Организация работы выставок и ярмарок

Автор: Пользователь скрыл имя, 16 Сентября 2011 в 04:26, реферат

Описание работы

Выставки и ярмарки стали привычным явлением в российской деловой жизни. Россия, имея собственный опыт, еще дореволюционный, в проведении подобных мероприятий, восприняла также методы и приемы организации ярмарок, выставок, характерные для современного западного мира.

Работа содержит 1 файл

Этикет и протокол делового общения.docx

— 44.67 Кб (Скачать)

     Монтаж  экспозиции. Обычно он заканчивается  за 48 часов до открытия выставки.

     Торжественное открытие выставки и официальный  осмотр. На открытии международных  отраслевых выставок присутствует заместитель  главы правительства или министр  соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

     Открытие  выставки для посетителей. Обычно –  это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.

     Обеспечение рабочей программы выставки.

     Официальное закрытие выставки.

     Демонтаж  выставочной экспозиции. Распределение  или продажа, или безвозмездная  передача экспонатов и оборудования; или их обратная транспортировка.

     Проведение  оргкомитетом итогов выставки с точки  зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных  контрактов и т.п.).

        В процессе участия фирмы в  выставке, она взаимодействует с  различными руководящими и рабочими  выставочными структурами. Умелая  организация этого взаимодействия  во многом определяет успех  участия фирмы в выставке.

        Структура управления традиционной  выставкой представлен на схеме  рис. 13.2. Основные руководящие органы  выставки (организационный комитет  и научно-технический центр) утверждаются, как правило, одновременно с  решением о проведении выставки.

       Главными задачами оргкомитета  являются:

     утверждение тематического содержания выставки;

     утверждение списка организаций и фирм, участвующих  в выставке;

     рассмотрение  и утверждение тематического  и тематико-экспозиционного плана  выставки;

     разработка, утверждение и контроль за исполнением  плана подготовки и проведения выставки;

     утверждение регламента работы выставки, процедуры  официальных открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней фирм (стран)-участниц и т.п.

     подведение  итогов выставки.

       Основные функции научно-технического  центра выставки включают в  себя:

     участие в разработке тематического плана  выставки и отборе ее участников;

     сбор  и изучение информации об участниках выставки;

       анализ последних достижений  НТП по тематике выставки, обеспечение  ее высокого научно-технического  уровня;

     консультирование  фирм-участниц по отбору экспонатов для  демонстрации на выставке;

     проведение  научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов»), организуемых в рамках выставки. 

       Коммерческий центр выставки  призван координировать предпринимательскую  деятельность на выставке фирм-участниц. Для этого он выполняет следующие  функции: 

     обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров; 

     сбор  информации о заключенных сделках; 

     проведение  работы по привлечению местных деловых  кругов к посещению и участию  в работе выставки; 

     руководство рекламным отделом.  

       Рекламный отдел обеспечивает  весь комплекс коммуникаций выставки. Для этого отдел: 

     после принятия решения о проведении выставки совместно с оргкомитетом и НТЦ  организует серию публикаций о выставке в средствах массовой информации;

     разрабатывает и издает рекламные выставочные  буклеты, листовки и плакаты, организует их рассылку и расклейку;

     разрабатывает и руководит изготовлением средств  наружной рекламы выставки;

     в период проведения выставки организует передачи по внутри выставочной радиосети, обеспечивает освещение хода выставки в средствах массовой информации

     по  отдельным заявкам фирм-экспонентов  проводит на выставке рекламные мероприятия, рассылает рекламные материалы  фирм потенциальным заказчикам и  посредникам. 

       Значительный интерес, с точки  зрания решения коммуникационных  задач, для фирмы-участницы выставки  представляет деятельность пресс-центра  выставки. В его основные функции  входит:

     подготовка  и проведение пресс-конференций  по случаю открытия выставки;

     подготовка  пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов;

     оказание  помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки;

     оказание  помощи иностранным участникам выставки в проведении пресс-конференций  по случаю дней страны на выставке и  др.

      

     Процесс участия фирмы в работе выставки

      

        Процесс участия фирмы в работе  выставки можно условно подразделить  на следующие основные этапы:

     Принятие  принципиального решения об участии  в выставке (ярмарке).

     Определение целей участия фирмы в работе выставки.

     Выбор конкретной выставки, в работе которой  будет участвовать фирма.

     Подготовительно-организационный  период.

     Разработка  тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

     Работа  в ходе функционирования выставки.

     Подведение  итогов участия фирмы в работе выставки.

         Очень коротко рассмотрим основные  задачи фирмы на каждом их  этих этапов.

         Постановка вопроса об участии  фирмы в работе выставок уже  само по себе свидетельствует  о достижении этой фирмой определенного  уровня в сфере ее деятельности.

        Это связано прежде всего с  тем, что выставка является  местом демонстрации передового  опыта, использования новейших  достижений науки и техники.  Она вряд ли поможет предприятию,  выпускающему морально устаревшую  продукцию, качество которой невысоко. В то же время участие в  работе выставки требует значительных  вложений средств, что может  позволить себе далеко не каждая  фирма.

         Выставочная деятельность должна  быть четко определена необходимостью  решения основных маркетинговых  задач фирмы.

         В качестве таковых могут выступать:

     поиск новых рынков;

     расширение  числа покупателей;

     внедрение нового товара на рынок;

     поиск новых посредников;

     позиционирование  своей продукции относительно товаров  конкурентов;

     определение возможного спроса на новый товар;

     завязывание контактов в деловом мире страны-организатора выставки;

     формирование  благоприятного имиджа фирмы на конкретном рынке;

     интенсификация  рекламы нового продукта;

     непосредственный  сбыт продукции (в ходе выставки заключаются  контракты, поэтому участие в  ней может рассматриваться как  один из каналов распределения).

        Правильный выбор конкретной  выставки для участия в ней  фирмы определяет значительную  долю успеха в достижении указанных  целей. Сделать же этот выбор  достаточно не просто хотя  бы потому, что только международных  выставочных мероприятий в начале 90-х годов проводилось ежегодно  около 10 тысяч. Эффективному решению  данного вопроса способствует  тщательный анализ с точки  зрения интересов и возможностей  фирмы по следующим направлениям:

     время и место проведения выставки;

     авторитет выставки (ярмарки) на целевом рынке  фирмы;

     численный и качественный состав участников и  посетителей;

     уровень деловой активности (количество и  общий объем заключенных контактов) на последней выставке. При этом необходимо учитывать возможные  и неумышленные искажения публикуемых  данных;

     возможность представления выставочных площадей и услуг;

     разработка  чернового варианта сметы участия  фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

     окончательное решение вопроса: участие в какой  из выставок наиболее эффективно в  достижении поставленных целей.

        После того, как сделан выбор  в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет  выставки о своем участии. параллельно  с этим решаются следующие  организационные вопросы:

     определение концепции и объема участия фирмы  в работе выставки;

     отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков и т.д.);

     разработка  планов коммерческой работы, рекламы  и протокольных мероприятий;

     выбор возможного посредника (агента), оказавшего бы услуги в обеспечении участия  в выставке;

     определение размеров необходимых выставочных  площадей, объемов различных материальных и финансовых ресурсов;

     изучение  возможностей экспорта в страну организатора выставки и ее таможенного законодательства;

     установление  деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги (т.н. бланковый  договор);

     вопросы страхования экспонатов и сотрудников.

        Следующим этапом работ по  подготовке к участию в выставке  является разработка фирмой тематического  плана своей экспозиции. Он включает  в себя:

     окончательный отбор образцов продукции, которые  будут демонстрироваться;

     разработку  стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т.п.;

     генеральную компоновку экспозиции фирмы – распределение  экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия  основной темы экспозиции.

       Выставочная площадка фирмы-участницы  условно разбивается на три  основные зоны:

          1) публичная (самая большая по  площади, на которой находятся  экспонаты, обеспечиваются контакты  с посетителями, работают стендисты  и т.п.);

          2) рабочая (место для проведения  переговоров коммерческих представителей  фирмы со специалистами и потенциальными  заказчиками);

          3) служебная (вспомогательные помещения  и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, рекламных  носителей, сувениров и т.п.).

        После решения указанных вопросов  становится возможным разработка  окончательной сметы участия  фирмы в выставке.

Информация о работе Организация работы выставок и ярмарок