Организация работы выставок и ярмарок

     Для этого часто необходимо решить, хотя бы в общих чертах, принципиальные вопросы партнерства, предоставить техническую, технологическую, финансовую и прочую информацию, которой, кроме  руководства фирмы, никто не владеет. 

     Для сотрудников фирмы, экспонирующей  свою продукцию (услуги) на выставке, сохраняются  все требования, предъявляемые в  процессе обычной деловой практики: одежда - повседневная деловая, как  для мужчин, так и для женщин. Что касается приветствий и представлений, то в условиях выставки бессмысленно искать третье лицо, которое представило  бы желающих вести деловые переговоры друг другу. Нет правила, закрепляющего  приоритет в представлении хозяевам стенда или посетителям. Обе стороны  могут взять на себя инициативу знакомства. 

     Напомним, что обе стороны должны иметь  при себе достаточное количество визитных карточек, особенно это касается сотрудников экспонирующейся фирмы, которые должны иметь, кроме личных, визитные карточки фирмы. 

     Все прочие требования делового этикета  сохраняются в условиях выставки. 

     Деловые отношения в процессе работы фирмы  на выставке возникают:

     • с прессой;

     • с сотрудниками других фирм-участниц;

     • с представителями фирм, целенаправленно  посещающих

     выставку;

     • с частными лицами, посещающими выставку также осознанно и целенаправленно;

     • с людьми, попавшими на выставку случайно. 

     Тем, кто работает на стенде, следует  быть предельно внимательным к каждому  своему поступку, слову, поведению в  целом, во всех видах перечисленных  выше деловых отношений. 

     Обсуждая  возможные условия договора, разумно  сначала выслушать предложения  предполагаемого партнера, а затем  выдвигать свои, но с учетом его  пожеланий, - такая схема общения  дает менее всего поводов для  разногласий и деловых противоречий. 

     Отношения с посетителями должны строиться  индивидуально, исключительно доброжелательно. 

     Не  следует ни в коем случае пренебрегать контактами или относиться невнимательно  к вопросам тех, кого мы назвали "случайными посетителями" - ведь они завтра могут  быть клиентами фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать. 

     Итак, такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) - "орудия труда" сотрудников фирмы - участницы  выставки. 

     Хотелось  бы указать на еще одно необходимое  качество - неутомимость. Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с  максимальной продуктивностью для  фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание "говорить одно и то же". Так же как "весенний день год  кормит", так и выставочный  день, эффективно проведенный, может "кормить" фирму даже не один год. 

     До  сих пор мы говорили о нормах поведения  фирмы, имеющей свою экспозицию на выставке. 

     Теперь  дадим несколько рекомендаций фирме (или объединению фирм), являющейся устроительницей выставки. Постоянно  проводимые, фундаментально подготовленные и престижные фирмы-устроительницы имеют собственные, специально выстроенные  павильоны, с большими производственными  площадями, на которых и проводятся различные тематические выставки. 

     Поскольку фирмы, устраивающие выставки, специализируются на этом, штат сотрудников соответствует  направлениям этой работы: архитекторы, строители, дизайнеры, художники, редакторы, специалисты по звуковому оборудованию, специалисты по пожарной безопасности и пр., страховые специалисты, вспомогательный  персонал. 

     Деловой этикет требует от всех перечисленных  категорий сотрудников умения разумно  сочетать интересы, цели и требования фирм, экспонирующихся на выставке, с целями и требованиями всего  выставочного комплекса. Такт, взаимная любезность, отсутствие грубого нажима с обеих сторон, обоюдное желание  най¬ти компромисс при возникновении  противоречий - вот что должно присутствовать у дирекции и сотрудников всего  выставочного комплекса и фирмы, участвующей в экспозиции. 

     Как правило, в программу выставок даже небольшого масштаба обычно включают теоретическую часть, т.е. научные  семинары, научно-практические конференции, встречи в деловых клубах. 

     Информация  об этом должна быть предоставлена  фирмам-участницам и широкому кругу  интересующихся выставкой за достаточно длительный период времени до открытия, чтобы была возможность для тех, кто желает участвовать в конференциях и пр., подготовить необходимые  материалы -дискеты с фильмами, сборники научных трудов и др. 

     И еще один важный элемент делового этикета выставок. Речь идет о сроках подготовки, открытия и проведения выставки. Проектный график работ  по подготовке и функционированию выставки никогда не может быть нарушен. Даже если одна единственная фирма сорвала  сроки подготовки своей экспозиции, это будет той самой "ложкой дегтя" в общей выставочной "бочке  меда", что недопустимо. 

     У посетителя (неважно, к какой категории  он относится - к представителям фирм или это частное лицо) складывается неблагоприятное впечатления от сбоев в сроках, качестве оформления стендов, от невыполнения обещаний (фирмами-участницами  и фирмой-организатором), что может  привести в конечном счете к малой  результативности выставки.

     Поэтому безупречность во всем - основная мораль выставочных мероприятий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Участие фирм в выставках и ярмарках

      

     Основные  типы ярмарок и выставок

     Процесс организации выставки

     Процесс участия фирмы в работе выставки

     Основные  типы ярмарок и выставок

       

        Выставка – показ, основная  цель которого состоит в просвещении  публики путем демонстрации средств,  имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей  в одной или нескольких областях  его деятельности или будущих  его перспектив.

         Ярмарка – международная экономическая  выставка образцов, которая в  соответствии с обычаями той  страны, на территории которой  она проводится, представляет собой  крупный рынок товаров, действует  в установленные сроки в течение  ограниченного периода времени  в одном и том же месте  и на которой экспонентам разрешается  представлять образцы своей продукции  для заключения торговых сделок  в национальном и международном  масштабах. 

        В соответствии с классификацией  ярмарок, предложенной Международным  бюро ярмарок, в зависимости  от их специализации выделяют  десять типов ярмарок: 

     Сельское  и лесное хозяйство, а также оборудование, относящееся к этим отраслям.

     Продовольственные товары, предприятия питания, гостиницы  и соответствующее оборудование.

     Текстиль, одежда, обувь, кожевенное производство и соответствующее оборудование.

     Общественные  работы (гражданское строительство, отделочные работы) и соответствующее  оборудование.

     Жилище, быт и соответствующее оборудование.

     Здравоохранение, гигиена, техника безопасности, охрана окружающей среды и соответствующее  оборудование.

     Транспорт и транспортное оборудование.

     Информатика, средства связи, оргтехника, книжное  дело и соответствующее оборудование.

     Спорт, отдых, досуг.

     Торговля  и бытовые услуги и соответствующее  оборудование.

        Классификация выставок в зависимости  от специализации, организационных  особенностей и уровня, на котором  принимается решение об их  проведении, предусматривает выделение  следующих основных их типов: 

     Международные отраслевые выставки, тематика которых  охватывает целую отрасль науки  и техники («Химия», «Лесопереработка», «Сельхозтехника» и т.п.).

     Международные специализированные выставки (салоны), тематика которых охватывает отдельные  направления, подотрасли науки и  техники («Сварка», «Оборудование предприятий  питания», авиасалоны в Бурже, Фарнборо и т.п.).

     Международные выставки, проводимые в рамках конгрессов, конференций симпозиумов (например, при международном конгрессе  геологов – «Геология»; в рамках симпозиума кардиологов – «Кардиология»  и т.п.).

     Национальные  выставки, организуемые в соответствии с межправительственными соглашениями по научно-техническому и культурному  сотрудничеству.

     Дни (недели, декады) науки и техники  конкретной страны.

     Юбилейные выставки, приуроченные к годовщинам установления межгосударственных отношений, юбилею фирм или деятельности на определенном рынке и т.п.

     Выставки-симпозиумы, в ходе которых организаторы обеспечивают чтение курса лекций, научных сообщений, сопровождающихся демонстрацией экспонатов по раскрываемой проблеме.

     Выставки  каталогов отдельных фирм или  групп фирм. Они требуют меньших  затрат и могут быть передвижными.

     Выставки, проводимые по предложению отдельных  фирм с целью увеличения сбыта  на конкретном рынке.

        Тип выставки во многом определяет  основной контингент ее посетителей,  характер аудитории. Это должно  обязательно учитываться фирмой-участницей  выставки с позиций ее коммуникационной  политики и маркетинговой деятельности  в целом. Для того, чтобы сделать  участие в выставке (ярмарке) более  эффективным средством коммуникаций, необходимо изучить структуру  и основные этапы организации  типичной, достаточно крупной выставки.

      

     Процесс организации выставки

      

        Процесс организации выставки  представляет собой сложный комплекс  организационных, договорных, в некоторых  случаях дипломатических мероприятий.  Иногда организация крупной выставки  занимает 1-2 года.

        Подготовка и проведение выставки  включает в себя следующие  основные этапы:

     Принятие  решения о проведении выставки. В  зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и  особенностей экспонентов решение  о проведении принимается на правительственном  уровне, на уровне конкретного министерства, органа местного самоуправления или  высшим управленческим органом крупной  фирмы.

     Официальное объявление о проведении выставки с  указанием целей, основной тематики, роков представления заявок и  работы выставки и т.д.

     Формирование  структуры управления подготовкой  и проведением выставки.

     Прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках он заканчивается, как правило, за 2,5‑3 месяца до начала работы.

     Комплекс  подготовки организационно-технических  мероприятий. Основными из них являются следующие меры.

     Распределение выставочных площадей между участниками. Фирмам-участницам направляются выкопировки  из планов выставочных помещений  с четким нанесением плана стенда экспонента. Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры  авансовых платежей. Разрабатываются  транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием  их кодов для различных типов  грузов и т.п.).