствует  о том, что выставочные мероприятия  весьма и весьма неоднородны. Каждая конкретная выставка, которую можно  в большей или меньшей степени  отнести к тому или иному типу, обладает в конечном итоге собственным  лицом и спецификой, она вероятно может представлять интерес для  библиотечно-информационной отрасли  и ее наиболее крупных представителей. 

     Для классифицирования выставок выделяют несколько оснований: 1)  временной  период функционирования выставки; 

     2)     отраслевая тематика; 

     3)     значимость для экспонентов; 

     4)     формы участия экспонентов; 

     5)     географический состав экспонентов; 

     6)     цели участия экспонентов; 

     7)     состав посетителей.  

     Подчеркнем  еще раз, любая классификация  довольно условна и каждую выставку можно охарактеризовать по всем пяти основаниям. Рассмотрим кратко ранее  приведенные виды выставок.  

     Группа  выставок по временному периоду функционирования складывается из следующих: 

     1)     постоянно действующие выставки (0,5-1 год и более); 

     2)     временные выставки (0,5-5 месяцев); 

     3)     краткосрочные выставки (от 1-5 дней  до 0,5 месяцев).  

     В зависимости от задач и целей  учреждения (самая крупная в стране - национальное книгохранилище или  небольшой сельский филиал) библиотеки могут, оценив свои перспективы и  возможности, участвовать во всех выше указанных выставках. 

     По  значимости для экспонентоввыставкиразличаются так: 

     1)     международные; 

     2)     межрегиональные; 

     3)     местные.  

     По  определению Венского конгресса  Союза международных ярмарок 1977 года [3, с. 7-8] международными считаются  выставки при присутствии иностранных  участников, но не менее, чем 10 процентов  от общего числа экспонентов и  посетителей-специалистов не менее, чем 5 процентов. 

     Межрегиональные выставки имеют значение и значимость для участников нескольких регионов. На региональных или местных выставках  свои достижения, как правило, демонстрируют  организации одного региона, однако полезными и познавательными  они могут быть для учреждений и фирм соседних областей, всей страны и даже зарубежья.  

     Каждая  выставка, российская или международная, проходит в конкретных социально-экономических  и исторических условиях и «работает» на один или несколько рынков: местный, региональный, национальный, международный (европейский, азиатский и т. д.), всемирный. Чем крупнее и авторитетнее выставка, тем на большее количество рынков она распространяет свое влияние  и тем предпочтительней участие  в ней для крупных библиотек  и соответственно для мелких с  уникальными предложениями библиотечно-информационных продуктов и услуг.  

     По  формам участия выставки относятся  к очным, заочным и Интернет-выставкам.  

     Под очнымучастием подразумевают непосредственное, физическое присутствие библиотеки на выставке с арендой стенда для  работы собственного или нанятого персонала. 

     Заочноеучастие  предполагает публикацию информации о  библиотеке в каталоге выставки и/или  рекламного блока об оказываемых  ею услугах и продуктах, а также  возможно - размещение соответствующей  информации на планшетах или щитах  в выставочных павильонах. 

     Интернет-выставки находятся во всемирной глобальной информационной сети, здесь достигается  очень большая степень интерактивности  между экспонентами и посетителями, может происходить оперативный  обмен информацией и материальными  ценностями. Часто Интернет-выставка или виртуальная выставка используется в качестве дополнения к реальной выставке и проходит параллельно  ей, но также самостоятельно действующая  интернет-выставка на данный момент развития компьютерной техники и компьютерной грамотности населения уже не является редкостью. 

     Отличие виртуальных выставок от реальных заключается  в том, что в качестве выставочного места и площади в них используется Интернетовское пространство, в качестве каналов связи между организатором, участником и посетителем выставки выбраны каналы Интернет.  

     Данному виду выставок присущ ряд особенностей: во-первых, количество участников выставки не ограничено; во-вторых, организация  участия достаточно проста и требует  гораздо меньших затрат по сравнению  с присутствием на реальной выставке; и, в-третьих, широкий географический охват посетителей Интернет не знает  границ, пространственных и других ограничений. 

     Виртуальные выставки располагают условно бесконечным  выставочным пространством, оно  зависит от возможностей используемого  Интернет-ресурса, а также могут  длиться бесконечно долго во времени. Именно поэтому Интернет-выставки, как правило, проходят намного длительнее реальных, даже если открываются в  дополнение и первоначально дублируют  их. 

     Виртуальная выставка предоставляет возможность  участникам на возмездной или безвозмездной  основе разместить в глобальной сети на сайте выставки текстовую информацию, графическое, аудио- или видеоизображение продуктов, а также описание соответствующих  услуг, посетителям выставки на безвозмездной  основе - ознакомиться с информацией  и экспонатами, представленными  участниками выставки. 

     В последнее время виртуальный  рекламный стенд нередко создается  с помощью специальных флеш-технологий, которые позволяют внести динамические элементы (например: открывающаяся  и закрывающаяся книга, приветливо машущий рукой библиотекарь и  другие анимации) и сделать представление  библиотеки более интересным и запоминающимся, а значит и «покупаемым». Интернет-стенд - своеобразная визитная карточка библиотеки, от степени продуманности, уровня его  дизайнерского исполнения напрямую зависит посещаемость и успех  библиотеки на данной выставке. 

     В настоящее время, хотя человечество уже живет в ХХ1-ом веке, виртуальные  выставки играют второстепенную по сравнению  с обычными выставками роль, но, тем  не менее, они являются важным направлением развития выставочно-ярмарочной деятельности и вполне могут использоваться библиотеками. Интернет-выставки еще не успели получить широкого распространения, но становятся все более популярными, все большее  количество организаций прибегает  к использованию Интернет-стендов  как одного из инструментов библиотечного  маркетинга. 

     В настоящий период в сети существует порядка десяти тысяч сайтов, так  или иначе связанных с выставочной  деятельностью, сайты компаний, занимающихся выставочной деятельностью, сайты, посвященные конкретным реальным выставкам, основная цель которых - информационное обслуживание, а также рекламирование реальных выставок с помощью интернетовской сети, предоставление необходимых сведений о мероприятии, составе участников, организаторах, спонсорах, тематике выставки и времени ее прохождения.  

     Практически все выставочные сайты снабжены удобным механизмом поиска по дате, региону или тематике выставки. 

     Сайт  «Все выставки», посвященный выставкам  и около-выставочной проблематике, достаточно популярен в нашей  стране и за ее границами, он посещается большим количеством пользователей  Интернета. На данном сайте много  информации, и она удобно размещена. Поиск информации осуществляется по тематике, периоду проведения, региону, городу, выставочному комплексу, организатору и участникам выставки.  

     Сайт  «Выставки России», обобщающий данные по выставкам в России и за рубежом, отличается удобной навигацией, красивым дизайном и содержательной информацией. Здесь можно найти быстро и  без затруднений тему, дату, место  проведения, организатора выставки, программу, условия участия и выставочные  расценки.